La gestione documentale di ultima generazione è caratterizzata dall’uso di un sistema informatico avanzato e di un software per archiviare, gestire e tracciare documenti propriamente elettronici ed immagini elettroniche scannerizzate da documenti cartacei. Sono moltissimi i vantaggi che le aziende, dalle più piccole alle più complesse, possono ottenere con una gestione documentale elettronica. Scopriamolo insieme.
La dematerializzazione del documento cartaceo
Un documento cartaceo può essere sostituito da uno virtuale? La definizione di documento è importante per capire la completa validità della gestione documentale elettronica, che si disfa del tutto di scartoffie e archivi polverosi e disordinati. Un documento è un’informazione registrata o semplicemente una scrittura che può fornire una prova in ambito burocratico, amministrativo o giuridico e non è rilevante che sia stampata su carta oppure visibile attraverso una schermata. Si parla di dematerializzazione del documento quando avviene un passaggio dal documento tradizionale cartaceo al documento digitale, il quale ha pieno valore giuridico. E, se il documento digitale è accettato giuridicamente, non resta altro che sfruttarne tutti i vantaggi attraverso la gestione documentale digitale.
Definizione di gestione documentale
La gestione documentale è l’organizzazione, l’archiviazione e l’elaborazione dei documenti digitali e digitalizzati, attraverso un software che controlla ed organizza i documenti all’interno di un sistema gerarchico di cartelle. In esso sono contenuti tutti i documenti acquisiti in ogni processo produttivo aziendale, i flussi di lavoro, gli archivi che da cartacei sono stati scannerizzati e categorizzati in maniera ordinata, sistemi di sicurezza e di recupero dati. Non è solo il contenuto la grande innovazione della gestione documentale digitale, ma anche le funzioni di base ed avanzate. In effetti, mentre le funzioni base, come l’archiviazione e la consultazione, possono essere anche svolte manualmente, costando però maggior tempo, fatica e soldi alle aziende, le funzioni avanzate, come l’elaborazione e la comparazione dei dati, il controllo di costi, ricavi e il calcolo del profitto, la individuazione dei settori critici, la programmazione di manutenzione macchine e dei flussi di lavoro, possono essere eseguite solo da un software gestionale, i cui vantaggi sono incomparabili a qualsiasi metodo utilizzato in passato.
Le funzioni dei software gestionali
Come già detto, le funzioni che offre un software per la gestione documentale sono tantissime e vantaggiose. Innanzitutto, permettono non solo di archiviare, ma anche di rendere utilizzabile, consultabile velocemente, comparabile agli altri dati similari, qualsiasi documento registrato e catalogato nel database del programma. Alcune funzioni chiave presenti in un software gestionale includono:
- Archiviazione dei dati con sistema gerarchico, attraverso la catalogazione per data, per tipo e per importanza in cartelle apribili a cascata
- Sicurezza e controllo di tutti gli accessi, anche in simultanea
- Check-in/check-out e blocco dei dati, al fine di coordinare le operazioni di modifica simultanea dei dati da più postazioni lavorative e di impedire che un operatore sovrascriva nello stesso momento un dato modificato da un altro operatore
- Storia di ogni documento, per consentire la ricostruzione di tutte le azioni svolte sul documento nel corso della sua vita nel sistema
- Adeguamento alle versioni più aggiornate del software anno per anno
- Possibilità di rendere i dati “intelligenti”, attraverso funzioni obiettivo che elaborano una serie di dati per conoscere il trend produttivo aziendale