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Tag: gestione documentale

  • Archiviazione digitale – Tante esigenze, OPTICAL di Skynet finalmente le soddisfa


    Oggi i sistemi di archiviazione digitale e conservazione sostitutiva devono essere in grado di soddisfare esigenze differenti:

    • semplicità di utilizzo per una maggiore efficienza;
    • sicurezza per evitare intrusioni, esposizione a non autorizzati di documenti aziendali, perdita di dati;
    • comode funzioni per rendere più semplice il lavoro sia in inserimento che in ricerca;
    • dettaglio nella classificazione dei documenti in fase di archiviazione;
    • ampia compatibilità con sistemi operativi, browser, dispositivi;
    • mobilità: il software dovrà essere ottimizzato anche per gli apparati mobili;
    • costi ridotti dimensionati in base alle esigenze.

    Un prodotto che affronta e risolve queste esigenze può rendere l’archiviazione digitale uno strumento di ottimizzazione del lavoro e quindi di miglioramento dell’efficienza aziendale.
    Non è semplice raggiungere tutti questi obiettivi, ma OPTICAL di Skynet ci è riuscito, unico nel panorama italiano ed ora si presenta in una triplice veste.

    • OPTICAL Online: per creare ed utilizzare il proprio archivio sul cloud privato di Skynet.
    • OPTICAL Box Archiver: sistema integrato software + hardware che rende subito operativi nella gestione documentale.
    • OPTICAL Box Signer: sistema integrato software + hardware che rende subito operativi nella gestione documentale, permettendo di eseguire la firma digitale e la marcatura temporale dei documenti, a norma di legge.

    Il costo viene poi definito in base allo spazio e al numero di utenti che lo utilizzeranno, consentendo così di ottimizzare la spesa in base alle reali esigenze aziendali.
    Inoltre OPTICAL non necessita di installazione o configurazione di software ed anche questo rappresenta un risparmio per l’azienda.
    Sicuramente da provare e la demo è disponibile online.
    Comodità, sicurezza, efficienza e prezzo finalmente tutti insieme. Una piccola rivoluzione.

    Per ulteriori informazioni:
    Enrico Marone – Skynet srl
    www.skynet.it
    tel. 0322 836487 – mail: [email protected]

  • Arcadoc gestione documentale, protocollo informatico, conservazione sostitutiva in un unico software

    Firenze settembre 2013:

    Arcadoc gestione documentale, protocollo informatico, conservazione sostitutiva in un unico software

    Aeffegroup presenta la piattaforma flessibile e modulare di gestione documentale Arcadoc una soluzione semplice ed efficace per migliorare e supportare l’archiviazione della documentazione.

    Oltre al modulo base che si concentra sulla gestione documentale ed il controllo degli accessi ai documenti e alla loro distribuzione anche via web abbiamo altri moduli dedicati rispettivamente alla gestione del protocollo informatico e alla conservazione sostitutiva dei documenti.

    Inoltre tutta l’efficienza di Arcadoc è da poco disponibile anche nella versione Cloud per ogni suo modulo. Questo permette ai clienti di Arcadoc un ampio ventaglio di soluzioni nella gestione documentale.

    In particolare, il nuovo software gestionale consente di rendere disponibile via web, anche su piattaforma mobile, una copia elettronica dei documenti a tutti gli utenti dell’azienda. Arcadoc permette di aumentare l’efficienza nello stoccaggio e distribuzione delle informazioni aziendali controllando in maniera capillare la distribuzione dei documenti.

    Inoltre grazie al modulo apposito Arcadoc facilita la gestione documentale del protocollo informatico in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale ex CNIPA ex DigitPA.

    Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione sostitutiva dei documenti.

