L’ECM garantisce un grande risparmio di tempo, di costi e di energie e, soprattutto, una maggiore sicurezza: la soluzione ideale in materia di archiviazione dei documenti

Milano, settembre 2021 – L’Enterprise Content Management (ECM) è un sistema di archiviazione e gestione centralizzata di documenti digitali: all’interno di un sistema informatico smart che permette a tutti i collaboratori dell’azienda di reperire file, dati e materiali in modo rapido e di condividerli e commentarli attraverso i vari flussi di lavoro.

L’Enterprise Content Management è un sistema di archiviazione del tutto analogo a un archivio cartaceo, con la suddivisione in cartelle e scaffali, ma in formato digitale, al fine di rendere più agevole la consultazione e la modifica dei documenti per chiunque ne abbia necessità. In generale, un buon sistema ECM si traduce quindi in un aumento della produttività aziendale.

I vantaggi dell’Enterprise Content Management

I vantaggi di un archivio ECM sono molteplici: innanzitutto viene garantita una maggiore sicurezza e tutela dei dati sensibili dell’azienda e dei singoli collaboratori, resa possibile da diversi sistemi informatici e la possibilità di accesso limitato solo ad alcuni utenti per documenti specifici.

Inoltre, si abbattono notevolmente i tempi di reperimento dei file grazie alle diverse chiavi di ricerca (per keyword, per formato, per data, ecc) e i tempi di alcuni flussi di lavoro: tramite i programmi automatizzati di analisi dei documenti, infatti, è possibile ricavare in tempi rapidissimi dati specifici e modelli di business.

Un ulteriore risparmio è quello economico, dovuto al fatto che non sono più necessari grandi spazi per archiviare centinaia di faldoni e documenti cartacei; tutto il cartaceo già esistente viene inoltre digitalizzato automaticamente.

Infine, viene garantita la comodità di poter raggiungere l’archivio non soltanto dalla sede fisica dell’ufficio: basta avere gliaccessi da remoto e si può consultare i documenti anche mentre ci si trova in trasferta o si lavora da casa.

Quale soluzione ECM scegliere?

Esistono diverse soluzioni ECM: ogni azienda deve valutare quella più adatta alle proprie esigenze. Per fare la scelta migliore è possibile rivolgersi agli esperti di Kyocera, in grado di guidare il cliente nell’ampio panorama dell’archiviazione digitale.

 

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