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Tag: gestione documentale

  • Front office e Back office: i servizi di call center e document management

    Le attività di front office comprendono tutte quelle attività che hanno un contatto diretto con la clientela come la gestione di informazioni, richieste e reclami o la gestione del numero verde di un’azienda. Le attività di back office, invece, includono tutte le attività che non prevedono un contatto diretto con la clientela come la gestione documentale o document management, l’archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica dei documenti per la trasformazione e la gestione degli archivi da cartacei in digitali.
    Le attività di front office e di back office fanno parte di una strategia di BPO – Business Process Outsourcing, intesa come una strategia di esternalizzazione di servizi e attività aziendali. Oggi il BPO o l’outsourcing delle attività di front office e back office è la strategia delle aziende che intendono ridurre i costi e ottimizzare le risorse, contribuendo a migliorare l’efficienza dell’organizzazione. Esternalizzando i servizi di front office e backoffice, come la gestione della clientela o customer care, e quelli di back office, come l’archiviazione elettronica dei documenti, l’azienda acquista un assetto più dinamico che le consente di rispondere velocemente ad opportunità di business nuove, e di garantire livelli elevati di servizio anche per quelle attività che non ne costituiscono il core business.
    Nel caso della gestione della clientela, esternalizzare questa attività affidandola ad un Call Center specializzato significa garantirsi una gestione del Customer care eccellente senza costi fissi e risorse interne dedicate a questa attività.
    Per quanto riguarda il back office, le attività di gestione documentale (document management, archiviazione elettronica o ottica dei documenti) sono tipicamente scandite da picchi caratterizzati da elevati moli di lavoro e da attività particolarmente ripetitive. Esternalizzare le attività di back office significa liberare le risorse dallo svolgimento di queste attività e dedicarle ad attività che costituiscono il core business aziendale.
    Per esternalizzare efficacemente tutte le attività di front office e backoffice, è consigliabile trovare un fornitore unico di servizi che sia capace di offrire anche un adeguato supporto tecnico attraverso servizi IT – Information technology specializzati.
    Tra i fornitori di servizi di BPO in Italia, ha sede a Napoli Cesaweb SpA, società specializzata nell’erogazione di servizi di ICT – Information and Communication technology. Cesaweb si propone come un vero e proprio partner della strategia aziendale attraverso una vasta gamma di servizi: Call Center Multicanale, Back office, Sviluppo software, Hosting e facility Management, Forniture hardware e software, Assistenza sistemistica, sistemi di Videosorveglianza, servizi di E-commerce e Web marketing.

    Per contattare Cesaweb e chiedere informazioni sui servizi di front office e back office, CLICCA QUI.

