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Tag: Obbligo della posta elettronica certificata

  • I segreti per una buona gestione aziendale

    Il segreto per far funzionare bene una attività? Non importa che essa sia relativa al mondo privato commerciale od alla amministrazione pubblica. Dovrebbe esistere l’obbligo della posta elettronica certificata per ogni tipologia di azienda. Fortunatamente in tal senso ed in materia di gestione documentale elettronica, il nuovo Cad da poco divenuto operativo segna efficacemente la strada da seguire. E sebbene ad un primo impatto questa serie di norme possa sembrare semplicemente un ulteriore elenco di cose da fare, non potrebbe esservi impressione più sbagliata.

    Che si parli di fatturazione elettronica, o firma digitale poco importa. Ciò che il comune cittadino ed il professionista a pari modo devono accettare è che se il progresso entra nella gestione pubblica o privata delle diverse attività, questa eventualità non farà altro che portare migliorie sostanziali. E sarà in grado di abbattere i costi.

    Ovviamente il passaggio da una gestione definibile analogica, ad una digitale non è così immediato. Perché se per creare un account di PEC non ci vogliono che pochi minuti ed un costo irrisorio, non si può fare lo stesso discorso per la conservazione sostitutiva dei documenti. Non solo perché gli stessi necessitano di essere validati, ma più che altro per il lavoro ed il tempo necessari a trasformare quintali di carta in leggerissimi byte da conservare su supporti digitali. Nel caso si riscontrino delle difficoltà è possibile affidarsi a società specializzate, in grado in breve tempo e con personale adeguato, di risolvere facilmente il problema.

  • Lombardia e progresso: la prima a mettere in atto il Cad

    Quando l’elettronica sbarca in politica. Potrebbe essere riassunto così ciò che sta accadendo presso la regione Lombardia. La giunta ha deciso di rinunciare alla carta ed alle scartoffie affidandosi non solo ad un software per la conservazione sostitutiva in uso da tempo, ma anche a quelle definite goliardicamente cyber-delibere. Ordine del giorno? Su schermi del computer, salutando definitivamente fotocopie ed appunti di ogni genere.

    Convocazioni e trasmissioni degli atti ufficiali? Si può dire che ormai vige l’obbligo della posta elettronica certificata. Il cambiamento è stato ribattezzato “Giunta digitale. Ed è facile intuire come dall’abbattimento dell’utilizzo di tale materiale di cancelleria, come fotocopie e similaria, sarà possibile salvare una buona fetta di spesa della Regione. Soldi utilizzabili dal governo regionale in maniera più adatta e prolifica. In fin dei conti si tratta di una delle tante risposte alla stretta sulle Pubbliche amministrazioni voluta dal Ministro per la P.A, Renato Brunetta.

    Firma digitale, gestione documentale, abbattimento dei costi: il risparmio complessivo riguarderà ben 300 quintali di carta all’anno. Un numero stratosferico di scartoffie che verrà definitivamente eliminato grazie all’entrata in vigore del nuovo CAD, Codice di Amministrazione Digitale voluto dal ministro. La Lombardia, con questa messa in atto lampo, guadagna quindi il titolo di prima amministrazione regionale in Italia ad essersi messa in regola con le nuove norme per la pubblica amministrazione.

  • Aziende, parola d’ordine: progresso

    In materia di gestione aziendale la parola d’ordine è quella di rimanere al passo con i tempi. E’ inutile prendersi in giro. Non è mai un problema di preparazione, o formazione professionale. Si tratta di avere la necessità di abbattere i costi per poter far prosperare l’azienda e con essa chi vi lavora. Il software per la conservazione sostitutiva è uno di quegli strumenti pensati specificatamente in tal senso. Perché sprecare tempo e denaro per riempirsi fino alla testa di carte di ogni genere quando è possibile digitalizzare i propri archivi e “stancarsi” una sola volta per poi godere dei frutti del proprio lavoro?

