Le attività di back office sono tutte quelle attività che non prevedono un contatto diretto con il pubblico. Per definizione le attività di back office si oppongono a quelle di front office, come quelle di Contact Center o Call center inbound e outbound. Tipiche attività di back office, invece, sono la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, l’archiviazione elettronica documentale e i processi di document management. Back office e front office sono, a loro volta, due grandi macrocategorie distintive dei servizi di BPO – Business Process Outsourcing: per BPO si intende l’esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali come, da un lato quelle di Contact Center Multicanale e dall’altro quelle di gestione documentale.
Perchè un’azienda dovrebbe scegliere di esternalizzare, ad esempio, proprio le attività di back office? Per definizione, il back office racchiude una serie di attività ripetitive a volte caratterizzate periodicamente da elevati carichi di lavoro. Esternalizzare le attività di back office significa liberare le risorse da questo carico di attività e renderle disponibili per svolgere e sviluppare, piuttosto, quelle che costituiscono il core business aziendale. Quando un’azienda decide di esternalizzare le attività di back office, si affida ad una società specializzata nell’erogazione di servizi di BPO. Una società, quindi, capace di garantire professionalità, competenza ed livelli elevati di servizio.
Affidare un servizio o un’attività interna in outsourcing, significa anche trasformare i costi da fissi in variabili, eliminando quelle tipiche rigidità economico-finanziarie che impediscono alle aziende di cogliere con dinamismo le nuove opportunità di business presenti nel mercato. La trasformazione dei costi fissi in variabili e l’ottimizzazione delle risorse e dei processi interni rendono l’organizzazione più snella, flessibile e veloce nel rispondere alle sfide del mercato e adattarsi alle trasformazioni economiche.
Detto questo, non resta altro da fare che scegliere il fornitore di servizi a cui rivolgersi. La soluzione più conveniente per risparmiare tempo e ottimizzare così l’organizzazione aziendale consiste, senza dubbio, nello scegliere un vero e proprio ‘consulente’ capace di erogare una vasta gamma di servizi e di supportare l’azienda anche sotto il profilo IT – Information Technology. Ha sede a Napoli Cesaweb, che si propone come un vero e proprio partner della strategia aziendale. Cesaweb è una società specializzata nell’erogazione di servizi ICT – Information & Communication technology: Contact Center Multicanale (Call center inbound e outbound), Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica. Cesaweb, inoltre, inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); infine, tra le nuove aree di business, la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali il commercio elettronico.
L’unità operativa dedicata in Cesaweb ai servizi di back office si occupa per il cliente della gestione documentale (pratiche, contratti, etc.), dell’archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti, della gestione documentale elettronica. Laddove, trasformare e gestire tutti i documenti dell’azienda dal formato cartaceo a quello elettronico significa ridurre costi e tempi legati alla gestione tradizionale dell’archivio. Infine, Cesaweb si è specializzata nel back office finanziario, inteso come l’insieme delle attività di back office gestite per conto di società finanziarie e distributori di prodotti finanziari. In verità le attività svolte da Cesaweb per queste società sono molte di più: Cesaweb, infatti, si occupa dell’intero processo che va dal contatto telefonico dei clienti potenziali fino alle attività che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l’erogazione del finanziamento.
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Back office: i vantaggi dell’esternalizzazione
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Back office: perchè affidarsi a un fornitore, scopri i vantaggi
Per back office (o backoffice, back-office) si intendono tutte quelle attività che non prevedono il contatto diretto con la clientela. Un esempio di attività di back office nelle aziende è la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull’archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Processi, questi, che consentono all’azienda di allinearsi alle normative vigenti in Italia riguardanti l’archiviazione dei documenti e di ottimizzare i processi legati alla gestione degli archivi. Integrare la gestione elettronica tradizionale con la gestione elettronica documentale significa tagliare i consumi legati alla stampa dei documenti e ridurre spazio e tempo dedicato all’archiviazione dei documenti.
Perchè un’azienda dovrebbe affidarsi a un fornitore esterno per la gestione delle attività di backoffice, piuttosto che occuparsene internamente? Esternalizzare le attività di backoffice o backoffice outsourcing significa ‘liberarsi’ di attività ripetitive e burocratiche sulle quali spesso ricadono moli di lavoro elevate. Esternalizzate le attività di backoffice, le risorse sono libere di dedicarsi a nuove attività, di accrescere le proprie competenze su attività nuove o già esistenti, contribuendo alla crescita dell’azienda in termini di efficienza e ottimizzazione.
