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Tag: Kit firma digitale

  • L’implementazione della conservazione sostitutiva

    A che punto siamo con l’integrazione della conservazione sostitutiva? E che cos’è soprattutto la conservazione sostitutiva? In pratica è la dematerializzazione dei documenti di un’azienda o di una pubblica amministrazione in modo che si possano archiviare in formato digitale mantenendo il loro valore legale e fiscale. Di questo processo fanno parte una serie di aspetti diversi, dal kit firma digitale per rilasciare circolari o ratificare accordi, all’obbligo della posta elettronica certificata, per sostituire una raccomandata con una comunicazione virtuale di uguale valore, passando per la Fatturazione elettronica, che permetterebbe di risparmiare tantissimo in termini di spazio, costi e inquinamento.

    Nella scuola pubblica per esempio si sta affacciando timidamente l’uso di documenti digitali che sostituiranno la carta per le comunicazioni. Per esempio gli istituti potranno avvertire con un messaggio SMS via cellulare quando un precario è stato scelto per una supplenza. Ogni professore avrà il suo indirizzo e-mail per essere contattato dagli studenti e dai genitori, mentre il responsabile dell’istituto avrà a disposizione un meccanismo di firma digitale per effettuare comunicazioni ufficiali passando soltanto per l’uso del computer. Ultima novità introdotta sarà la pagella online. Sul sito di ogni scuola sarà possibile scaricare il documento relativo al proprio figlio senza necessità di recarsi in sede. Speriamo solo che prevedano anche una modalità per ritirarne una copia cartacea. In caso contrario prevediamo una serie di atti vandalici domestici all’approcciarsi dei periodi di consegna delle pagelle.

  • La aziende guardano al futuro

    Siete i responsabili di un’azienda e siete stanchi dell’impegno economico e degli sforzi per archiviare migliaia di faldoni con documenti che riguardano lavorazione, regolamenti e fisco? Avete gli armadi pieni di carta e sperate che non arrivi mai una richiesta per la riapertura di una pratica chiusa molti anni prima? È da molto tempo che nel nostro Paese è possibile trasformare tutto ciò che abbiamo sempre archiviato in modo cartaceo in un archivio digitale e fare in modo che quei file abbiano un valore legale a tutti gli effetti. Immaginate quanto tempo risparmiato se alla fine di una pratica, invece di stampare tutto ciò che avete lavorato digitalmente, poteste in qualche modo autenticare i file e riporli così come sono.

    Esistono dei software di archiviazione digitale che applicano a ogni documento che dovete riporre una firma digitale e una marca temporale, in modo che garantiscano il valore legale dei dati conservati per farli valere in un eventuale controllo di forze dell’ordine o del fisco.

    Implentando la gestione totalmente elettronica sarà possibile per l’azienda rivoluzionare totalmente la lavorazione adempiendo all’obbligo della fatturazione elettronica e l’obbligo dell’uso del kit firma digitale. In questo modo ogni documento che avrete lavorato nel corso degli anni potrà essere facilmente identificabile e rintracciabile attraverso gli indici digitali e non dovrete più passare ore nella ricerca di una qualsiasi pratica finita in un angolo di una stanza che non aprite da anni.

  • L’uso della PEC per le aziende

    Se siete i proprietari di un’azienda, o soltanto lavorate in un qualsiasi ufficio, sapete sicuramente quanto sia faticoso avere a che fare con i miliardi di documenti cartacei archiviati ogni giorno. Ogni giorno avrete a che fare con pesanti faldoni che vanno riaperti ogni volta che capita di dover lavorare una pratica chiusa anni prima. Quanto tempo prima di trovare quello di cui abbiamo bisogno! Ma in Italia è possibile da quasi vent’anni, rispettando una serie di rigide disposizioni, trasformare tutto ciò che abbiamo sempre archiviato in modo cartaceo in un archivio digitale.

    La conservazione sostitutiva, il nome tecnico della procedura, permette, oltre alla semplificazione della gestione dei dati, anche un gran risparmio di risorse, sia umane che tecniche. Pensate a quanto tempo sarebbe possibile risparmiare se una volta finita la lavorazione di un documento, che il 99 per cento delle volte è realizzata attraverso dei software, si possano archiviare i dati, anche le ricevute fiscali, così come sono, senza la necessità di stamparli.

    Integrando un sistema gestionale totalmente elettronico è possibile per l’azienda rivoluzionare totalmente il metodo di lavorazione implementando sistemi digitali sotto tutti gli aspetti del lavoro dal kit firma digitale dei documenti alla fatturazione elettronica, passando per la posta elettronica certificata. Il risultato migliorerebbe le cose dal punto di vista economico e pratico, potendo impiegare il lavoro in attività più redditizie.

  • La fatturazione elettronica per snellire il lavoro degli uffici

    Ogni giorno andate che andate in ufficio entrate a contatto con una quantità di carta infinita. Specialmente se lavorate in una grande azienda al di là di tutta quella che vi passa per le mani durante il vostro lavoro quotidiano, esiste una mole di fogli che vengono scritti e archiviati in armadi e cassetti. Quante volte avete pensato a come sarebbe comodo che tutti quei dati avessero potuto avere soltanto la forma di un file, ma se alcuni aspetti della lavorazione possono essere gestiti anche soltanto digitalmente, tutto quello che ha a che fare con un possibile controllo legale, sia i conti che i documenti relativi a contratti e rapporti tra le parti, doveva essere, fino ad oggi, assolutamente cartaceo. E lasciamo stare il terrore di un’eventuale verifica da parte del fisco o della finanza. Chi ritroverà tutti i documenti che giacciono sepolti nei faldoni? E pensare che la maggior parte di quei documenti sono stati generati da un computer.

    Le aziende oggi invece possono aggiornarsi e guardare ad un futuro in cui la carta può servire solo per prendere qualche appunto al volo. La legge del nostro paese, per fortuna, ci viene a dare una mano. Tutte quelle informazioni possono essere finalmente acquisite in forma digitale, conservando la loro ufficialità e quindi mantenendo il loro valore ai fini fiscali e legali. L’importante sarà rispettare tutte le procedure che permettono all’obbligo fatturazione elettronica e all’utilizzo dei kit firma digitale di essere accettate. Oltre a facilitare il lavoro di tutti gli impiegati e, molto probabilmente, anche i controlli da parte delle forze dell’ordine, il passaggio alla gestione elettronica di tutto ciò che riguarda l’azienda sarà anche importante per fare un passo in avanti verso la tutela dell’ambiente.