“L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodi di identificazione informatica” è la firma digitale.
Elemento importante nell’ambito della gestione documentale e della posta elettronica certificata.
Attraverso la firma digitale è possibile attestare l’autenticità del mittente e di convalidare l’integrità del documento firmato. La procedura per generare un documento firmato digitalmente si costruisce attraverso cinque fasi :
1. il calcolo dell’impronta del documento ;
2. l’ esecuzione della cifratura dell’impronta del documento attraverso l’utilizzo della chiave privata;
3. l’ inserimento del certificato rilasciato dall’Autorità di certificazione ;
4. l’inserimento del documento ;
5. la spedizione del tutto in una busta al destinatario.
Questa firma digitale è importante anche perché quando il destinatario riceve il documento via e-mail grazie alle firma riesce a constatare la veridicità e l’integrità del documento ricevuto.
Adesso la firma digitale può anche applicata ai documenti PDF non solo più ai documenti word. Questo passo avanti è stato fatto perché questo genere di file sta prendendo sempre più piene tra i documenti aziendali. Oltre alla posta elettronica certificata, nel kit della gestione documenti sono presenti anche la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva che fanno parte del processo di passaggio da cartaceo a digitale.
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