Esternalizzare significa affidare le attività di backoffice a una società specializzata che garantisce sempre livelli di servizio ottimali, contribuendo all’ottimizzazione delle attività di backoffice.
Esternalizzare il back office significa anche trasformare i costi da fissi in variabili: ciò contribuisce a liberare l’azienda da tutte quelle rigidità economico/finanziarie che le impediscono di cogliere le nuove opportunità di business presenti nel mercato. Trasformare i costi da fissi in variabili, infatti, significa aumentare la flessibilità dell’organizzazione e la capacità di risposta alle trasformazioni del settore.
La fase più delicata nell’outsourcing delle attività di back office è senza dubbio la scelta del fornitore a cui affidarsi. Tra le società operanti nel settore ICT – Information & Communication Technology, uno degli operatori più affidabili è Cesaweb SpA. Cesaweb è una società specializzata nell’erogazione di servizi ICT. Questo significa che l’azienda abbraccia un ampio raggio di servizi, proponendosi come un vero e proprio Consultant delle aziende: Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound, Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica; inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); tra le nuove aree di business, ricordiamo la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali anche il commercio elettronico. Come già anticipato, una specifica unità operativa in Cesaweb è dedicata alle attività di back office, come la gestione amministrativa e documentale e l’archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti. Tra le specializzazioni acquisite da Cesaweb nel corso degli anni ci sono tutte le attività di back office finanziario, ovvero le attività di back office dedicate alle società finanziarie o distributori di prodotti finanziari come cessioni del quinto, dello stipendio e della pensione, prestiti personali e finanziamenti personalizzati. Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi di lavorazione che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali, fino a quelle che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l’erogazione del finanziamento. Per scoprire tutti i servizi e chiedere un preventivo assolutamente gratuito, clicca qui. -
Servizi informatici: tecnologie e competenze da ricercare in un fornitore
Hai un’azienda e sei alla ricerca di un fornitore di servizi ICT – Information & Communication Technology che sviluppi sistemi di comunicazione interna, CRM – Content Relationship Management aziendali, software applicativi di tipo gestionale per automatizzare alcune attività aziendali. La fase più critica è la ricerca del fornitore giusto. Occorre valutare le competenze, il know how e i clienti del fornitore di servizi ICT a cui ci si rivolge e si chiede una consulenza o un preventivo. Programmazione web oriented, linguaggi di programmazione tradizionali, OS server e Database sono le aree principali da valutare. Segue la ricerca di una società di servizi informatici capace di sostenere la strategia aziendale in maniera completa con soluzioni che non si limitino solo alla fornitura ‘tecnica’.
Un esempio? Cesaweb SpA, società specializzata nell’erogazione di servizi ICT. Cesaweb eroga servizi in diverse aree, tutte complementari tra di loro: Back office, Contact Center Multicanale (Call center inbound e outbound), Archiviazione elettronica documentale, Sviluppo software, Fornitura hardware e software, Hosting e Facility management, Videosorveglianza, Web marketing. Alle aziende che decidono di contattarla per avere un preventivo, Cesaweb offre soluzioni studiate appositamente per risolvere criticità, ottimizzare i processi aziendali e migliorare il rendimento del business.
Nel caso specifico dell’area dei servizi informatici, Cesaweb sviluppa software applicativi di tipo gestionale e CRM aziendali. I software applicativi di tipo gestionale sono realizzati come applicazioni web based, accessibili sempre da qualunque postazione PC, purchè dotata di connessione Internet. A monte dello sviluppo, Cesaweb si occupa di:
– analisi funzionale;
– analisi tecnica;
– sviluppo del software;
– test e collaudo finale;
– scrittura documentazione operativa;
– manutenzione correttiva;
– manutenzione evolutiva;
– help desk (assistenza tecnica)
Tra le competenze di Cesaweb, rientrano quelle di:
Programmazione Web Oriented:- HTML
- CSS e CSS2
- VBScript
- PHP
- Javascript
- CGI-PERL
- ASP classic
- VB.NET
- C#.NET
Data Base:
- MS Sql Server
- My-Sql
- DB2
- ORACLE
E’ l’Ufficio Tecnico di Cesaweb il cuore dell’area IT, con personale specializzato in ciascuna di queste aree. E’ proprio l’Ufficio Tecnico che sta sostenendo anche lo sviluppo di una nuova area di business: E-commerce. Con questa nuova unità, Cesaweb si impegna a realizzare, per le aziende interessate a dare vita a negozi online, uno store online. EvoFashion, la soluzione di Cesaweb per le aziende che intendono essere presenti sul web tramite attività di e-commerce è assolutamente completa perchè comprende tutte le fasi che vanno dallo sviluppo e implementazione della piattaforma tecnologica, alle campagne di web marketing, compresa la gestione dei pagamenti on-line, della logistica e dei fornitori.