    Per quanto il ragionamento possa risultare superficiale, è proprio su tale assunto che le aziende dovrebbero basare il proprio modus operandi. Una gestione documentale ben organizzata non può infatti apportare altro che benefici a coloro che la applicano, ottimizzando i tempi di gestione e gettando le basi per un maggiore ricavo monetario finale, in grado di tradursi nel benessere di tutti, dall’imprenditore fino all’ultimo degli impiegati.

    Perché non appoggiare l’obbligo della posta elettronica certificata: di esempi ve ne sono a bizzeffe degli strumenti che oggi come oggi rappresentano un “must use”. Rinnegare il progresso è assolutamente inutile, soprattutto alla luce della legislazione che istituzioni come lo Stato e la Comunità europea stanno mettendo a punto per renderli parte integrante ed obbligatoria della gestione aziendale. In tempo di crisi la parola d’ordine deve essere “risparmio”. Ed attraverso gli strumenti sopracitati è possibile ottenerlo.

  • Posta elettronica certificata: strumento all’avanguardia

    La Pec rappresenta uno degli strumenti più interessanti messi a disposizione del cittadino e dei professionisti dal progresso elettronico degli ultimi anni: dovrebbe essere imposto, per la sua efficienza, l’obbligo della posta elettronica certificata da utilizzare al posto delle raccomandate. Inutile prendersi in giro: il poter usufruire di un kit firma digitale senza dover diventare matti e correre da una parte all’altra per vidimare determinati tipi di documenti o spedirne altri rappresenta davvero un toccasana per le tasche ed il tempo sia di aziende, che di pubblici uffici.

    Anche parlando di gestione documentale delle aziende, la Pec apporta quella facilità di spedizione di documenti che era assolutamente non riscontrabile in passato. L’elettronica ed il mondo digitale che per anni sono stati trattati come paria della gestione aziendale, ora ne sono parte integrante ed irrinunciabile, nonché parzialmente obbligatoria. Quello che ai dirigenti vecchia scuola può sembrare in alcuni casi una modernità figlia del diavolo, dimostra giorno dopo giorno la sua concreta efficienza.

    A tal proposito lo sforzo di tutti dovrebbe essere volto alla espansione di questo modello di condotta in tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni. Salvo problemi tecnici irrisolvibili, questa metodologia risulta essere la più efficiente e semplice da mettere in atto in ogni contesto, a partire da ordini e documenti aziendali fino ad arrivare al rapporto del cittadino con le istituzioni. Certificazioni, concorsi pubblici, multe e ricorsi: i tempi di evasione ne risulterebbero dimezzati. E la gestione ampiamente migliorata.

  • Aziende, l’importanza della digitalizzazione

    Il software per la Conservazione sostitutiva di certo può fregiarsi a pieno titolo di rappresentare una delle innovazioni più importanti tra quelle inserite in materia aziendale nel decennio 2000-2010. Con l’aumentare della diffusione dei computer negli uffici, nelle case e nelle aziende, sarebbe stato stupido non sfruttare l’appeal e la facilità di utilizzo che la stessa reca con sé per definizione. Perché sprecare soldi e carta nel mantenere un archivio tradizionale quando è possibile ottimizzare la gestione applicando l’elettronica?

    E’ tempo di firma digitale, di obbligo della posta elettronica certificata, di tutto ciò che pur significando progresso significa semplicità, ottimizzazione, risparmio. Uno dei fattori che colpisce è che fortunatamente sono state le stesse istituzioni a spingere in tal senso, attraverso legislazione dedicata. In modo tale che gestire una azienda non rappresentasse più un sinonimo della parola disperazione e che anche a livello amministrativo fosse possibile essere in grado di estrapolare e gestire con facilità tutta la documentazione necessaria alla crescita di una azienda.

    Per trovare il giusto equilibrio tra gli strumenti digitali ed il loro utilizzo, è stato doveroso passare attraverso un periodo di transizione, ancora in atto per alcuni soggetti specifici. Fossilizzarsi però non serve a nulla. Sta alle aziende ed agli interlocutori interessati usufruire al massimo di tali possibilità. Se le stesse infatti fossero gestite da tutti con coscienza e metodo, la gestione aziendale ordinaria ne gioverebbe sostanzialmente.

