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Tag: conservazione sostitutiva

  • Dall’archiviazione cartacea alla conservazione sostitutiva

    In questo articolo parliamo di come le aziende, in particolare alcune categorie, nell’arco di qualche anno , abbandoneranno la classica archiviazione cartacea dei documenti per passare poi ad una conservazione sostitutiva, ossia ad una dematerializzazione dei documenti, apportando così notevoli risparmi sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.

    Consideriamo che il Politecnico di Milano, stima un risparmio di circa 12 miliardi di Euro all’anno. Ricordiamo brevemente che la conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana e che garantisce nel tempo la validità legale del documento, attraverso l’apposizione della firma elettronica e la marcatura temporale.

    Conservare digitalmente, significa sostituire i documenti cartacei con gli equivalenti in formato digitale. La conservazione sostitutiva rappresenta lo strumento alternativo alla gestione della carta, garantendo l’opportunità di snellimento dei volumi ed efficacia dei processi documentali. Solo dopo il processo di conservazione sostitutiva i documenti cartacei potranno essere smaterializzati (distrutti).

    In questo modo si libereranno gli archivi di tutta la carta che per legge si dovrebbe altrimenti mantenere per almeno 10 anni.

  • Archiviazione digitale – Tante esigenze, OPTICAL di Skynet finalmente le soddisfa


    Oggi i sistemi di archiviazione digitale e conservazione sostitutiva devono essere in grado di soddisfare esigenze differenti:

    • semplicità di utilizzo per una maggiore efficienza;
    • sicurezza per evitare intrusioni, esposizione a non autorizzati di documenti aziendali, perdita di dati;
    • comode funzioni per rendere più semplice il lavoro sia in inserimento che in ricerca;
    • dettaglio nella classificazione dei documenti in fase di archiviazione;
    • ampia compatibilità con sistemi operativi, browser, dispositivi;
    • mobilità: il software dovrà essere ottimizzato anche per gli apparati mobili;
    • costi ridotti dimensionati in base alle esigenze.

    Un prodotto che affronta e risolve queste esigenze può rendere l’archiviazione digitale uno strumento di ottimizzazione del lavoro e quindi di miglioramento dell’efficienza aziendale.
    Non è semplice raggiungere tutti questi obiettivi, ma OPTICAL di Skynet ci è riuscito, unico nel panorama italiano ed ora si presenta in una triplice veste.

    • OPTICAL Online: per creare ed utilizzare il proprio archivio sul cloud privato di Skynet.
    • OPTICAL Box Archiver: sistema integrato software + hardware che rende subito operativi nella gestione documentale.
    • OPTICAL Box Signer: sistema integrato software + hardware che rende subito operativi nella gestione documentale, permettendo di eseguire la firma digitale e la marcatura temporale dei documenti, a norma di legge.

    Il costo viene poi definito in base allo spazio e al numero di utenti che lo utilizzeranno, consentendo così di ottimizzare la spesa in base alle reali esigenze aziendali.
    Inoltre OPTICAL non necessita di installazione o configurazione di software ed anche questo rappresenta un risparmio per l’azienda.
    Sicuramente da provare e la demo è disponibile online.
    Comodità, sicurezza, efficienza e prezzo finalmente tutti insieme. Una piccola rivoluzione.

    Per ulteriori informazioni:
    Enrico Marone – Skynet srl
    www.skynet.it
    tel. 0322 836487 – mail: [email protected]

  • Arcadoc gestione documentale, protocollo informatico, conservazione sostitutiva in un unico software

    Firenze settembre 2013:

    Arcadoc gestione documentale, protocollo informatico, conservazione sostitutiva in un unico software

    Aeffegroup presenta la piattaforma flessibile e modulare di gestione documentale Arcadoc una soluzione semplice ed efficace per migliorare e supportare l’archiviazione della documentazione.

    Oltre al modulo base che si concentra sulla gestione documentale ed il controllo degli accessi ai documenti e alla loro distribuzione anche via web abbiamo altri moduli dedicati rispettivamente alla gestione del protocollo informatico e alla conservazione sostitutiva dei documenti.

    Inoltre tutta l’efficienza di Arcadoc è da poco disponibile anche nella versione Cloud per ogni suo modulo. Questo permette ai clienti di Arcadoc un ampio ventaglio di soluzioni nella gestione documentale.