Nel caso in cui la tua azienda possegga già un sistema informativo aziendale, Cesaweb si occupa dell’integrazione con le nuove applicazioni sviluppate o da sviluppare. Per essere contattati è sufficiente compilare il form online disponibile sul sito. -
Back office: le aziende scelgono di esternalizzare
Il backoffice comprende tutte quelle attività per le quali le aziende non hanno direttamente contatto con il pubblico. Ad esempio, sono attività di backoffice quelle che riguardano la gestione dei contratti, pratiche amministrative, richieste di finanziamento, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Si tratta di attività caratterizzate da un elevato grado di ripetitività e precisione. Sulle attività che costituiscono il back office le aziende devono garantire precisi livelli di servizio (SLA) e in alcuni periodi vanno incontro ad elevati moli di lavoro.
Gestire all’interno dell’azienda le attività di back office significa formare e destinare risorse – tempo, denaro e capitale umano – a queste operazioni, producendo dei costi fissi e quindi una “rigidità” economico/finanziaria che mal si concilia con le esigenze di snellezza e flessibilità oggi imposte da un mercato sempre più competitivo. Per questo motivo la maggior parte delle aziende preferisce esternalizzare, affidando il suo back office a società terze specializzate nello svolgimento di servizi come la gestione dei contratti e le richieste di finanziamento. L’outsourcing del back office consente alle aziende di concentrarsi sul proprio core business delegando a terzi tutte le attività ripetitive e/o a minore valore aggiunto. Così facendo abbattono i costi fissi del personale senza però rinunciare a precisi ed elevati livelli di servizio sempre perchè le attività vengono gestite da professionisti specializzati.
Piuttosto che affidarsi a più società terze per la gestione delle diverse attività di back office, è preferibile scegliere un’unica società in outsourcing in modo da avere a che fare con un solo interlocutore, accelerando i processi e le comunicazioni aziendali. Quando si decide di affidarsi ad un’unica società per il back office è necessario scegliere un’azienda capace di fornire soluzioni di back office complete, che includano cioè la gestione delle attività, le infrastrutture e le tecnologie necessarie.
La scelta strategica più efficace è quella di affidarsi a società di ICT – Information & Communication Technology dotate di una specifica competenza nelle attività amministrative e gestionali, una forte specializzazione nel settore di riferimento della propria azienda e delle strutture operative capaci di produrre, sviluppare e realizzare software gestionali applicativi. I software gestionali applicativi sono tutte quelle applicazioni che permettono alle aziende di gestire e svolgere attività d’ufficio in maniera semplice ed efficiente. I software gestionali applicativi permettono di velocizzare la propria attività e di tagliare i costi di gestione. Outsourcing del back office e software gestionali applicativi costituiscono la scelta strategica attraverso la quale le aziende, oggi, intervengono sui processi ottimizzandoli e velocizzandoli. Ciò consente loro di acquistare un forte vantaggio competitivo rispetto alle altre aziende del mercato.