    La soluzione per la conservazione sostitutiva di Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze

    Per maggiori informazioni si prega di visitare www.arcadoc.it, chiamare lo 055.88.27.336

    Contatti:

    David Angelozzi

    Responsabile Ufficio Stampa Aeffegroup

    Tel.: +39 055.88.27.336

    Mob. +39 346.8447409

    [email protected]

  • Gestione documentale in outsourcing

    Uno dei più notevoli benefici portato all’azienda, è quello di scegliere un servizio in outsourcing, ovvero che porti all’acquisizione da un fornitore esterno di prodotti o servizi attualmente risultanti dalla diretta attività produttiva e di gestione interna dell’azienda, anche per i processi e informatizzazione della gestione documentale.

    Analisi in dettaglio dei vari passaggi del processo sulla gestione documentale

    Il cliente riceverà tutti i documenti che saranno depositati nei luoghi protetti da accessi indesiderati affinché si evitino spiacevoli smarrimenti. Verrà effettuata una archiviazione documentale che consentirà di catalogarli tutti con determinati criteri, in modo di consentirne un facile smistamento a seconda della loro tipologia. Infine, verrà eseguita una scansione di essi con uno scanner adeguato, procedendo poi all’indicizzazione che permetterà di ricercarli in base alle esigenze del cliente.

    Passaggi principali sulla gestione documentale

    Tutta la documentazione,una volta digitalizzata e catalogata, verrà inviata direttamente nel Database di Gestione Documentale Informatizzata del Cliente o della società di outsourcing. Tramite un software di Gestione Elettronica Documentale, ARXIVAR, si potrà accedere a qualsiasi tipo di informazione inerente alla gestione dei documenti, da qualsiasi dispositivo sia esso Tablet, PC o Smartphone.

    Come avviene il processo di conservazione digitale sulla gestione e archiviazione documentale

    Il processo di conservazione digitale sulla gestione e archiviazione documentale, consente di verificare la coincidenza dei titoli, di poter apporre la firma digitale e la marca temporale, di importare i documenti nel DataBase di Gestione Documentale Informatizzata del cliente o della società di outsourcing e infine, di ricercare e gestire le informazioni tramite il software di Gestione Elettronica Documentale dedicato da qualsiasi tipo di dispositivo. Al termine di questo processo, tutta la documentazione cartacea verrà conservata nelle apposite scatole sistemate in degli archivi speciali che, se necessario, il cliente potrà consultare. Trascorsi poi i termini di legge per la conservazione dei documenti, questi saranno distrutti e ne verrà rilasciata la relativa certificazione.

  • Conservazione sostitutiva dei documenti: quali i vantaggi?

    L’azienda di Terni Key For Up illustra i principali vantaggi della conservazione sostitutiva dei documenti.

    Grande attenzione viene riposta per l’ecosostenibilità data dal notevole risparmio di carta e di inchiostri e per l’economia dei costi sempre crescenti e dei processi sempre più complessi.

    Conservazione sostitutiva dei documenti: un vantaggio competitivo

    Oltre ad essere un valore in sé la conservazione digitale sostitutiva comporta l’adozione di un sistema documentale, all’interno del quale sono rese disponibili importante funzioni, come la semplice ed immediata ricerca dei documenti, anche relazionati tra loro, la mappatura dei processi in modo che non sia la persona che deve stare dietro al documento ma che lo stesso finisca sul desktop degli individui che ne seguono il suo iter procedurale, la semplice aggregazione e organizzazione dei documenti e l’eliminazione della costosa riproduzione del documento tramite stampa, fotocopia o l’eliminazione della pratica degli archivi personali spesso duplicati e residenti sulle postazioni locali.

    I principali benefici della conservazione sostitutiva dei documenti che ne conseguono sono elencati nella sintesi a seguire.