  • I vantaggi della de materializzazione per il business aziendale

    Dematerializzare oggi per le aziende non significa solo eliminare la carta ma adottare un approccio fondato sui moderni principi del Document Management. Il Document management o gestione documentale è l’insieme di strumenti e metodologie necessarie per la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti. Utilizzare in azienda software e piattaforme web per il document management unitamente ai processi di business aziendale, permette di ridurre i costi ed ottimizzare i processi “document centric”, cioè quelli legati alla contabilità, all’amministrazione, alla gestione delle pratiche e degli archivi. A monte del processo abbiamo la dematerializzazione, intesa come la progressiva eliminazione della carta in azienda, attraverso la digitalizzazione dei documenti che da cartacei diventano informatici. La dematerializzazione consente di adottare una politica aziendale fondata sul rispetto per l’ambiente, che costituisce un valore aggiunto agli occhi della clientela; di risparmiare costi, riducendo lo spazio e il tempo necessario all’archiviazione fisica delle pratiche; di ottimizzare le risorse aziendali che riducendo il tempo dedicato all’archiviazione possono essere impiegati in diverse aree di business. Ottimizzare i costi e le risorse significa, in ultimo, incrementare l’efficienza dell’organizzazione. A valle abbiamo, invece, da un lato l’attività di archiviazione ottica dei documenti e dall’altra quella di backoffice. Dove per archiviazione ottica si intende la digitalizzazione dei documenti cartacei e la gestione delle informazioni tramite un archivio elettronico all’interno del quale i documenti possono essere consultati in qualunque momento e da qualsiasi luogo, tramite autorizzazioni e permessi di accesso. Inoltre, i documenti digitali, sostituendo i faldoni, possono essere rielaborati o distribuiti senza occupare alcuno spazio fisico. Il backoffice, invece, consiste nella gestione di pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Per dematerializzare e trasformare i documenti cartacei in documenti informatici, quindi adottare una strategia di document management, è necessario utilizzare tecnologie e software che permettano di controllare l’intero ciclo di vita dei documenti, ovvero un flusso che procede dalla dematerializzazione alla gestione, dall’archiviazione alla distribuzione all’interno dell’azienda. L’implementazione di piattaforme e software per l’attività di backoffice e di document management offre i seguenti vantaggi:
    • rintracciabilità dei documenti, sempre e dovunque;
    • un elevato livello di sicurezza, ovvero maggior protezione, all’interno ed all’esterno, del patrimonio di dati e documenti aziendali;
    • l’eliminazione dei rischi dovuti alla perdita di informazioni e deperibilità dei documenti nel tempo;
    • una miglior immagine verso l’esterno, grazie ad una politica di rispetto per l’ambiente.
    Il panorama delle aziende che si occupano di backoffice e di archiviazione ottica dei documenti è molto ampio. Più ristretta la nicchia di quelle che non si limitano a gestire la fase di start up della dematerializzazione, con il backoffice e l’archiviazione elettronica, ma che si preoccupano di sviluppare ex novo le tecnologie – piattaforme web, software e CRM – necessari per le gestione dei flussi. Caso aziendale di successo è Cesaweb S.p.A., azienda specializzata nel settore dell’Information e Communication Technology. Ogni giorno Cesaweb, con efficienza e professionalità studia assieme al cliente la soluzione migliore per gestire le attività di backoffice e archiviazione elettronica, seguendo il processo passo dopo passo e sviluppando, laddove è necessario, la tecnologia adatta. Si tratta di software e di piattaforme web a cui è possibile accedere via browser, facili da utilizzare ed accessibili. Inoltre, nell’ottica di una costante crescita della quantità e della qualità dei servizi offerti, Cesaweb eroga anche servizi di Contact Center Multicanale – inbound e outbound – Hosting e Facility Management. Mission aziendale di Cesaweb è quella di sostenere l’azienda cliente nella gestione dei contatti con i propri clienti, nei processi interni e nei servizi ICT: una reingegnerizzazione delle procedure che porti all’innovazione dei processi e che costituisca un vantaggio competitivo ineguagliabile.

  • Documenti aziendali, dall’analogico al digitale

    Come avviene la conservazione sostitutiva dei documenti informatici? Legalmente, secondo la Delibera del Cnipa del 19 febbraio 2004, la conservazione sostitutiva di documenti informatici, e delle relative impronte, avviene attraverso una memorizzazione digitale in supporti idonei. Questo processo si esaurisce con l’apposizione sia del riferimento temporale sia della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, il quale ha il compito di attestare il corretto svolgimento del processo. Mentre per quanto riguarda la conservazione sostitutiva di documenti analogici, è sempre la stessa Delibera del CNIPA ad attestare lo svolgimento di tale processo : memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici e apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale sempre da parte del responsabile della conservazione.

    Sui documenti aziendali definiti “unici” va detto che oltre al riferimento temporale e alla firma digitale, apposti dal responsabile della conservazione, deve essere presente anche il riferimento temporale e la firma digitale di un pubblico ufficiale che ne attesta la conformità tra documento originale e quanto registrato. Nell’ambito della gestione documentale, la distruzione del documento analogico è consentita, legalmente, solo al termine della procedura di conservazione sostitutiva, cioè quando il documento da analogico è diventato digitale e presenta le apposizioni del caso quindi data e firma del responsabile.

