Oggi nelle aziende e nelle pubbliche amministrazioni la gestione dei flussi documentali deve necessariamente essere effettuata in maniera informatizzata. Pensare di rinunciare ad una gestione di questo tipo sarebbe impossibile e porterebbe a grossi problemi nel flusso di lavoro.

Ma cos’è il protocollo informatico? Per la sua definizione tecnica rimandiamo al Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1). In questa sede ci limitiamo a dire che il protocollo informatico è quel protocollo che consente alle aziende e alle PA di gestire i propri documenti in maniera informatizzata; l’implementazione del protocollo informatico consente di certificare la provenienza dei documenti e la loro data di acquisizione, consentendo quindi di identificarli in modo univoco.

Le PA hanno l’obbligo di realizzare un protocollo informatico e la legge prevede la presenza di una specifica figura, denominata Responsabile del servizio di protocollo informatico. Per le pubbliche amministrazioni il protocollo informatico ha un duplice obiettivo. Oltre all’obiettivo di agevolare il flusso di documenti infatti c’è anche l’obiettivo di rendere i documenti più facilmente consultabili, anche da parte dei cittadini che ne hanno bisogno. Il tutto quindi non è solo volto ad ottenere uno snellimento del flusso di lavoro e un’ottimizzazione dell’efficienza, ma anche una massimizzazione della trasparenza nei confronti dei cittadini.

Implementare un protocollo informatico non è affatto un’impresa semplice, anzi è molto più complesso di quanto si possa pensare. Fortunatamente oggi esistono numerose aziende specializzate in questo tipo di attività. È importante che ad occuparsi del protocollo informatico sia un’azienda specializzata e competente, in grado di analizzare le caratteristiche del lavoro dell’azienda e di offrire quindi un servizio personalizzato, adatto alle sue specifiche esigenze.