Per organizzare un evento occorre prima dare “corpo” all’idea (cosa non semplice). Ecco una traccia con indicazioni utili per strutturare un buon progetto:
1 – Dare un nome al progetto.
2 – Porsi degli obiettivi, immediati o futuri, perché si organizza l’evento e con quali scopi.
3 – Valutare e considerare a chi ci si rivolge (target): esempio, se si organizza un concerto di musica classica o un festival hip hop, i potenziali spettatori saranno diversi e con caratteristiche specifiche di cui bisogna tener conto.
4 – Risorse (umane ed economiche):
– verificare il budget, quantificare le risorse economiche necessarie;
– analizzare i fondi e i possibili costi ed eventuali sponsor,
– valutare le persone che collaboreranno alla realizzazione,
– valutare ciò che si ha già a disposizione che possa essere utile (immobili/spazi, mezzi di trasporto, scenografie, contatti, colleghi, amicizie, competenze proprie….).
5 – Promozione: scegliere quali canali utilizzare, scegliere un tono/slogan per le comunicazioni da inviare tramite posta elettronica-mailing list etc. Predisporre piano di distribuzione di materiale cartaceo (manifesti, volantini e locandine)
6 – Luogo: ipotizzare un luogo dove realizzare il progetto e prendere informazioni per verificarne i costi e la fattibilità
7 – Articolazione: suddividere il progetto in fasi di realizzazione e individuare i referenti delle singole azioni (es. location: chi si occupa del sopralluogo e verifica delle attrezzature disponibili.)
8 – Tempi: definire il più possibile dettagliatamente i tempi di organizzazione e realizzazione (giorni, orari, durata …) dell’iniziativa