    Quali sono i benefici della conservazione digitale sostitutiva dei documenti

    I benefici offerti dalla conservazione sostitutiva dei documenti possono essere riassunti in:

    • riduzione nell’uso di carta e materiali di consumo e contenimento della spesa per i dispositivi di
      stampa
    • recupero degli spazi degli agli archivi cartacei
    • riduzione dei costi del personale amministrativo
    • abbattimento del tempo dedicato all’archiviazione cartacea manuale, alla ricerca e al recupero dei documenti
    • azzeramento dei costi di logistica correlati all’archiviazione cartacea
    • recupero del personale ad attività più produttive

    Per maggiori informazioni sui vantaggi della conservazione digitale sostitutiva dei documenti potete fare riferimento al sito www.keyforup.it

    conservazione sostitutiva dei documenti

  • Presentato il sito Archivi SpA per la gestione archivi

    Archivi SpaE’ stato pubblicato il nuovo sito internet dell’azienda Archivi SpA, leader nella fornitura di servizi per l’archiviazione documenti in outsourcing. I servizi di archiviazione offerti da Archivi SpA sono principalmente dedicati alle aziende che hanno bisogno di gestire notevoli quantità di documenti cartacei come enti pubblici, aziende e liberi professionisti. Nel corso degli anni e grazie alla collaborazione con la consociata Archivi Robotica SpA, specializzata nella progettazione ed installazione di impianti automatizzati per l’archiviazione documenti cartacei, l’azienda pratese ha messo a punto un sistema automatizzato capace di garantire l’assoluta sicurezza e riservatezza dei documenti gestiti. Il sito web Archivispa.it è stato progettato con l’intento di dare risalto al metodo brevettato per far sì che i soggetti interessati possano conoscere in dettaglio questo innovativo sistema di conservazione degli archivi cartacei. Un metodo che garantisce, oltre alla costante e rapida reperibilità dei documenti, un forte abbattimento dei costi di gestione. Il sistema proposto da Archivi SpA è disponibile in tutte le regioni d’Italia ed è già utilizzato da molte realtà sia pubbliche che private. Realtà che, grazie al metodo brevettato di Archivi SpA, hanno risolto in maniera definitiva l’annoso problema dell’archiviazione cartacea e della gestione documentale.

  • Dalla carta al digitale: vantaggi ed efficienza dalla gestione documentale alla conservazione sostitutiva

    La possibilità di digitalizzare informazioni e documenti di ogni genere sta progressivamente trasformando ogni aspetto della vita di aziende ed organizzazioni. La Fatturazione Elettronica e la Conservazione Sostitutiva rappresentano un’opportunità da cogliere in termini sia operativi che economici.

    L’evento, organizzato da SMC per giovedì 24 maggio p.v. dalle ore 14.30 alle ore 17.30 presso la sede di Treviso ed in videoconferenza dalla sede di Milano, si pone l’obiettivo di illustrare come qualsiasi tipo di documento, da bolle e fatture al Libro Unico del Lavoro, possa essere archiviato digitalmente e “sostituito” all’originale cartaceo grazie alla soluzione Open Square DOC di SMC.

    La partecipazione all’evento è gratuita. Visita il sito SMC per visualizzare l’agenda e prenotare il tuo posto in sala. Per ulteriori informazioni contatta l’Ufficio Marketing SMC al numero 0422/9125 oppure scrivi una mail a [email protected].

  • La digitalizzazione di documenti cartacei

    Per molte aziende e organizzazioni sta diventando sempre più utile al giorno d’oggi trasformare le informazioni presenti su documenti cartacei in documenti elettronici già pronti da archiviare nel pc o inviare via posta elettronica a clienti o fornitori.

    Esistono dei software specifici che in modo immediato acquisiscono documenti cartacei e li archiviano sottoforma di documenti digitali su un server sicuro. Questi software per la digitalizzazione di documenti permettono di automatizzare i processi aziendali, velocizzando tutti i processi manuali di acquisizione e archiviazione di qualsiasi tipo di documento.

    Grazie a questi software di scansione le aziende possono avere a portata di click tutte le informazioni importanti e hanno facile accesso a tutte le risorse necessarie per migliorare la produttività. Il risultato? Meno ingombro cartaceo sulle scrivanie e negli archivi dell’ufficio e un accesso più rapido e ordinato a tutti i documenti necessari e importanti.

