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Tag: dematerializzazione documenti

  • Digitalizzazione e uso della carta in azienda

    Se in questo momento state leggendo questo post e siete seduti in ufficio fermativi un attimo e guardatevi attorno. Dove si accumula la vostra carta in ufficio? Che tipo di documenti sono?

    In alcune aziende molti professionisti pensano ancora che la carta sia la soluzione più adatta da utilizzare per gestire i processi. Stampano ordini clienti e fatture fornitori, ricevono i fax cartacei, archiviano manualmente nei raccoglitori che riempiono le pareti del loro uffici e alcune volte interi magazzini.

    Cosa fare con questa carta? Potreste pensare ad iniziare un processo di digitalizzazione.

    All’inizio probabilmente potrebbero nascere dei dubbi e degli scetticismi perché i metodi tradizionali sono noti e quelli innovativi, a volte, non sono ancora ben conosciuti; ma quel che è certo è che funzionano e migliorano la vita delle imprese.
    Per iniziare un processo di digitalizzazione il primo passo è abituarsi all’idea che la carta può essere sostituita, il secondo è fare una ricerca e iniziare a raccogliere informazioni in merito. A questo punto parlate con le persone, confrontatevi. Il team dEDIcated è disponibile per rispondere alle vostre domande e fornirvi risposte adeguate alle esigenze della vostra azienda.

    Ricordate una cosa importante: il segreto per guadagnare vantaggio competitivo è semplificare.

    La tecnologia ha l’obiettivo di semplificare, migliorare la collaborazione, restituire tempo alle persone.
    La tecnologia può aiutare ad avere successo ottimizzando processi, aumentando le prestazioni.

    Perché aspettare?

    Potreste iniziare dalla fatturazione elettronica. Da gennaio 2017 anche i soggetti privati avranno l’opportunità di emettere e ricevere fatture elettroniche.
    È il momento giusto per cambiare abitudini e rinnovare vecchi schemi sostituendoli con buone pratiche.

    Se vi piace il Lean Thinking, provate ad iniziare dalle 5S e forse la digitalizzazione vi apparirà come un passo necessario per separare, riordinare, pulire, standardizzare e sostenere i vostri documenti.

    dEDIcated risponde alle vostre domande. Scriveteci >>>

  • La dematerializzazione dei documenti

    Nella nostra realtà aziendale quotidiana siamo ancora impegnati a gestire una impressionante mole di documenti cartacei; eppure trascorriamo quasi tutto il nostro tempo a leggere e analizzare informazioni digitali da tutti i dispositivi tecnologici in nostro possesso.

    I nostri archivi pieni di carta da conservare ingombrano spazi fisici e ci confondo le idee quando dobbiamo recuperare un vecchio documento ormai dimenticato in uno scaffale.

    È davvero giunto il momento di prendere sul serio la dematerializzazione perché i vantaggi sono talmente evidenti da non poterli più ignorare. Possiamo finalmente risparmiare su spreco di carta, inchiostro, ore di lavoro dei nostri collaboratori; possiamo lavorare meglio e sbagliare meno.
    In poche parole possiamo aumentare in modo importante la produttività aziendale soltanto eliminando la carta.
    Non è fantastico?
    Fa bene anche all’ambiente.

    Oggi possiamo dematerializzare qualsiasi tipo di documento e le aziende, spinte anche dalla normativa, finalmente faranno questo salto evolutivo.
    Tutte le aree aziendali possono trarre beneficio da questa piccola rivoluzione; la dematerializzazione porta alla standardizzazione e all’integrazione delle attività che svolgiamo tutti i giorni mentre eseguiamo i nostri compiti in azienda.
    La dematerializzazione ci porta a razionalizzare i nostri processi e ci permette di tracciare e rintracciare i nostri documenti garantendoci trasparenza e qualità nella gestione delle informazioni che trasferiamo.
    Un’attività manuale non ci consente di avere lo stesso tipo di sicurezza.
    Essere umani ci porta a commettere qualche piccolo errore nella compilazione a mano di un documento.
    Il risparmio economico di una gestione digitale è consistente ed è un’occasione per reingegnerizzare la gestione documentale, approcciando strumenti e sistemi nuovi, favorendo una nuova cultura. Sottolineiamo che per adottare la gestione elettronica delle informazioni è necessario poter contare su soluzioni integrate, scalabili e semplici da utilizzare. Ci vuole una giusta dose di tecnologie, competenza e consulenza.

    Scegliere un provider esterno che gestisca tutto ciò può risultare una mossa vincente.

    I sistemi EDI (Electronic Data Interchange) e la fatturazione elettronica sono strumenti importanti per iniziare ad integrare il ciclo delle vendite e degli acquisti. Questi strumenti sono ormai una commodities alla portata di tutte le aziende, al pari di internet o della telefonia cellulare.

    Il nostro Paese è spinto alla digitalizzazione dalla necessità di aumentare l’efficienza nelle imprese, oltre che dalle direttive comunitarie e dai conseguenti adempimenti nazionali. È arrivato il momento di agire.

    dEDIcated sostiene e supporta lo sviluppo del business dei propri clienti, aiutandoli ogni giorno a raggiungere maggior competitività sul mercato e ad intraprendere rapporti commerciali solidi, in tutti i Paesi del mondo.