Per la gestione documentale elettronica, ovvero l’ archiviazione digitale, possono essere utilizzati diversi programmi software che permettono di conservare nel miglior modo possibile documenti importanti all’interno di un’azienda o un ente pubblico. Questi software oltre a garantire la validità dei documenti a valore legale e fiscale, riducono anche i costi gestionali poiché sostituiscono i documenti cartacei e permettono lo scambio di informazioni e di dati nei processi aziendali, facilitando l’accesso ai documenti tramite una piattaforma web. Uno di questi sistemi software è il DMS (Document Management System) che permette di organizzare in grandi quantità documenti catalogandoli secondo degli algoritmi specifici. Un altro programma molto utilizzato dalle aziende per condividere, conservare ed amministrare i documenti elettronici, sostituendo l’archiviazione su cartelle, è il software Arxivar.

Una volta archiviato un documento in Arxivar, non è più possibile cambiarlo, poiché questo software tutela l’integrità dei documenti. Organizzazioni, associazioni ed istituzioni per la condivisione e gestione documentale elettronica utilizzano anche un altro sistema chiamato LogiaclDoc. Attraverso il quale è possibile amministrare documenti personali come documentazione aziendale, in modo da trovare con maggiore facilità un qualsiasi documento con le relative versioni precedente. iEbla invece è un sistema software che permette il diretto accesso ai dati del sistema gestionale e a quelli salvati nel database. Molte aziende, imprese, pubbliche amministrazioni e istituzioni varie a questi programma accompagnano anche l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC), un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica tradizionale con la differenza che la PEC garantisce sicurezza ai documenti trasmessi rendendoli non modificabili. Prendendo parte a uno specifico corso posta elettronica certificata ci si prepara adeguatamente al corretto uso di tale sistema.