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Backoffice: vantaggi ed opportunità di un approccio integrato
Nel contesto economico attuale la vera e propria chiave di volta è rappresentata dall’esternalizzazione. Esternalizzazione non in termini di puro e semplice affidamento a terzi della gestione di alcune attività, come possono essere quelle di gestione della clientela, customer care e analisi di mercato attraverso strutture di contact center, ma approccio progettuale Adottando questo tipo di approccio e di interpretazione, concentrato solo ed esclusivamente sui servizi, l’azienda non sfrutta quelle che sono le reali potenzialità dell’outsourcing. Il vantaggio principale dell’esternalizzazione risiede oggi per le aziende nell’innovazione di processo attraverso l’integrazione di strumenti dell’Information and Communication Technology. Affinché ciò avvenga è necessario adottare un approccio progettuale che parta dalla ridefinizione dei processi per arrivare alla creazione di software create ad hoc per la gestione dei servizi. A tal fine poter disporre anche di servizi di hosting e facility management rende più efficace l’intervento. I vantaggi che nello specifico è possibile sfruttare sono quelli della focalizzazione sul proprio core business, della trasformazione dei costi fissi in variabili, della valorizzazione del proprio personale, dell’aumento degli standard di performance. L’attività di backoffice che consiste nella gestione di tutte quelle attività che non hanno a che fare direttamente con la clientela, che sono invece le attività cosiddette di front office: pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Sono molte le aziende che oggi decidono di esternalizzare l’attività di backoffice, in particolare quelle del settore finance, per una serie di indubbi vantaggi. Le aziende che decidono di esternalizzare i servizi di backoffice possono concentrarsi maggiormente sul proprio core business perché delegano all’esterno tutta una serie di attività ripetitive e sulle quali viene richiesta la garanzia di precisi livelli di servizio e costo, che sarebbe più difficile e costoso gestire con il ricorso a risorse interne. Ricorrere a terzi per l’attività di backoffice amministrativo e finanziario significa alleggerire i carichi di lavoro per i dipendenti e quindi snellire l’organizzazione interna e i costi; snellire l’organizzazione interna ed i costi; garantire sempre livelli di servizio elevati oltre a quelli definiti contrattualmente. Potersi avvalere di elevati livello di servizio garantiti dall’outsourcer significa poterli offrire alla clientela: ciò costituisce un indubbio vantaggio competitivo. Se all’attività di backoffice si aggiunge quella di archiviazione elettronica documentale, i vantaggi si moltiplicano. Con l’archiviazione elettronica documentale i documenti cartacei, quali fatture, contratti, lettere, bolle, ordini, ecc. vengono sottoposti ad un processo di scansione ed indicizzazione, che consente, attraverso chiavi di ricerca multiple, di archiviare, ricercare, stampare solo quando serve, ed eventualmente inoltrare tramite e-mail i documenti in formato elettronico. L’azienda in questo modo risparmia spazio eliminando gli archivi fisici, rispetta l’ambiente riducendo il consumo di carta, ottimizza i costi legati all’archiviazione perché risparmia tempo e risorse che possono essere così utilizzate in altre aree operative e funzionali. E’ difficile trovare oggi un’azienda che si occupi con un approccio professionale sia del backoffice che dell’archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica e che al tempo stesso sviluppi i software applicativi che consentano di svolgere quest’attività. Una delle poche aziende che permette di adottare un approccio integrato di esternalizzazione di processi e servizi è Cesaweb, l’azienda di qualità a cui affidarsi per un approccio totalmente integrato nella gestione del backoffice, sia in ambito finance che amministrativo, per lo sviluppo software, per il contact center multicanale, per la realizzazione di siti web, strategie di web marketing, hosting e facility management.
In particolare, Cesaweb svolge il servizio di backoffice per grandi, piccole e medie imprese con una particolare specializzazione nel settore finance: verifica formale e documentale, inserimento nel sistema informativo del cliente, incasso quote e monitoraggio, valutazione del merito creditizio delle amministrazioni. Inoltre, per le aziende che vogliono fare dell’archiviazione ottica documentale una leva della propria strategia aziendale, ottimizzando l’archiviazione e risparmiando sui consumi, Cesaweb si occupa di consulenza per l’infrastruttura informatica, nel caso in cui l’azienda voglia gestire il servizio in-house, ovvero della scansione e dell’archiviazione fisica dei documenti, nel caso in cui voglia affidarlo in outsourcing . Grazie ad un know how più che decennale di attività e di specializzazione, Cesaweb oggi offre una gamma di servizi e di prodotti molto ampia. In particolare, Cesaweb oggi eroga servizi, oltre che nelle già citate aree di Backoffice, Archiviazione elettronica documentale, Sviluppo di software applicativo, anche in quelle di Contact Center multicanale, Hosting, Assistenza sistemistica e Facility Management, Web Marketing, Fornitura hardware e software di base, proponendosi ai propri clienti come un vero e proprio consultant.