Il backoffice comprende tutte quelle attività per le quali le aziende non hanno direttamente contatto con il pubblico. Ad esempio, sono attività di backoffice quelle che riguardano la gestione dei contratti, pratiche amministrative, richieste di finanziamento, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Si tratta di attività caratterizzate da un elevato grado di ripetitività e precisione. Sulle attività che costituiscono il back office le aziende devono garantire precisi livelli di servizio (SLA) e in alcuni periodi vanno incontro ad elevati moli di lavoro.
Gestire all’interno dell’azienda le attività di back office significa formare e destinare risorse – tempo, denaro e capitale umano – a queste operazioni, producendo dei costi fissi e quindi una “rigidità” economico/finanziaria che mal si concilia con le esigenze di snellezza e flessibilità oggi imposte da un mercato sempre più competitivo. Per questo motivo la maggior parte delle aziende preferisce esternalizzare, affidando il suo back office a società terze specializzate nello svolgimento di servizi come la gestione dei contratti e le richieste di finanziamento. L’outsourcing del back office consente alle aziende di concentrarsi sul proprio core business delegando a terzi tutte le attività ripetitive e/o a minore valore aggiunto. Così facendo abbattono i costi fissi del personale senza però rinunciare a precisi ed elevati livelli di servizio sempre perchè le attività vengono gestite da professionisti specializzati.
Piuttosto che affidarsi a più società terze per la gestione delle diverse attività di back office, è preferibile scegliere un’unica società in outsourcing in modo da avere a che fare con un solo interlocutore, accelerando i processi e le comunicazioni aziendali. Quando si decide di affidarsi ad un’unica società per il back office è necessario scegliere un’azienda capace di fornire soluzioni di back office complete, che includano cioè la gestione delle attività, le infrastrutture e le tecnologie necessarie.
La scelta strategica più efficace è quella di affidarsi a società di ICT – Information & Communication Technology dotate di una specifica competenza nelle attività amministrative e gestionali, una forte specializzazione nel settore di riferimento della propria azienda e delle strutture operative capaci di produrre, sviluppare e realizzare software gestionali applicativi. I software gestionali applicativi sono tutte quelle applicazioni che permettono alle aziende di gestire e svolgere attività d’ufficio in maniera semplice ed efficiente. I software gestionali applicativi permettono di velocizzare la propria attività e di tagliare i costi di gestione. Outsourcing del back office e software gestionali applicativi costituiscono la scelta strategica attraverso la quale le aziende, oggi, intervengono sui processi ottimizzandoli e velocizzandoli. Ciò consente loro di acquistare un forte vantaggio competitivo rispetto alle altre aziende del mercato.