Le attività di back office sono tutte quelle attività che non prevedono un contatto diretto con il pubblico. Per definizione le attività di back office si oppongono a quelle di front office, come quelle di Contact Center o Call center inbound e outbound. Tipiche attività di back office, invece, sono la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, l’archiviazione elettronica documentale e i processi di document management. Back office e front office sono, a loro volta, due grandi macrocategorie distintive dei servizi di BPO – Business Process Outsourcing: per BPO si intende l’esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali come, da un lato quelle di Contact Center Multicanale e dall’altro quelle di gestione documentale.
Perchè un’azienda dovrebbe scegliere di esternalizzare, ad esempio, proprio le attività di back office? Per definizione, il back office racchiude una serie di attività ripetitive a volte caratterizzate periodicamente da elevati carichi di lavoro. Esternalizzare le attività di back office significa liberare le risorse da questo carico di attività e renderle disponibili per svolgere e sviluppare, piuttosto, quelle che costituiscono il core business aziendale. Quando un’azienda decide di esternalizzare le attività di back office, si affida ad una società specializzata nell’erogazione di servizi di BPO. Una società, quindi, capace di garantire professionalità, competenza ed livelli elevati di servizio.
Affidare un servizio o un’attività interna in outsourcing, significa anche trasformare i costi da fissi in variabili, eliminando quelle tipiche rigidità economico-finanziarie che impediscono alle aziende di cogliere con dinamismo le nuove opportunità di business presenti nel mercato. La trasformazione dei costi fissi in variabili e l’ottimizzazione delle risorse e dei processi interni rendono l’organizzazione più snella, flessibile e veloce nel rispondere alle sfide del mercato e adattarsi alle trasformazioni economiche.
Detto questo, non resta altro da fare che scegliere il fornitore di servizi a cui rivolgersi. La soluzione più conveniente per risparmiare tempo e ottimizzare così l’organizzazione aziendale consiste, senza dubbio, nello scegliere un vero e proprio ‘consulente’ capace di erogare una vasta gamma di servizi e di supportare l’azienda anche sotto il profilo IT – Information Technology. Ha sede a Napoli Cesaweb, che si propone come un vero e proprio partner della strategia aziendale. Cesaweb è una società specializzata nell’erogazione di servizi ICT – Information & Communication technology: Contact Center Multicanale (Call center inbound e outbound), Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica. Cesaweb, inoltre, inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); infine, tra le nuove aree di business, la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali il commercio elettronico.
L’unità operativa dedicata in Cesaweb ai servizi di back office si occupa per il cliente della gestione documentale (pratiche, contratti, etc.), dell’archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti, della gestione documentale elettronica. Laddove, trasformare e gestire tutti i documenti dell’azienda dal formato cartaceo a quello elettronico significa ridurre costi e tempi legati alla gestione tradizionale dell’archivio. Infine, Cesaweb si è specializzata nel back office finanziario, inteso come l’insieme delle attività di back office gestite per conto di società finanziarie e distributori di prodotti finanziari. In verità le attività svolte da Cesaweb per queste società sono molte di più: Cesaweb, infatti, si occupa dell’intero processo che va dal contatto telefonico dei clienti potenziali fino alle attività che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l’erogazione del finanziamento.