Le attività di back office sono tutte quelle attività che non prevedono un contatto diretto con il pubblico. Per definizione le attività di back office si oppongono a quelle di front office, come quelle di Contact Center o Call center inbound e outbound. Tipiche attività di back office, invece, sono la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, l’archiviazione elettronica documentale e i processi di document management. Back office e front office sono, a loro volta, due grandi macrocategorie distintive dei servizi di BPO – Business Process Outsourcing: per BPO si intende l’esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali come, da un lato quelle di Contact Center Multicanale e dall’altro quelle di gestione documentale.
Perchè un’azienda dovrebbe scegliere di esternalizzare, ad esempio, proprio le attività di back office? Per definizione, il back office racchiude una serie di attività ripetitive a volte caratterizzate periodicamente da elevati carichi di lavoro. Esternalizzare le attività di back office significa liberare le risorse da questo carico di attività e renderle disponibili per svolgere e sviluppare, piuttosto, quelle che costituiscono il core business aziendale. Quando un’azienda decide di esternalizzare le attività di back office, si affida ad una società specializzata nell’erogazione di servizi di BPO. Una società, quindi, capace di garantire professionalità, competenza ed livelli elevati di servizio.
Affidare un servizio o un’attività interna in outsourcing, significa anche trasformare i costi da fissi in variabili, eliminando quelle tipiche rigidità economico-finanziarie che impediscono alle aziende di cogliere con dinamismo le nuove opportunità di business presenti nel mercato. La trasformazione dei costi fissi in variabili e l’ottimizzazione delle risorse e dei processi interni rendono l’organizzazione più snella, flessibile e veloce nel rispondere alle sfide del mercato e adattarsi alle trasformazioni economiche.
Detto questo, non resta altro da fare che scegliere il fornitore di servizi a cui rivolgersi. La soluzione più conveniente per risparmiare tempo e ottimizzare così l’organizzazione aziendale consiste, senza dubbio, nello scegliere un vero e proprio ‘consulente’ capace di erogare una vasta gamma di servizi e di supportare l’azienda anche sotto il profilo IT – Information Technology. Ha sede a Napoli Cesaweb, che si propone come un vero e proprio partner della strategia aziendale. Cesaweb è una società specializzata nell’erogazione di servizi ICT – Information & Communication technology: Contact Center Multicanale (Call center inbound e outbound), Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica. Cesaweb, inoltre, inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); infine, tra le nuove aree di business, la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali il commercio elettronico.
L’unità operativa dedicata in Cesaweb ai servizi di back office si occupa per il cliente della gestione documentale (pratiche, contratti, etc.), dell’archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti, della gestione documentale elettronica. Laddove, trasformare e gestire tutti i documenti dell’azienda dal formato cartaceo a quello elettronico significa ridurre costi e tempi legati alla gestione tradizionale dell’archivio. Infine, Cesaweb si è specializzata nel back office finanziario, inteso come l’insieme delle attività di back office gestite per conto di società finanziarie e distributori di prodotti finanziari. In verità le attività svolte da Cesaweb per queste società sono molte di più: Cesaweb, infatti, si occupa dell’intero processo che va dal contatto telefonico dei clienti potenziali fino alle attività che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l’erogazione del finanziamento.
Tag: inbound
-
Back office: i vantaggi dell’esternalizzazione
-
Back office: perchè affidarsi a un fornitore, scopri i vantaggi
Per back office (o backoffice, back-office) si intendono tutte quelle attività che non prevedono il contatto diretto con la clientela. Un esempio di attività di back office nelle aziende è la gestione dei contratti e delle pratiche, la gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull’archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Processi, questi, che consentono all’azienda di allinearsi alle normative vigenti in Italia riguardanti l’archiviazione dei documenti e di ottimizzare i processi legati alla gestione degli archivi. Integrare la gestione elettronica tradizionale con la gestione elettronica documentale significa tagliare i consumi legati alla stampa dei documenti e ridurre spazio e tempo dedicato all’archiviazione dei documenti.
Perchè un’azienda dovrebbe affidarsi a un fornitore esterno per la gestione delle attività di backoffice, piuttosto che occuparsene internamente? Esternalizzare le attività di backoffice o backoffice outsourcing significa ‘liberarsi’ di attività ripetitive e burocratiche sulle quali spesso ricadono moli di lavoro elevate. Esternalizzate le attività di backoffice, le risorse sono libere di dedicarsi a nuove attività, di accrescere le proprie competenze su attività nuove o già esistenti, contribuendo alla crescita dell’azienda in termini di efficienza e ottimizzazione.