  • Posta elettronica certificata: andrebbe resa obbligatoria

    E’ incredibile pensare che vi sia gente ancora oggi che non possa accettare un possibile obbligo della posta elettronica certificata. E’ assurdo pensare che non sia uno strumento adeguato sia per l’amministrazione delle aziende che per i comuni cittadini. La realtà dei fatti in Italia è la seguente: si possiede uno strumento valido come una raccomandata con ricevuta di ritorno, dal costo sul lungo termine decisamente più basso se non irrisorio e nessuno ( o meglio quasi nessuno) la usa per la scarsa informazione che vige al riguardo. Dando per scontato che professionisti e aziende ne debbano avere una per legge, quella di un indirizzo email dal valore legale dovrebbe rappresentare un “must have” anche per il semplice cittadino.

    Soprattutto per ciò che riguarda la gestione di pratiche relative all’amministrazione pubblica. Parlando di aziende, si sa, il progresso è entrato nel sistema e nella gestione delle varie attività sono comparsi diversi strumenti, e si sta lavorando, nelle istituzioni per inserire l’obbligo della fatturazione elettronica. L’equiparazione di documenti digitali ai documenti cartacei ha fatto in modo che, e sta continuando a farlo) che vengano abbattuti con facilità costi imprevisti e tempi di attesa.

    Se lo stesso concetto, al pari delle aziende venisse applicato anche per i privati cittadini, gli sprechi evitabili sarebbero moltissimi. Da quando la gestione aziendale è diventata quasi del tutto digitale, le aziende hanno potuto toccare con mano il risparmio e la convenienza di una tale scelta, anche se il passaggio tra i due mondi è stato in alcuni casi laborioso e lungo.

  • Pubblica amministrazione ed aziende alle prese con la tecnologia informatica

    Nel 2010 la e-mail è considerato lo strumento più utilizzato al mondo per lo scambio di comunicazione tra persone. Questo vale, oltre che per i privati, anche per le aziende e la Pubblica Amministrazione. Questo strumento porta con sé un vantaggio enorme che consiste nell’immediatezza e nella velocità con cui la posta viene spedita e ricevuta rispetto al mondo della posta cartacea. Attraverso la e-mail è possibile anche allegare testo, immagini, file audio e video e qualsiasi altro tipo di file. La tecnologia ha fatto un altro passo avanti che viene identificato con l’acronimo PEC e cioè posta elettronica certificata. Esso è un sistema grazie al quale viene fornito al mittente una documentazione elettronica con una valenza legale e che attesta sia l’invio e la consegna di documenti informatici. Questo strumento ha un agevolazione ulteriore rispetto alla classica posta elettronica e cioè la certificazione. Certificare l’invio e la ricezione di un documento spedito significa fornire al mittente una sorta di ricevuta che funge da prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e della documentazione allegata ( nel caso in cui essa sia presente ). Questo processo è bidirezionale : mittente – destinatario, destinatario – mittente e cioè anche al destinatario viene fornita una ricevuta di avvenuta o mancata consegna contenete precisa indicazione temporale. Nel caso in cui vengano smarrite le ricevute nessun problema in quanto la

    traccia informatica delle operazioni svolte per inviare l’e-mail viene conservata per 30 mesi per volontà di legge. Oltre all’obbligo della posta elettronica certificata, importante è, nei contesti aziendali, l’obbligo della fatturazione elettronica e il kit firma digitale.

  • La firma digitale e la sua importanza

    Secondo l’articolo 1 del Codice dell’Amministrazione Digitale la firma digitale è definita come ” l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodi di identificazione informatica”. In altre parole la firma digitale è un processo che attesta un documento o un insieme di informazioni associate ad una determinata persona, che attesta la volontà di una persona X nel sottoscrivere l’oggetto originario al quale è stato applicato il processo di firma.

    Tramite l’utilizzo di tale processo è possibile anche attestare l’autenticità del mittente e convalidare l’integrità del documento firmato.

