Organizzare un congresso è un’operazione piuttosto complicata e non priva di rischi: se non ti senti sicuro delle tue conoscenze in materia, affidati agli esperti!

Da dove si comincia? Questa è la domanda che tutti coloro che si sono imbattuti nell’organizzazione di un congresso o evento si sono fatti almeno una volta. In effetti, la prospettiva di pianificare un meeting di grandi dimensioni spaventa non poco!

Ad intimorire ancora di più, il fatto che i congressi sono solitamente frequentati da persone di alto profilo come medici, avvocati, imprenditori e manager, e questo contribuisce a incutere soggezione agli organizzatori di meeting, che non vogliono certamente fare brutta figura e deludere le aspettative degli ospiti.

Per chi comunque volesse intraprendere l’organizzazione di un congresso, ci sono delle dritte che possono essere seguite per svolgere il lavoro al meglio:

• Porsi degli obiettivi

Prima di muovere qualsiasi passo, è bene ragionare sugli obiettivi del congresso: bisogna avere bene in testa i motivi per cui si intende progettare un meeting.

• Conoscere il proprio target

Per organizzare un evento bisogna conoscere il proprio target di riferimento, ovvero la tipologia di partecipanti che si vogliono invitare, e saper definire il profilo del “partecipante tipo”. Inoltre, è utile individuare un argomento che può mantenere alta l’attenzione degli ospiti, qualcosa che li faccia sentire entusiasti di partecipare all’incontro.

• Studiare un programma

Dopo aver scelto un argomento interessante e utile per i partecipanti, bisogna studiare un programma. In sostanza, andrà compilata una scaletta utile a ordinare le varie fasi del congresso. Un programma efficace ha bisogno di tre fattori imprescindibili:

• Relatori: vanno scelte autorità indiscusse nel campo, dei veri e propri luminari della materia.
• Presentatore: va contattata una persona che inviti i relatori sul palco e tenga viva l’attenzione del pubblico, che sia autorevole, acculturata e che sappia destreggiarsi in varie occasioni.
• Slide: le presentazioni non servono solo a ricordare la scaletta dell’evento. Un documento ben fatto e scritto può aiutare la platea a comprendere concetti difficili e ha il potere di emozionare, persuadere, divertire.

• Scegliere con cura luogo e data

La data del congresso non va scelta a caso: bisogna organizzare il meeting in base a quando sono stati organizzati gli altri meeting del settore. Evitare, quindi, di far coincidere la data del congresso con quello di un altro congresso fissato tempo prima. Anche la scelta del luogo è fondamentale: va privilegiata la città più accessibile per i partecipanti.

• La sala è fondamentale

Non tutte le sale meeting sono uguali: un evento di poche persone in una sala enorme, o viceversa, può rivelarsi un disastro. Bisogna evitare di organizzare un congresso in una sala mediocre. Per questo, sarebbe opportuno non aver paura di investire somme ingenti: tutte le somme spese ritorneranno in tasca!

• Pensare ai servizi aggiuntivi

Potrebbero sembrare inutili, ma sono i dettagli a fare la differenza! Un’ottima idea è pensare ad un comitato di accoglienza e saluto, a dei gadget da regalare ai partecipanti, al coffee break e al catering per un pranzo o cena a buffet. Se l’evento dura più di un giorno, si può prevedere il pernottamento degli ospiti e a qualche servizio di wellness per evitare che gli ospiti si annoino.

• Promuovere l’evento

Un sito web appositamente creato per il congresso è un ottimo modo per fare promozione: oggi ne esistono moltissimi in circolazione già preimpostati, che si possono modificare a gusto personale. E poi ovviamente si può aprire qualche canale social (Facebook, LinkedIn) e inviare newsletter ad una lista di contatti.

Organizzazione congressi: affidarsi ai professionisti

Ci rendiamo conto che non tutti hanno le capacità e i mezzi per organizzare un meeting: ecco perché suggeriamo, qualora si avesse la necessità di realizzarne uno, di affidarsi solo ai professionisti del settore!

Per l’organizzazione di congressi a Parma e in Emilia Romagna, ad esempio, la scelta potrebbe indirizzarsi su Food Valley Travel, dal 2004 un vero e proprio punto di riferimento territoriale per turismo ed eventi aziendali! Il tour operator è infatti specializzato nell’offerta di soluzioni all’avanguardia per tutti i tipi di azienda.

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