Esternalizzare significa affidare le attività di backoffice a una società specializzata che garantisce sempre livelli di servizio ottimali, contribuendo all’ottimizzazione delle attività di backoffice.
Esternalizzare il back office significa anche trasformare i costi da fissi in variabili: ciò contribuisce a liberare l’azienda da tutte quelle rigidità economico/finanziarie che le impediscono di cogliere le nuove opportunità di business presenti nel mercato. Trasformare i costi da fissi in variabili, infatti, significa aumentare la flessibilità dell’organizzazione e la capacità di risposta alle trasformazioni del settore.
La fase più delicata nell’outsourcing delle attività di back office è senza dubbio la scelta del fornitore a cui affidarsi. Tra le società operanti nel settore ICT – Information & Communication Technology, uno degli operatori più affidabili è Cesaweb SpA. Cesaweb è una società specializzata nell’erogazione di servizi ICT. Questo significa che l’azienda abbraccia un ampio raggio di servizi, proponendosi come un vero e proprio Consultant delle aziende: Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound, Servizi di Backoffice, Sviluppo software applicativo di tipo gestionale, Hosting e Facility management, Assistenza sistemistica; inoltre è in grado di garantire soluzioni di system integration hardware e software, progettare e realizzare impianti di Videosorveglianza pubblici e privati, studiare ed implementare campagne di Web Marketing per la promozione del proprio brand sulla Rete (SEO, SEM e Campagne PPC); tra le nuove aree di business, ricordiamo la consulenza e la gestione in full service degli store online per le aziende che intendono affiancare ai canali commerciali tradizionali anche il commercio elettronico. Come già anticipato, una specifica unità operativa in Cesaweb è dedicata alle attività di back office, come la gestione amministrativa e documentale e l’archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti. Tra le specializzazioni acquisite da Cesaweb nel corso degli anni ci sono tutte le attività di back office finanziario, ovvero le attività di back office dedicate alle società finanziarie o distributori di prodotti finanziari come cessioni del quinto, dello stipendio e della pensione, prestiti personali e finanziamenti personalizzati. Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi di lavorazione che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali, fino a quelle che precedono e seguono l’istruzione delle pratiche e l’erogazione del finanziamento. Per scoprire tutti i servizi e chiedere un preventivo assolutamente gratuito, clicca qui. -
Call center outsource: esternalizzare la gestione della clientela
Le aziende – grandi, piccole o medie – oggi preferiscono esternalizzare alcune attività usufruendo, così, dei vantaggi dell’outsourcing: riduzione dei carichi di lavoro interni, ottimizzazione delle risorse, riduzione dei costi, efficienza ed efficacia. Tra le attività esternalizzate, in particolare, c’è la gestione della clientela tramite call center. Esternalizzare la gestione della clientela o call center outsource significa affidare ad una società terza le attività di help desk, customer service, customer care ed eventualmente anche le ricerche di mercato, la promozione telefonica o telemarketing, il teleselling e la gestione delle prenotazioni telefoniche o booking. Sarà il call center o Contact Center Multicanale a gestire per nome e per conto dell’azienda committente queste attività, attraverso una struttura specializzata capace di garantire precisi livelli di servizio (SLA). Solo in questo modo il consumatore sarà soddisfatto della qualità del servizio di assistenza clienti e del customer care, sviluppando anche un’ottima opinione dell’azienda e del marchio. Fatto questo, che si riflette sul fatturato aziendale perchè solo un cliente soddisfatto sarà un cliente disposto ad acquistare e fedele al marchio aziendale. Di qualunque settore si tratti.
Proprio perchè la gestione delle attività di call center, inbound e outbound, tocca direttamente l’immagine aziendale, è necessario affidare questa attività ad un fornitore di BPO – Business Process Outsourcing specializzato nell’erogazione di servizi ICT – Information & Communication Technology, che sappia fornire un’assistenza completa. Per BPO – Business Process Outsourcing si intende l’esternalizzazione di alcune funzioni dell’azienda, come, ad esempio, quelle di back office e quelle di front office. Dove per back office si intendono tutte le attività che non hanno diretto contatto con la clientela, come il document management e l’archiviazione elettronica documentale. Le attività di front office, invece, sono quelle svolte a diretto contatto con la clientela, ad esempio l’Help Desk tramite Call Center.
