Forse non tutti sanno che il lavoro della segretaria presso uno studio legale comprende anche quello che viene detto lavoro esterno.
il lavoro esterno consiste nell’accedere ai vari uffici legali pubblici per il disbrigo delle pratiche e per deposito di atti e copie degli stessi. Quindi se fare la segretaria è sicuramente impegnativo e un lavoro di responsabilità, si devono ricordare al capo le varie scadenze e scrivere gli atti per l’avvocato o gli avvocati, rispondere al telefono e avere anche una minima conoscenza delle varie pratiche per sapere chi è il cliente con cui stiamo parlando,cambiare l‘hp laser color toner, le cartucce e fare corretta manutenzione dei macchinari in ufficio,
si deve controllare la posta, le mail e controllare se ci sono fatture da fare, e è importante e necessario fare tutto con precisione, fare la segretaria per il lavoro esterno richiede ancora un altro tipo di esigenze e responsabilità.
Infatti per il lavoro esterno ci sono diverse altre incombenze da svolgere, si deve andare nei vari uffici legali pubblici di zona come Tribunale, Corte d’Appello, ufficiali giudiziari e adempiere ai vari controlli di sentenze in fase di pubblicazione, chiedre copie di atti e eseguire il deposito di atti, insomma tutto quello che concerne il lavoro di deposito e ritiro di atti delle pratiche legali.
Quando si fa il lavoro di segretaria per l’esterno si deve avere una serie di cose sempre a portata di mano, avere ad esempio sempre il cellulare con la scheda carica, è molto importante perchè se dall’ufficio chiamano per una urgenza o qualsiasi altra esigenza si deve sempre essere pronti a rispondere.
Poi si deve conoscere la zona dove sono ubicati gli uffici infatti molto spesso in una mattina si va anche in 3-4 uffici diversi. Il tempo a disposizione però è appunto solo la mattina quando sono aperti gli uffici pubblici e perciò spesso si deve correre da un ufficio all’altro e si trova coda, allora si deve prendere il numero dall’eliminacode e poi se c’è abbatanza tempo si può tentare di accedere ad altri sportelli fino che non arriva il nostro turno in coda.
Per lavorare all’esterno serve una borsa capiente dove mettere le carte e i documenti da depositare, indispensabili sono una penna e un notes o un’agenda dove scrivere tutti i dati di cosa controllare e per segnarsi tutto ciò che serve.
Ecco che si deve in pratica avere a disposizione quasi un piccolo ufficio portatile anche con qualche graffetta, qualche cartellina trasparente, una busta e le marche da bollo per adempiere ai vari compiti.