L’articolo 16 del decreto legge n. 185 del 29/11/2008, convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009, rende obbligatorio l’uso della posta elettronica certificata (pec) per le pubbliche amministrazione, le aziende e per i professionisti iscritti ad albi.
In molti altri casi la normativa in materia di trattamento di dati personali interagisce con altre normative (solo per fare un esempio, si pensi allo Statuto dei lavoratori) ma, nel caso delle disposizioni previste dalla legge n. 2 del 2009, si tratta sicuramente di una novità importante in materia di riservatezza e di tutela delle informazioni aziendali che “viaggiano” in rete.
Come previsto dalla legge, tutte le nuove imprese costituite in forma societaria sono tenute ad aprire e quindi ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Le imprese già costituite in forma societaria, invece, hanno 3 anni di tempo dall’entrata in vigore della legge per indicare la propria casella pec al registro delle imprese. L’iscrizione dell’indirizzo pec nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato devono comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo pec entro un anno dall’entrata in vigore della legge. Gli ordini e i collegi devono pubblicare in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo pec.
Per aziende e professionisti l’indirizzo di posta elettronica certificata può essere sostituito da un analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Maggiori informazioni al riguardo si possono avere consultando il sito italiano di Wikipedia http://it.wikipedia.org alle voci “posta elettronica certificata”, “firma digitale” e “OpenPEC” (quest’ultimo è un software opensource che realizza un sistema di posta elettronica certificata).
L’obbligo di utilizzare un sistema pec (o analogo) per le comunicazioni tra imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni, può contribuire a realizzare nelle aziende e negli studi professionali un sistema di protezione dell’integrità, della disponibilità e della confidenzialità dell’informazione automatizzata e quindi a realizzare una “privacy compliance” più aderente al sistema di protezione dei dati personali configurato dal testo unico sulla privacy (D.Lgs. 196/03).
Per i dettagli vedi www.federprivacy.it portale della federazione italiana della privacy
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