Tra le aziende dotate di un Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound, supportato da una forte specializzazione nel settore ICT, c’è Cesaweb SpA. Cesaweb ha un’esperienza più che decennale nell’erogazione di servizi nel settore dell’Informatica, dello sviluppo di software applicativi di tipo gestionale, nella fornitura di hardware e software, nell’hosting e facility management, nel back office, nella fornitura e messa in opera di impianti di videosorveglianza, nel web marketing. Cesaweb ha, inoltre, deciso di mettere la propria esperienza al servizio delle aziende che intendono dare vita ad attività di e-commerce, attraverso un nuovo nucleo operativo che si occuperà di realizzare e gestire store online.
Il Contact Center Multicanale di Cesaweb, Call center inbound e outbound, si occupa con competenza della gestione dei clienti: customer service, numero verde, reclami, booking, ricerche di mercato, promozioni on phone (telemarketing), vendita telefonica (teleselling), advertising o pubblicità. Grazie all’integrazione di canali di comunicazione tradizionali e nuovi, il Contact Center Multicanale di Cesaweb garantisce una qualità finale del servizio sempre elevata, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. E’ questa la vera forza di un call center: la disponibilità e la cortesia, la preparazione degli operatori e la loro capacità di rispondere velocemente e con precisione alle domande dei clienti, di soddisfare richieste, evitando inutili e fastidiosi tempi di attesa telefonica. Per contattare Cesaweb e ricevere una consulenza per le proprie esigenze, basta collegarsi al sito e compilare il form online di contatto disponibile, con poche e semplici informazioni. -
Call center Napoli: assistenza clienti e telemarketing per le aziende
Segno distintivo delle aziende è un call center di qualità. Un call center inbound che garantisca un’eccellente assistenza clienti, sempre disponibile e con operatori cortesi e preparati, capaci di risolvere le difficoltà che i clienti propongono di volta in volta. Oppure un call center outbound che si occupi di iniziative e attività promozionali e commerciali specifiche, come quelle di telemarketing e teleselling. Call center inbound e call center outbound sono le due componenti principali di quello che è un contact center multicanale, un call center che sia in grado di gestire sia le chiamate in entrata che quelle in uscita e utilizzi diversi tipi di tecnologie e piattaforme: telefono, voip, ivr, email, chat e sistemi di assistenza live, canali social come Facebook e Twitter. Solo così un contact center multicanale si caratterizza come un eccellente customer service rispetto ad un’assistenza clienti di livello base, e permette alle aziende di distinguersi efficacemente nella percezione dei consumatori. Fattore, questo, da non trascurare se si pensa che oggi i consumatori scambiano sempre più frequentemente opinioni ed esperienze legate ai prodotti/servizi delle aziende, anche grazie ai nuovi canali social come Facebook e Twitter. Questi canali in un secondo ti permettono di parlare, nel bene e nel male, di un’azienda o di un marchio, a milioni di utenti in tutto il mondo.
Resta, pertanto, alta l’importanza di offrire un servizio di assistenza clienti, help desk e customer service attraverso un call center completo e professionale. A Napoli è attivo da oltre dieci anni il call center inbound e outbound di Cesaweb. Nel corso del tempo Cesaweb, società specializzata nell’erogazione di servizi ICT, ha dato vita ad un Contact Center Multicanale, un Call Center inbound e outbound che utilizza tutti i canali disponibili per una comunicazione efficace e rapida. Gli operatori sono inseriti all’interno della struttura del callcenter solo dopo una rigida selezione e con una formazione specifica che li rende capaci di rispondere a tutte le esigenze dei clienti. Il Supervisor e i Team Leader controllano che gli operatori lavorino con efficienza, monitorano i livelli di servizio (SLA) e il raggiungimento degli obiettivi nei tempi previsti e producono i report inviati ai clienti, che quindi mantengono uno stretto controllo sull’attività svolta dal call center. Oltre all’assistenza clienti, il Call Center di Cesaweb svolge anche attività di promozione: telemarketing, teleselling e advertising. Con il Call Center i clienti utilizzano un canale promozionale diretto, direct marketing, con il quale raggiungono direttamente il target a cui sono interessati, promuovendo offerte di prodotti e servizi . Per scoprire i servizi di Cesaweb, clicca qui.