  • Firma digitale, a processo per contraffazione

    Contraffare la richiesta della firma digitale alla Camera di commercio è un reato per meglio dire un reato di falso in atto pubblico. Questo quindi diventa un crimine perseguibile d’ufficio, a differenza del reato di falso in scrittura privata che viene punito con la semplice querela. Il reato di falso in scrittura privata è la nomina inconsapevole di un amministratore di società “imitandone” la firma elettronica. Con questo decreto la Corte di Cassazione annulla una decisione del Gip cioè quella che aveva escluso la possibilità di procedere contro un imprenditore per difetto di querela. L’accusa che era stata mossa, nei confronti del socio di una Srl, era di aver inserito nel verbale d’assemblea il nome, di un legale rappresentante, a sua insaputa, riproducendone la firma elettronica. L’amministratore, venuto a conoscenza della manovra, si è rivolto alla Guardia di Finanza per protestare e denunciare la non conoscenza della società che aveva “l’onore” di rappresentare. Il giudice per le indagini preliminari non era sufficiente a costituire istanza di punizione il disconoscimento in toto. Mentre di opinione diversa è il Pm il quale non considera la dichiarazioni rese alla Guardia di finanza assimilabili alla querela e per di più sottolinea l’errata scelta di catalogare entrambi i comportamenti dell’imprenditore come “falso in scrittura privata”.

    Questo perché la firma digitale, nell’ambito della gestione documentale della pubblica amministrazione, ha una doppia garanzia.

  • Continua la promozione di Digitale Legale sul pacchetto a consumo

    Rinnovata la promozione di Digitale Legale sul pacchetto a consumo di archiviazione sostitutiva. Archiviazione digitale dei documenti contabili, amministrativi e del personale che per legge le aziende devono conservare, indicizzazione avanzata per non perdere mai i propri documenti, creazione di lotti di consultazione, apposizione della firma digitale e della marca temporale per adempiere a tutti gli obbligi normativi vigenti: tutto ad un canone annuale bloccato di 500 euro. Uno sconto che equivale a ben il 40% in meno rispetto al prezzo di listino.

    Il pacchetto pay per use è la soluzione ideale per gestire grandi flussi di documenti senza investimento di tempo, spazio e denaro. digitale Legale fornisce server, sistemi di sicurezza, competenze tecnologiche e consulenza specialistica necessarie per fare del document management la leva di crescita di una azienda.

    Il document management e l’archiviazione sostitutiva abbattono i costi, ottimizzano le risorse ed eliminano faldoni e carta riducendo l’impatto ambientale dell’azienda e migliorando la sua brand reputation.

  • Promozione esclusiva su Digitale Legale Pay Per Use

    Al via oggi una promozione imperdibile sui servizi in outsourcing di archiviazione sostitutiva e document management di Digitale Legale. Le prime 10 persone che acquisteranno sul sito il Pacchetto Pay Per Use pagheranno un canone annuale di 500 euro invece degli 800 euro previsti dal listino ordinario. Il pacchetto pay per use è la soluzione ideale per chi deve gestire grandi flussi di documenti e non dispone in organico persone con le competenze tecnologiche e le conoscenze giuridiche di natura specialistica che sono necessarie per una gestione ottimale. Il pacchetto Pay Per Use in offerta speciale ti permette di archiviare in maniera digitale i documenti contabili, amministrativi e fiscali secondo le procedure fissate dalla normativa vigente in materia di firma digitale e marca temporale. Puoi così abbattere i costi, ottimizzare le risorse ed eliminare definitivamente la carta. La tua azienda ottimizza gli investimenti, riduce il suo impatto sull’ambiente e migliora la reputazione legata al suo nome.Cosa aspetti? Non farti sfuggire la migliore soluzione di archiviazione sostitutiva.

