Sarebbe logico aspettarsi che i documenti cartacei appartengano al passato, ma è sufficiente entrare in una qualunque azienda italiana di provincia per ritrovarsi di fronte a montagne di documenti cartacei: amministrativi, DDT, fatture, contratti e compagnia.
La realtà dei fatti è che il sistema-Italia ha ancora molta strada da fare, sebbene l’opinione pubblica e la politica siano innamorate del concetto di digitalizzazione,
I problemi fondamentali in questo caso sono due e tra loro collegati: la corretta sistemazione dell’archivio e la possibilità di rintracciare nella montagna di documenti quello che si sta cercando.
L’archivio cartaceo è considerato qualcosa di inutile, salvo poi quando serve cercare proprio quel documento che serve. Generalmente infatti l’archivio cartaceo dell’azienda si trova in luoghi decisamente non adatti alla conservazione dei fascicoli: scantinati umidi, sottoscala, ripostigli.
L’altro problema è appunto quello della ricerca dei documenti. Un archivio costituito da 120 pile di faldoni in un sottoscala, sul quale non è mai stata condotta un’operazione di scarto archivistico rende praticamente impossibile la ricerca di un documento specifico.
E questo è un bel problema quando si pensa di digitalizzare: perché digitalizzare un archivio abbandonato e mai riordinato non solo è un’operazione costosa, ma pure inutile. Si riproduce semplicemente in formato digitale il caos che si ha fisicamente nel sottoscala.
Che fare dunque? Fondamentalmente due cose: ridurre a monte la produzione del cartaceo e gestire in maniera oculata quello a valle.
Nel primo caso, in questo senso, bisogna riconoscere che negli ultimi anni si sono fatti dei notevoli passi avanti: la PEC si sta affermando uno strumento straordinariamente efficace per eliminare la fisicità del documento conservandone il potere legale e amministrativo. Più flussi documentali sono gestiti attraverso i gestionali PEC, meno carta si produce e meno carta si deve stoccare.
Nel secondo caso, la soluzione è rivolgersi a dei professionisti che si occupino di fare quattro cose: ricognizione dell’archivio esistente e prima schedatura; identificazione dello scarto; seconda schedatura e riordino effettivo con conservazione in struttura adeguata; eventuale digitalizzazione mirata.
In Italia ci sono aziende che si occupano dell’una e dell’altra parte offrendo un servizio unico. È il caso di Euroged, azienda italiana che si occupa sia di offrire una soluzione per la gestione pec all’avanguardia, che della gestione a 360 gradi dell’archivio, offrendo soluzioni di survey, scarto, conservazione dell’archivio in outsourcing nei propri locali e digitalizzazione dei documenti su richiesta da parte del cliente.