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Tag: protocollo informatico

  • Arcadoc gestione documentale, protocollo informatico, conservazione sostitutiva in un unico software

    Firenze settembre 2013:

    Arcadoc gestione documentale, protocollo informatico, conservazione sostitutiva in un unico software

    Aeffegroup presenta la piattaforma flessibile e modulare di gestione documentale Arcadoc una soluzione semplice ed efficace per migliorare e supportare l’archiviazione della documentazione.

    Oltre al modulo base che si concentra sulla gestione documentale ed il controllo degli accessi ai documenti e alla loro distribuzione anche via web abbiamo altri moduli dedicati rispettivamente alla gestione del protocollo informatico e alla conservazione sostitutiva dei documenti.

    Inoltre tutta l’efficienza di Arcadoc è da poco disponibile anche nella versione Cloud per ogni suo modulo. Questo permette ai clienti di Arcadoc un ampio ventaglio di soluzioni nella gestione documentale.

    In particolare, il nuovo software gestionale consente di rendere disponibile via web, anche su piattaforma mobile, una copia elettronica dei documenti a tutti gli utenti dell’azienda. Arcadoc permette di aumentare l’efficienza nello stoccaggio e distribuzione delle informazioni aziendali controllando in maniera capillare la distribuzione dei documenti.

    Inoltre grazie al modulo apposito Arcadoc facilita la gestione documentale del protocollo informatico in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale ex CNIPA ex DigitPA.

    Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione sostitutiva dei documenti.

    La soluzione per la conservazione sostitutiva di Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze

    Per maggiori informazioni si prega di visitare www.arcadoc.it, chiamare lo 055.88.27.336

    Contatti:

    David Angelozzi

    Responsabile Ufficio Stampa Aeffegroup

    Tel.: +39 055.88.27.336

    Mob. +39 346.8447409

    [email protected]

  • Protocollo informatico come ridurre i tempi in azienda

    Le segreterie di uffici e aziende sono sempre più sommersi da faldoni pieni di carta, pieni di polvere e difficili da sfogliare. Per ovviare al problema dell’accumulo di carta, polvere e ai grandi spazi richiesti per l’archivio, si può utilizzare il protocollo informatico. Questo sistema di archiviazione consente di dematerializzare i documenti rendendoli digitali e fornendo così una facile e veloce consultazione.

    Tutte le singole pratiche saranno abbinate ad un numero di protocollo che ne consentirà il facile recupero e l’immediata consultazione. In caso di modifiche dei documenti basterà protocollare il nuovo fascicolo con il numero del precedente e tute le eventuali modifiche resteranno nello storico per avere sempre una visione completa di tutta la documentazione. I nuovi sistemi di gestione dei documenti per venire sempre più incontro alle esigenze delle aziende consentono di amministrare in maniera intuitiva svariati numeri di protocolli diversificati per risorse interne e clienti.

    Il protocollo informatico consente di poter consultare i documenti in ogni momento lo si ritenga opportuno, ad esempio se è stata programmata una riunione improvvisa per valutare l’andamento di un progetto aziendale in pochi istanti si potranno visualizzare o stampare tutti i file utili all’incontro. La dematerializzazione dei diversi falconi consente una facile, veloce e sicura condivisione con i collaboratori esterni quali consulenti del lavoro, avvocati, commercialisti etc.

    In questa maniera verranno ridotti nettamente i tempi necessario per l’adempimento di ogni pratica, perché il tutto avverrà per via telematica senza bisogno di spostamenti o di invii della documentazione.

    L’utilizzo del protocollo informatico ha permesso alle aziende di sveltire i tempi di consultazione e gestione del proprio archivio, consentendo una facile condivisione di dati con le risorse interne e i collaboratori esterni. Tale sistema informatico è un valido supporto per le imprese che desiderano essere al passo con i tempi ed investire in maniera ottimale il tempo e il denaro.

  • Gestire i flussi documentali: il protocollo informatico

    Oggi nelle aziende e nelle pubbliche amministrazioni la gestione dei flussi documentali deve necessariamente essere effettuata in maniera informatizzata. Pensare di rinunciare ad una gestione di questo tipo sarebbe impossibile e porterebbe a grossi problemi nel flusso di lavoro.

    Ma cos’è il protocollo informatico? Per la sua definizione tecnica rimandiamo al Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1). In questa sede ci limitiamo a dire che il protocollo informatico è quel protocollo che consente alle aziende e alle PA di gestire i propri documenti in maniera informatizzata; l’implementazione del protocollo informatico consente di certificare la provenienza dei documenti e la loro data di acquisizione, consentendo quindi di identificarli in modo univoco.

    Le PA hanno l’obbligo di realizzare un protocollo informatico e la legge prevede la presenza di una specifica figura, denominata Responsabile del servizio di protocollo informatico. Per le pubbliche amministrazioni il protocollo informatico ha un duplice obiettivo. Oltre all’obiettivo di agevolare il flusso di documenti infatti c’è anche l’obiettivo di rendere i documenti più facilmente consultabili, anche da parte dei cittadini che ne hanno bisogno. Il tutto quindi non è solo volto ad ottenere uno snellimento del flusso di lavoro e un’ottimizzazione dell’efficienza, ma anche una massimizzazione della trasparenza nei confronti dei cittadini.

    Implementare un protocollo informatico non è affatto un’impresa semplice, anzi è molto più complesso di quanto si possa pensare. Fortunatamente oggi esistono numerose aziende specializzate in questo tipo di attività. È importante che ad occuparsi del protocollo informatico sia un’azienda specializzata e competente, in grado di analizzare le caratteristiche del lavoro dell’azienda e di offrire quindi un servizio personalizzato, adatto alle sue specifiche esigenze.