  • Soluzioni avanzate di archiviazione digitale sostitutiva

    Digitale Legale, leader nel Document Management e nell’archiviazione sostitutiva per aziende e professionisti, offre il pacchetto small ad un prezzo esclusivo. Per tutta questa settimana, fino al 11/03/2011, sul pacchetto small è previsto uno sconto sconto del 30%. La gestione documentale fatta secondo le procedure dell’archiviazione sostitutiva a norma di legge, cioè con l’apposizione di firma digitale e marca temporale, permette di abbattere i costi, ottimizzare le risorse ed eliminare definitivamente la carta. La tua azienda riduce così il suo impatto sull’ambiente e migliora la sua brand reputation. Se gestisci un flusso di documenti di piccole dimensioni e non hai in organico persone con le competenze tecnologiche e le conoscenze giuridiche di natura specialistica che sono necessarie per una gestione ottimale della documentazione fiscale, contributiva e previdenziale, l’archiviazione sostitutiva digitale è la soluzione giusta per te. Il pacchetto Small è indicato per la gestione di piccoli flussi di documenti senza sprechi e incombenze pratiche derivanti alla gestione tradizionale dei documenti cartacei. Con il pacchetto Small di Digitale Legale in outsourcing fai conservazione sostitutiva a norma di legge sfruttandone tutte le opportunità: riduzione dei costi di gestione e ottimizzazione delle risorse.

  • Firma digitale, autenticità e veridicità di un documento

    “L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodi di identificazione informatica” è la firma digitale.

    Elemento importante nell’ambito della gestione documentale e della posta elettronica certificata.

    Attraverso la firma digitale è possibile attestare l’autenticità del mittente e di convalidare l’integrità del documento firmato. La procedura per generare un documento firmato digitalmente si costruisce attraverso cinque fasi :

    1. il calcolo dell’impronta del documento ;

    2. l’ esecuzione della cifratura dell’impronta del documento attraverso l’utilizzo della chiave privata;

    3. l’ inserimento del certificato rilasciato dall’Autorità di certificazione ;

    4. l’inserimento del documento ;

    5. la spedizione del tutto in una busta al destinatario.

    Questa firma digitale è importante anche perché quando il destinatario riceve il documento via e-mail grazie alle firma riesce a constatare la veridicità e l’integrità del documento ricevuto.

    Adesso la firma digitale può anche applicata ai documenti PDF non solo più ai documenti word. Questo passo avanti è stato fatto perché questo genere di file sta prendendo sempre più piene tra i documenti aziendali. Oltre alla posta elettronica certificata, nel kit della gestione documenti sono presenti anche la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva che fanno parte del processo di passaggio da cartaceo a digitale.


  • DIGITALE LEGALE 1.1 PER ALFRESCO

    Il document management è un settore in continua evoluzione. Le norme relative all’archiviazione sostitutiva si susseguono molto rapidamente perché legate essenzialmente all’obsolescenza delle tecnologie. Le aziende, quindi, pur avendo trovato nell’archiviazione sostitutiva una modalità di gestione più economica ed efficiente dei documenti fiscali, contabili e del personale, sono spesso costrette a farsi carico delle spese di aggiornamento che costantemente sono imposte dagli adeguamenti normativi. Per questo Digitale Legale ha studiato soluzioni di archiviazione sostitutiva in grado di sollevare i clienti da ogni preoccupazione e incombenza pratica. Grazie al lavoro continuo di un team di tecnici specializzati, i software di document management e le soluzioni di archiviazione digitale per Alfresco sono costantemente aggiornate e in linea con le ultime disposizioni di legge. Proprio nel mese di febbraio è stata rilasciata la versione 1.1 di Digitale Legale per Alfresco che ha adeguato il software di documenti management alle procedure di generazione della firma digitale previste dal DCPM 30/3/2009 e dalla Deliberazione CNIPA 45/2009. La precedente procedura di generazione della firma digitale prevedeva che il DIGEST, cioè il riassunto del file-firma cifrato attraverso la chiave privata associata al dispositivo del titolare, venisse creato con algoritmo SHA-1 e che la cifratura fosse realizzata con algoritmo di RSA (Rivest-Shamir-Adleman). Ma le debolezze scoperte nell’algoritmo di Digest SHA-1 hanno spinto il legislatore ad imporre l’introduzione di una versione più robusta appartenente alla stessa famiglia di algoritmi, lo SHA-256; la cifratura dovrà essere effettuata con algoritmo RSA e chiave a 1024 e il tutto dovrà essere ricomposto nel formato CAdES (CMS Advanced Electronic Signature). Il termine ultimo previsto per l’adeguamento delle procedure è il 30 Giugno 2011, ma Digitale Legale ha scelto di approntare da subito gli adeguamenti necessari al rispetto della normativa europea. Proprio in adeguamento a tale normativa, Digitale Legale per Alfresco 1.1 utilizza l’algoritmo Digest SHA-256 e il formato CAdES per la generazione della firma digitale.