    In particolare, il nuovo software gestionale consente di rendere disponibile via web, anche su piattaforma mobile, una copia elettronica dei documenti a tutti gli utenti dell’azienda. Arcadoc permette di aumentare l’efficienza nello stoccaggio e distribuzione delle informazioni aziendali controllando in maniera capillare la distribuzione dei documenti.

    Inoltre grazie al modulo apposito Arcadoc facilita la gestione documentale del protocollo informatico in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale ex CNIPA ex DigitPA.

    Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione sostitutiva dei documenti.

    La soluzione per la conservazione sostitutiva di Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze

    Per maggiori informazioni si prega di visitare www.arcadoc.it, chiamare lo 055.88.27.336

    Contatti:

    David Angelozzi

    Responsabile Ufficio Stampa Aeffegroup

    Tel.: +39 055.88.27.336

    Mob. +39 346.8447409

    [email protected]

  • ARXivar e la conservazione sostitutiva

    Il CNIPA, Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione, ha dettato delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione sostitutiva dei documenti, atte a garantire la conformità dei documenti agli originali. Questo nuovo processo, mira alla concretezza, all’efficienza e all’eliminazione degli archivi cartacei che risultano essere costosi ed ingombranti, soprattutto per le Pubbliche Amministrazioni.

    La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Come esempio, potremmo dire che il processo di conservazione sostitutiva è legato al ciclo attivo, ossia dall’emissione all’incasso della fattura, riducendone così gli errori di fatturazione. Uno degli strumenti più utilizzati per il processo di conservazione sostitutiva, è ARXivar, piattaforma software ideata per la gestione documentale e dei processi aziendali.

  • Conservazione sostitutiva dei documenti: quali i vantaggi?

    L’azienda di Terni Key For Up illustra i principali vantaggi della conservazione sostitutiva dei documenti.

    Grande attenzione viene riposta per l’ecosostenibilità data dal notevole risparmio di carta e di inchiostri e per l’economia dei costi sempre crescenti e dei processi sempre più complessi.

    Conservazione sostitutiva dei documenti: un vantaggio competitivo

    Oltre ad essere un valore in sé la conservazione digitale sostitutiva comporta l’adozione di un sistema documentale, all’interno del quale sono rese disponibili importante funzioni, come la semplice ed immediata ricerca dei documenti, anche relazionati tra loro, la mappatura dei processi in modo che non sia la persona che deve stare dietro al documento ma che lo stesso finisca sul desktop degli individui che ne seguono il suo iter procedurale, la semplice aggregazione e organizzazione dei documenti e l’eliminazione della costosa riproduzione del documento tramite stampa, fotocopia o l’eliminazione della pratica degli archivi personali spesso duplicati e residenti sulle postazioni locali.

    I principali benefici della conservazione sostitutiva dei documenti che ne conseguono sono elencati nella sintesi a seguire.

    Quali sono i benefici della conservazione digitale sostitutiva dei documenti

    I benefici offerti dalla conservazione sostitutiva dei documenti possono essere riassunti in:

    • riduzione nell’uso di carta e materiali di consumo e contenimento della spesa per i dispositivi di
      stampa
    • recupero degli spazi degli agli archivi cartacei
    • riduzione dei costi del personale amministrativo
    • abbattimento del tempo dedicato all’archiviazione cartacea manuale, alla ricerca e al recupero dei documenti
    • azzeramento dei costi di logistica correlati all’archiviazione cartacea
    • recupero del personale ad attività più produttive

    Per maggiori informazioni sui vantaggi della conservazione digitale sostitutiva dei documenti potete fare riferimento al sito www.keyforup.it

    conservazione sostitutiva dei documenti

  • Dalla carta al digitale: vantaggi ed efficienza dalla gestione documentale alla conservazione sostitutiva

    La possibilità di digitalizzare informazioni e documenti di ogni genere sta progressivamente trasformando ogni aspetto della vita di aziende ed organizzazioni. La Fatturazione Elettronica e la Conservazione Sostitutiva rappresentano un’opportunità da cogliere in termini sia operativi che economici.