    Velocizzare la gestione documentale è quindi molto più semplice oggigiorno con i software per la digitalizzazione di documenti cartacei che snelliscono i processi aziendali semplificando il lavoro. Una volta scansionati, molti dei software presenti sul mercato riordinano i documenti e li archiviano secondo una logica, per rendere poi più agile il processo di recupero del documento scansionato e archiviato.

  • Software per gestire i documenti elettronici

    Per la gestione documentale elettronica, ovvero l’ archiviazione digitale, possono essere utilizzati diversi programmi software che permettono di conservare nel miglior modo possibile documenti importanti all’interno di un’azienda o un ente pubblico. Questi software oltre a garantire la validità dei documenti a valore legale e fiscale, riducono anche i costi gestionali poiché sostituiscono i documenti cartacei e permettono lo scambio di informazioni e di dati nei processi aziendali, facilitando l’accesso ai documenti tramite una piattaforma web. Uno di questi sistemi software è il DMS (Document Management System) che permette di organizzare in grandi quantità documenti catalogandoli secondo degli algoritmi specifici. Un altro programma molto utilizzato dalle aziende per condividere, conservare ed amministrare i documenti elettronici, sostituendo l’archiviazione su cartelle, è il software Arxivar.

    Una volta archiviato un documento in Arxivar, non è più possibile cambiarlo, poiché questo software tutela l’integrità dei documenti. Organizzazioni, associazioni ed istituzioni per la condivisione e gestione documentale elettronica utilizzano anche un altro sistema chiamato LogiaclDoc. Attraverso il quale è possibile amministrare documenti personali come documentazione aziendale, in modo da trovare con maggiore facilità un qualsiasi documento con le relative versioni precedente. iEbla invece è un sistema software che permette il diretto accesso ai dati del sistema gestionale e a quelli salvati nel database. Molte aziende, imprese, pubbliche amministrazioni e istituzioni varie a questi programma accompagnano anche l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC), un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica tradizionale con la differenza che la PEC garantisce sicurezza ai documenti trasmessi rendendoli non modificabili. Prendendo parte a uno specifico corso posta elettronica certificata ci si prepara adeguatamente al corretto uso di tale sistema.

  • I vantaggi del ricorso al digitale

    Che l’introduzione del digitale possa favorire il miglioramento dell’attività lavorativa, incrementando il numero e la qualità dei servizi e allo stesso tempo generando risparmi nei costi di gestione, non è una novità. Sono anni che ne sentiamo parlare, ma nonostante questo in Italia tantissimi enti e aziende ancora non hanno fatto questa scelta.

    Eppure i vantaggi sono innegabili, come dimostra una ricerca recentemente condotta dall’assessorato all’innovazione della Provincia di Brescia in collaborazione con il Politecnico di Milano. L’attenzione dei ricercatori si è concentrata su quei comuni del Centro Servizi Territoriali che hanno già adottato sistemi innovatici come la pec (Posta Elettronica Certificata) e la conservazione sostitutiva dei documenti. L’introduzione della pec ha permesso di risparmiare 1,35 milioni all’anno, mentre il ricorso all’innovativa gestione documentale, che ha rivoluzionato il precedente sistema di catalogazione e archiviazione dei documenti, ha sommato risparmi per un altro milione di euro. I tagli non hanno riguardato solo la carta, le fotocopie e i costi legati alle spese postali, ma anche le ore lavorative dei dipendenti, che hanno così molto più tempo a disposizione da dedicare ad altre pratiche. Gli ottimi risultati ottenuti nei comuni bresciani hanno convinto l’assessore provinciale della necessità di proseguire in questa direzione, estendendo il ricorso alle pratiche di e-government anche agli altri comuni della provincia e investendo risorse nella formazione del personale affinché le nuove tecnologie siano sfruttate in tutte le loro potenzialità.

    Un esempio che anche gli altri enti territoriali e le imprese del nostro paese dovrebbero seguire, per migliorare gli standard dei servizi nei confronti dell’utenza e dei clienti, risparmiando tempo e risorse preziosissime.