  • La ridondanza dei contenuti, i messaggi elettronici dalle email alle PEC

    L’e-mail, o in italiano posta elettronica, è stata forse il primo servizio ad essere implementato subito dopo la nascita di Internet.

    Come per l’invenzione dell’automobile, in cui le prime versioni altro non erano che delle carrozze a motore, anche la posta elettronica ha ereditato tutti gli aspetti della posta cartacea. A differenza della registrazione dei domini per i quali è necessario fornire i dati identificativi del proprietario di quel dominio, per le comuni e-mail l’apertura di una casella elettronica non è mai stata soggetta a dei paletti rigidi. Chiunque può creare una casella di posta elettronica gratuitamente fornendo anche dei dati non veri, compilando un semplice form.

    Nel corso degli anni, con il crescere delle comunicazioni elettroniche è divenuta opinione diffusa, sfruttare tutti i vantaggi che può offrire le comunicazioni trasmesse via Internet. Ma se l’uso delle comunicazioni epistolari elettroniche è cresciuto, l’adozione dei più comuni standard di sicurezza connessi stenta ancora a decollare. Per esempio, se nel nostro client di posta elettronica modifichiamo l’indirizzo e-mail del mittente possiamo mandare una mail con caselle di qualsiasi tipo assumendo “un’altra identità“: [email protected] oppure [email protected].
    Anche se spedissimo un messaggio dalla nostra personale casella di posta elettronica chi certifica se quella casella è in nostro possesso? E’ lo stesso funzionamento delle carte d’identità; queste vengono rilasciate dal comune di residenza che certifica che la persona della foto, nata il, etc., ha una determinata identità.

    Su Internet, come nella vita reale, l’identità digitale o gli strumenti di comunicazioni elettronici vengono riconosciuti legalmente solo quando un soggetto terzo certifica che l’identità di una persona o ente è abbinata a un domicilio elettronico, firma digitale o altro. Le implicazioni che riguarda la trasmissione delle mail non riguardano solo l’identità del proprietario di una casella e-mail ma comprendono anche altri argomenti quali la trasmissione di un messaggio da un server ad un altro, l’integrità dei dati trasmessi, le dimensioni dei file tutti aspetti che non tratteremo in questo articolo.

    La riflessione da fare è la seguente: “su Internet l’URL di un pagina ha un indirizzo univoco che identifica il dominio e il contenuto”. Questo contenuto non viene ripetuto e copiato in tutti i server del mondo a chi vuole leggere la pagina, ma viene messo a disposizione per chi ne vuole prendere visione. Invece per le e-mail, compresa la posta elettronica certificata (PEC), la logica è la stessa del cartaceo, vengono trasmessi i contenuti, quindi copiati dal PC del mittente al server del mittente, da questo al server del destinatario fino al PC del destinatario.
    Quattro o più passaggi in cui il messaggio rischia di essere intercettato. Il contenuto è sempre lo stesso, ma viene spostato come se fosse un plico fisico quando, invece, potrebbe rimanere sempre sullo stesso server: ad esempio, il server del gestore del servizio di posta elettronica del mittente. Ci sono delle novità tecnologiche che procedono in questa direzione. Quest’anno è entrato sul mercato il servizio CuDoMa che ha introdotto un sistema per comunicare in modo sicuro e protetto. A differenza della posta elettronica tradizionale, in cui il documento allegato viaggia da un server a un altro, con il sistema di gestione documentale offerto da CuDoMa, il file rimane sempre all’interno di un solo server, protetto e trasmesso al momento della richiesta in modalità streaming HTTPS con trasmissioni crittografate fino a 256 bit.
    L’evoluzione tecnologica corre veloce e dovrebbe assicurarci a breve comunicazioni semplici e ipersicure.