    L’evento, organizzato da SMC per giovedì 24 maggio p.v. dalle ore 14.30 alle ore 17.30 presso la sede di Treviso ed in videoconferenza dalla sede di Milano, si pone l’obiettivo di illustrare come qualsiasi tipo di documento, da bolle e fatture al Libro Unico del Lavoro, possa essere archiviato digitalmente e “sostituito” all’originale cartaceo grazie alla soluzione Open Square DOC di SMC.

    La partecipazione all’evento è gratuita. Visita il sito SMC per visualizzare l’agenda e prenotare il tuo posto in sala. Per ulteriori informazioni contatta l’Ufficio Marketing SMC al numero 0422/9125 oppure scrivi una mail a [email protected].

  • Zucchetti a Exposanità: in primo piano le soluzioni per la gestione dei turni e per la sicurezza sul lavoro

    Zucchetti sarà presente a Exposanità, l’unica mostra internazionale del nostro Paese al servizio della sanità e dell’assistenza, in programma dal 16 al 19 maggio 2012 presso il quartiere fieristico di Bologna.
    Anche la XVIII edizione della fiera si svilupperà attraverso nove differenti tematiche, corrispondenti a nove saloni, che approfondiranno proposte, iniziative, prodotti e servizi dedicati al sistema sanitario. Tra le novità tecnologiche esposte al ‘SISTEM – Salone dell´informatica sanitaria e della telemedicina’ spiccano quelle di Zucchetti, che da tempo ha approntato un’offerta specifica per il settore.
    “In questi mesi abbiamo intercettato da parte delle strutture sanitarie una forte domanda di soluzioni per una programmazione ottimale dei turni di lavoro – dichiara Domenico Uggeri, vicepresidente Zucchetti – che noi abbiamo soddisfatto con ‘Gestione Turni’, la soluzione web che risponde a tutte le criticità e complessità legate a questa esigenza.
    Gestione Turni consente una razionale e omogenea organizzazione dei turni, riducendo notevolmente il ricorso a straordinari e reperibilità e permettendo agli uffici del personale un considerevole risparmio di tempi e costi.
    Grandi consensi ha ottenuto anche ‘HR Safety’, la soluzione Zucchetti per la privacy e la sicurezza che consente di subordinare l’accesso ai locali aziendali solo al personale in possesso delle relative autorizzazioni, dei dispositivi antinfortunistici quali mascherine, occhiali, guanti ecc., degli eventuali certificati sanitari previsti, delle abilitazioni al lavoro come ad esempio corsi di formazione per l’utilizzo di date apparecchiature.
    Attraverso l’utilizzo del ‘software per la Medicina del Lavoro’ – continua Uggeri – le aziende sanitarie possono anche soddisfare tutti i requisiti previsti dalla legge 626 sulla sicurezza del lavoro.
    La base dati unica all’intero sistema Zucchetti per la gestione del personale, consente, infatti, di disporre immediatamente e automaticamente di tutti i dati dei dipendenti, dei ruoli, delle mansioni e dei rischi connessi; in sintesi l’applicazione permette di gestire le visite mediche, di redigere la cartella sanitaria e di rischio, nonché di rilasciare le idoneità allo svolgimento delle mansioni”.
    L’offerta Zucchetti che sarà presentata a Exposanità comprenderà anche:
    • ‘HR Infinity’, la suite completa di soluzioni software e hardware per l’amministrazione e la gestione del personale (Paghe, Gestione presenze e assenze, Gestione risorse umane, terminali di controllo accessi e rilevazione presenze ecc.);
    • ‘Ad Hoc Infinity’, l’erp completo e flessibile per la grande azienda ospedaliera;
    • i software ‘J.Lab’ e ‘J.Time’, il primo per la completa gestione dei laboratori di analisi privati e di quelli convenzionati con il Servizio Sanitario Nazionale, il secondo per la gestione dei servizi dei poliambulatori;
    • ‘Infinity DMS’ l’evoluta applicazione di gestione documentale integrata con la soluzione di conservazione sostitutiva ‘SOStitutiva Infinity’, che consente di eliminare gli archivi cartacei, ottemperando a tutti gli obblighi di legge.
    Per tutti coloro che volessero prendere direttamente contatto col personale del gruppo Zucchetti l’appuntamento è al Padiglione 26, Stand B104.