  • Servizi di BPO – Business Process Outosourcing

    E’ cresciuto negli ultimi anni l’interesse delle aziende attorno al Business Process Outsourcing o BPO, una strategia basata sull’outsourcing, ovvero sull’esternalizzazione di alcune funzioni e attività aziendale – customer care e gestione della clientela, document management e archiviazione elettronica documentale etc. – a terzi, ovvero fornitori di servizi di BPO, Business process Outsourcing.
    Le attività oggetto della strategia del BPO, Business Process Outsourcing possono essere raggruppate principalmente in attività di front office e attività di backoffice. Le attività di front office sono tutte quelle che implicano un contatto diretto con la clientela come il Customer Care e la gestione di un Numero Verde, attività genericamente svolte da Call Center specializzati o Contact Center Multicanale.
    Le attività di backoffice, invece, sono quelle che non prevedono un diretto contatto con la clientela, come la gestione documentale o document management e l’archiviazione elettronica documentale.
    Adottare una strategia di BPO, affidando ad un fornitore esterno la gestione della clientela e/o il document management ad esempio, comporta una serie di vantaggi.
    Innanzitutto esternalizzare le attività di Customer Service, Customer care e Customer Satisfaction ad un Call Center specializzato, significa garantirsi livelli di qualità finali per queste attività di gran lunga superiori rispetto a quelli che é possibile ottenere con l’utilizzo di risorse interne e senza dover sostenere un costo fisso.
    Esternalizzare attività come quelle del backoffice, invece, significa incrementare la flessibilità operativa dell’organizzazione aziendale. Le attività di backoffice, infatti, sono caratterizzate da fasi in cui le moli di lavoro a carico delle risorse sono più elevate e intense. Affidare ad un fornitore la gestione del backoffice significa liberare le risorse da un sovraccarico di attività e consentire loro di concentrarsi su quelle attività che rappresentano il core business aziendale. Questo significa ottimizzare le risorse e snellire i processi.
    I servizi in outsourcing, inoltre, sono solitamente erogati secondo un sistema di pagamento per fee: il cliente paga solo quello che consuma e il costo che sostiene per le attività di backoffice può variare di mese in mese, ad esempio. L’outsourcing dei servizi di backoffice (e di front office), consente così di passare dai costi fissi – sostenuti dall’azienda cghe non esternalizza – a costi variabili, tipici di un’azienda che ha fatto del Business Process Outsourcing una vera e propria leva per il cambiamento. I costi variabili, infine, conferiscono all’azienda una struttura più snella e dinamica, pronta a rispondere ad eventuali trasformazioni del mercato.
    Scegliere un fornitore di servizi di di BPO, Business Process Outsourcing, significa scegliere un vero e proprio partner della strategia aziendale. Il fornitore deve essere affidabile e soprattutto deve poter vantare un’esperienza pregressa nell’erogazione di servizi di Business Process Outsourcing, come i servizi di Call Center e Backoffice, Document Management e Archiviazione elettronica documentale. Meglio, poi, se si tratta di un solo fornitore per entrambe le aree di attività – front office e backoffice.
    Tra i fornitori di servizi di BPO, ricordiamo Cesaweb, società ICT specializzata nell’erogazione di servizi di Call Center e Backoffice. Da oltre dieci anni, Cesaweb si occupa di Customer Care con il Contact Center Multicanale – call center inbound e call center outbound – e di Backoffice, con una particolare specializzazione nel backoffice finanziario, ovvero nell’erogazione di servizi di backoffice dedicati alle aziende del settore finance o finanziario come istituti di credito, banche e società finanziarie.
    Ed è una società che eroga anche servizi IT come lo Sviluppo software gestionale, Hosting e Facility Management, Forniture hardware e software, Assistenza sistemistica. Ultimi arrivati i servizi di Web marketing e i servizi di E-commerce, ovvero i servizi offerti alle aziende che intendono aumentare la propria visibilità online e sfruttare le nuove opportunità del commercio elettronico.

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