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Tag: organizzazione eventi aziendali

  • Il viaggio d’affari: una strategia di sviluppo per aziende

    Sempre più aziende nel nostro Paese e nel mondo scelgono la formula del viaggio d’affari per i propri dipendenti come strategia di sviluppo del business.

     

    Per un numero crescente di aziende, il viaggio d’affari è ormai una prassi legata a una strategia precisa: quella dell’accrescimento del proprio business a livello internazionale. Ma c’è anche un’altra ragione per cui le aziende oggi aumentano il volume dei viaggi, anche se essi non sono strettamente legati a un meeting: il viaggio per il dipendente rappresenta un incentivo alla produzione, un premio legato alla sua professionalità.

    Molte aziende prolungano la durata del business travel concedendo ai dipendenti dei giorni per il relax personale e per lo svolgimento di attività parallele a quelle lavorative. Legare il viaggio di piacere a quello d’affari porta a due importanti risultati: l’incentivazione a produrre di più e la motivazione a produrre meglio, che si basano entrambe su una serie di meccanismi psicologici legati al desiderio di emergere, di dimostrare il proprio valore e di vedere riconosciuti i meriti personali del successo aziendale.

     

    I professionisti dei viaggi incentive

    Il fenomeno dei viaggi incentive non è nuovo: le aziende che negli anni hanno usufruito di questa formula “premio” sono state tantissime, specialmente negli Stati Uniti e nel Nord Europa. Oggi questo tipo di viaggio spopola anche in Italia, dove esistono figure professionali altamente specializzate nella progettazione di viaggi incentive che sanno rispondere alle esigenze dei committenti e mirano alla realizzazione degli obiettivi di marketing delle aziende.

    Non è solo la meta del viaggio ad essere oggetto di studio da parte delle agenzie: anche il programma va studiato, e può essere arricchito da attività di team building, momenti di aggregazione sociale o attività sportive. Spesso, durante i viaggi incentive, i dipendenti partecipano a meeting e congressi. L’organizzazione di un viaggio incentive, così come di tutte le attività ad esso correlate, richiede precise capacità e specializzazioni. Esistono almeno tre figure professionali in questo campo:

    • Incentive House: agenzie che curano i progetti di incentivazione in tutti i loro aspetti: ideazione, implementazione e comunicazione;
    • DMC (Destination Management Company): agenzie di viaggi specializzate in un determinato territorio, in grado di organizzare i servizi logistici necessari alla realizzazione del progetto, eventualmente ideato da forze interne alle aziende stesse o da altre agenzie.
    • Agenzia di comunicazione: specializzate nella gestione dell’immagine che possono quindi inserire l’organizzazione di un viaggio d’incentivazione all’interno di un progetto di posizionamento dell’azienda sul mercato.

    Tra le tre figure professionali prese ad esempio, le agenzie DMC sono senz’altro le più interessanti dal punto di vista del viaggio incentive, poiché possono sia progettare che organizzare fattivamente il viaggio e le attività aziendali correlate. Una comodità non da poco, poiché il committente ha un unico referente al quale rivolgersi per qualsiasi evenienza.

    In Italia, le agenzie DMC e i rappresentanti del turismo d’affari riconosciuti a livello internazionale sono in numero discreto: parliamo per lo più di agenzie di viaggi dell’Emilia Romagna, una regione molto attenta a questo tipo di realtà, che ha saputo sfruttare negli anni il potenziale economico del viaggio incentive.

    In Emilia Romagna, una città molto attiva e pronta a cogliere le richieste delle aziende è Parma, che per il suo tessuto industriale, la ricca offerta gastronomica e le bellezze artistiche si pone come meta ideale per i viaggi incentive, le attività di team building e i congressi. L’organizzazione di meeting a Parma ha raggiunto livelli veramente autorevoli, capaci di richiamare aziende da tutto il territorio nazionale e anche internazionale.

  • Come organizzare un evento aziendale per il marketing

    Gli eventi aziendali sono, prima di ogni altra cosa, risorse di marketing attraverso cui un brand sponsorizza se stesso presso gli organi di stampa, i partner, gli stakeholder e il pubblico. Negli ultimi anni, gli investimenti nell’organizzazione eventi aziendali a Milano, Roma e in tutte le principali province italiane, sono aumentati in maniera significativa: le aziende hanno compreso l’importanza di una comunicazione strutturata e capace di coinvolgere lo spettatore in maniera totale, secondo quelli che sono i dettami del marketing esperienziale. Ma come si organizza un brand event di successo?

    Prima fase: fissare gli obiettivi

    Prima di comprendere come organizzare un evento aziendale occorre comprendere perché si vuole investire in un evento. Le ragioni possono essere le più molteplici: per sponsorizzare un nuovo prodotto, per festeggiare una ricorrenza di particolare rilevanza nella storia dell’impresa o anche solo per consolidare il rapporto con il proprio territorio. A seconda dello scopo che si vuole perseguire sarà molto più semplice individuare il format più appropriato, che dovrà tenere conto anche del target cui esso si rivolge.

    Stabilire un budget

    Scelti obiettivi e tipologia di evento, bisogna tracciare un confine operativo, ovvero vanno fatti i conti con il budget a disposizione. Il preventivo di spesa dovrà essere dettagliato e considerare ogni voce di spesa prevista: l’affitto del locale, il costo della manodopera coinvolta, le spese di catering (se previste), gli addobbi, ecc. La definizione del budget è un’operazione complessa e che richiede tempo; qui, agire con largo anticipo permette di acquisire il maggior numero di preventivi possibile per ogni servizio e scegliere i fornitori più adatti, ottimizzando le risorse.

    Curare la coerenza dei contenuti

    L’evento marchio è estensione dell’identità del brand e deve saper racchiudere i suoi valori, la sua storia, le sue evocazioni simboliche. La coerenza è un elemento portante e non deve mai essere posta in secondo piano. I partecipanti si aspettano di assistere a un evento che sia specchio dell’azienda che lo organizza.

    Promuovere su tutti i canali

    Una volta stabiliti data, luogo e tipologia di evento, può iniziare la fase di promozione. Qui andranno coinvolti tutti gli stakeholders, dai partner di mercato alle istituzioni ma, soprattutto, devono essere coinvolti i mass media e gli influencer del settore. L’evento in sé non serve a nulla senza la giusta cassa di risonanza.

    Dopo l’evento: il monitoraggio dei risultati

    La forza comunicativa dell’evento va sprigionata in tutta la sua potenza sia durante la conduzione dell’incontro e sia nelle ore successive. A termine dell’evento occorre realizzare una rassegna stampa dettagliata, sia del web che della carta stampata, valutare le relazioni del pubblico, individuare i punti di forza e delle criticità che hanno interessato l’evento.