  • Come attivare la Pec

    La posta elettronica certificata viene usata nei casi in cui è necessario inviare una comunicazione e-mail opponibile a terzi e quindi con un valore legale del tutto simile ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. La casella mittente viene riconosciuta ed il documenti o la comunicazione legata al mittente sono certi e legati intrinsecamente.

    Entro fine novembre 2011 tutte le aziende ed uffici pubblici dovranno avere una pec, pena una multa da 200 e 2000 euro. Come fare ad avere una casella di posta elettronica? Esistono due procedimenti, il primo è collegarsi al portale governativo e gestire autonomamente tutto l’iter, recarsi nell’ufficio postale interessato muniti di documento di identificazione e codice fiscale e firmare il modulo di adesione.

    Nell’ambito dello snellimento di tutti i costi della pubblica amministrazione il servizio di pec deve essere messo a disposizione di tutti coloro che lo richiedono, il motivi sono di ordine economico (la pec non ha costi di invio) e di tempo, non si dovrà infatti aspettare 4-5 giorni ma pochi secondi per spedire ed essere sicuri che la comunicazione è stata ricevuta.

    Il secondo modo per avere una pec è chiedere lo specifico kit di posta elettronica ad alcuni portali privati dedicati a questo servizio. Questi siti offrono la possibilità di delegare ad esperti del settore tutto l’iter di creazione della pec con la possibilità di usufruire di personalizzazioni, antispam ed altre utilità. Assieme alla pec è possibile anche richiedere un utile servizio di conservazione sostitutiva elettronica dei documenti, rivolto, anche in questo caso ad aziende e pubbliche amministrazioni.

  • Dal 30 novembre anche le scuole dovranno avere la PEC

    E’ di questi giorni la notizia che tutte le istituzioni scolastiche, entro il 30 novembre, dovranno avvalersi della Pec: la posta elettronica certificata da usare per tutte le comunicazioni che, fino a poco tempo fa, dovevano essere spedite in raccomandata con ricevuta di ritorno. Per gli istituti che non si adegueranno alla norma ci sarà una multa dai 200 ai 2.000 euro.

    Secondo la legge in questione infatti, entro fine novembre, non solo le scuole ma anche le Pubbliche Amministrazioni, gli Enti, le aziende, i liberi professionisti e gli organi giudiziari dovranno possedere almeno una casella di posta elettronica certificata da usare per tutte le comunicazioni che implicano la notifica, o la mancata notifica, di ricevimento della comunicazione da parte del destinatario.

    La Pec ha lo stesso valore legale di una raccomandata, è opponibile ai terzi, è più discreta e tutela maggiormente la privacy ed è decisamente molto più economica e veloce. Il futuro insomma è sempre più digitale anche sotto il punto di vista della documentazione. Oggi molte aziende ed enti pubblici rendono digitali i vari documenti cartacei con una conservazione sostitutiva. L’archiviazione digitale è il modo più efficace, sistematico e meglio organizzato per la conservazioni di grandi quantità di documenti.

  • Documenti aziendali, dall’analogico al digitale

    Come avviene la conservazione sostitutiva dei documenti informatici? Legalmente, secondo la Delibera del Cnipa del 19 febbraio 2004, la conservazione sostitutiva di documenti informatici, e delle relative impronte, avviene attraverso una memorizzazione digitale in supporti idonei. Questo processo si esaurisce con l’apposizione sia del riferimento temporale sia della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, il quale ha il compito di attestare il corretto svolgimento del processo. Mentre per quanto riguarda la conservazione sostitutiva di documenti analogici, è sempre la stessa Delibera del CNIPA ad attestare lo svolgimento di tale processo : memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici e apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale sempre da parte del responsabile della conservazione.

    Sui documenti aziendali definiti “unici” va detto che oltre al riferimento temporale e alla firma digitale, apposti dal responsabile della conservazione, deve essere presente anche il riferimento temporale e la firma digitale di un pubblico ufficiale che ne attesta la conformità tra documento originale e quanto registrato. Nell’ambito della gestione documentale, la distruzione del documento analogico è consentita, legalmente, solo al termine della procedura di conservazione sostitutiva, cioè quando il documento da analogico è diventato digitale e presenta le apposizioni del caso quindi data e firma del responsabile.