    La procedura per generare un documento firmato digitalmente si costruisce attraverso diverse fasi :

    – il calcolo dell’impronta del documento ;

    – l’ esecuzione della cifratura dell’impronta del documento attraverso l’utilizzo della chiave privata;

    – l’ inserimento del certificato rilasciato dall’Autorità di certificazione ;

    – l’inserimento del documento ;

    – la spedizione del tutto in una busta al destinatario.

    Una volta che il destinatario del documento riceve la busta deve constatare la veridicità e l’integrità del documento ricevuto, quindi effettuare una processo di controllo e verifica che avviene così:

    – apertura della busta ;

    – leggere il certificato del mittente ;

    – accedere ai servizi dell’Autorità di certificazione che ha rilasciato il certificato. Questo per verificare se esistono atti di revoca o di sospensione nei confronti dello stesso.

    – Decodificazione del messaggio con la chiave pubblica del mittente.

    Ogni informazione riguardante tale processo è reperibile nel web utilizzando come parola chiave kit firma digitale. Va detto che nell’ambito aziendale e dell’amministrazione pubblica hanno un’importanza elevata anche la fatturazione elettronica e l’obbligo della posta elettronica certificata .

  • Basta spreco di carta, i documenti saranno digitali

    La conservazione sostitutiva dei documenti è un sistema di processi informatici e software, regolate nel dettagli dalle leggi del Nostro paese, in grado di mantenere nel tempo la validità di un documento informatico a livello fiscale e legale.

    L’obiettivo è garantire che l’uso di software per la conservazione sostitutiva dei documenti elettronici venga equiparata alla produzione dei documenti cartacei, garantendo ad entrambi una validità legale. Per fare in modo che si possa fermare un documento alla data di chiusura si utilizza la firma digitale la marca temporale, due elementi fondamentali che servono a bloccare un documento in modo che non sia più modificabile apponendo in modo indelebile la data e l’ora definitive.

    Attraverso i nuovi sistemi di gestione digitale della documentazione le aziende e la pubblica amministrazione possono ottenere i risultati sia dal punto di vista del risparmio, di tempo e di risorse, sia dal punto di vista del rispetto per l’ambiente. Nuove procedure come l’obbligo della Posta elettronica certificata e la fatturazione elettronica possono aumentare l’efficienza della lavorazione e garantire una rivoluzione che andrà a vantaggio sia dei lavoratori che degli utenti.

    Come dimostra l’implementazione nella scuola della pagella on line o della prenotazione dei colloqui con i professori, per esempio, è possibile snellire la burocrazia che gestisce le dinamiche interne, venire incontro ai genitori e risparmiare sulla carta usata per i documenti.

  • L’implementazione della conservazione sostitutiva

    A che punto siamo con l’integrazione della conservazione sostitutiva? E che cos’è soprattutto la conservazione sostitutiva? In pratica è la dematerializzazione dei documenti di un’azienda o di una pubblica amministrazione in modo che si possano archiviare in formato digitale mantenendo il loro valore legale e fiscale. Di questo processo fanno parte una serie di aspetti diversi, dal kit firma digitale per rilasciare circolari o ratificare accordi, all’obbligo della posta elettronica certificata, per sostituire una raccomandata con una comunicazione virtuale di uguale valore, passando per la Fatturazione elettronica, che permetterebbe di risparmiare tantissimo in termini di spazio, costi e inquinamento.

    Nella scuola pubblica per esempio si sta affacciando timidamente l’uso di documenti digitali che sostituiranno la carta per le comunicazioni. Per esempio gli istituti potranno avvertire con un messaggio SMS via cellulare quando un precario è stato scelto per una supplenza. Ogni professore avrà il suo indirizzo e-mail per essere contattato dagli studenti e dai genitori, mentre il responsabile dell’istituto avrà a disposizione un meccanismo di firma digitale per effettuare comunicazioni ufficiali passando soltanto per l’uso del computer. Ultima novità introdotta sarà la pagella online. Sul sito di ogni scuola sarà possibile scaricare il documento relativo al proprio figlio senza necessità di recarsi in sede. Speriamo solo che prevedano anche una modalità per ritirarne una copia cartacea. In caso contrario prevediamo una serie di atti vandalici domestici all’approcciarsi dei periodi di consegna delle pagelle.