Non solo Call Center: Cesaweb è una società che eroga servizi in molti altri settori: back office, sviluppo software gestionale, impianti di videosorveglianza, hosting e facility management, forniture hardware e software, web marketing. -
Contact Center Multicanale: la soluzione per gestire il Customer Service
Per Customer Service si intende l’insieme di tutte le attività di gestione del servizio al cliente, all’interno delle quali particolare rilevanza assumono tutte quelle che incidono direttamente sulla soddisfazione del consumatore e, in ultimo, sulla percezione del livello di qualità finale del prodotto/servizio. Fra queste attività ricordiamo la gestione dei reclami, l’help desk, l’assistenza tecnica. Per ognuno di essi le aziende preferiscono esternalizzare o affidare in outsourcing i molteplici livelli di servizio legati al customer service, in particolare attraverso una struttura di Contact Center Multicanale (Inbound e Outbound). Il Contact Center Multicanale è una struttura di Call Center ‘avanzata’, ovvero un call center che ha deciso di implementare piattaforme e canali diversi dal mezzo telefonico, ad esempio la posta elettronica e i sistemi di assistenza live. Un Contact Center Multicanale può occuparsi sia di contattare i clienti, già acquisiti o potenziali, (outbound), oppure ricevere e gestire contatti in entrata (inbound). Gli scopi possono essere informativi, commerciali, promozionali in base del tipo di attività che si intende svolgere (telemarketing, teleselling, market research, acquisizione informazioni, customer care). Un Contact center Multicanale che gestisce un’attività di Customer Service svolge sia attività di call center inbound che outbound, configurandosi in maniera globale come una società di gestione di Customer Care.
Perchè un’azienda dovrebbe esternalizzare piuttosto che destinare una business unit a questo tipo di attività col vantaggio di tenere costantemente sotto controllo un’attività delicata da cui deriva anche la soddisfazione del cliente e, in ultimo, l’immagine aziendale? Esternalizzare un’attività di Customer Care, permette alle aziende di focalizzare le proprie risorse sul core business che viene così, costantemente potenziato e migliorato. Altro indubbio vantaggio è l’ottimizzazione delle risorse e il taglio dei costi per quelle attività che vengono esternalizzate. Affidarsi a un’azienda specializzata nella gestione del customer care significa garantire SLA, ovvero livelli minimo di servizio, più alti di quelli altrimenti ottenuti creando un’apposita unità all’interno dell’organizzazione aziendale.
Poichè esternalizzare significa perdere una parte del controllo su queste attività, punto critico consiste nello scegliere l’azienda di servizi a cui rivolgersi. Tra i Contact center più avanzati in Italia c’è la struttura di Cesaweb S.p.A.: uno staff di operatori/operatrici competenti e multitask si occupa della gestione della clientela, dell’accoglienza telefonica, dell’help desk, dell’assistenza e della gestione reclami. Il Contact Center Multicanale di Cesaweb S.p.A. studia assieme al committente campagne outbound che rispondano ai suoi obbiettivi come il potenziamento della struttura commerciale e l’aumento del fatturato. Il personale è sottoposto a percorsi di formazione specifici e a periodiche valutazioni che permettono di mantenere sempre alto la qualità del servizio offerto.
Il vero e proprio punto di forza di Cesaweb S.p.A, tuttavia è il nucleo tecnico interno all’organizzazione: una squadra di programmatori, sistemisti e sviluppatori è costantemente al lavoro per studiare, analizzare, progettare, sviluppare e implementare software applicativi gestionali che supportino l’erogazione dei servizi ai committenti.
Cesaweb S.p.A. è ‘qualcosa’ di più di un ‘semplice’ Contact Center: da molti anni ormai, ha incrementato e potenziato i propri servizi specializzandosi nell’area dell’ICT – Information & Communication Technology. Cesaweb S.p.A. svolge attività di Backoffice, Archiviazione ottica documentale, Sviluppo software e CRM, Facility e Hosting management, Fornitura hardware e software, Video sorveglianza e Web marketing. Per ciascuno di questi servizi Cesaweb offre ai committenti lo sviluppo di software ad hoc integrati con i sistemi già adoperati dall’azienda, facili da utilizzare, accessibili via browser. Affidarsi a Cesaweb S.p.A. significa affidarsi ad un unico interlocutore per molteplici esigenze e necessità aziendali, risparmiando sui tempi aziendali, snellendo l’organizzazione che diviene così, anche più flessibile e pronta ad affrontare le sfide di un mercato sempre più competitivo. -
Call center: arriva la strategia del Social Media Marketing, Facebook, Twitter e LinkedIn
Un’efficiente attività di customer service delle aziende dovrebbe seguire i consumatori, in particolare i nuovi canali di comunicazione utilizzati e i nuovi luoghi virtuali di socializzazione. Solo così è possibile monitorarne i comportamenti, scoprire nuove esigenze e misurarne anche la soddisfazione. Oggi i consumatori utilizzano prevalentemente i canali social e sulle piattaforme di sharing: Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Flickr, tanto per citarne alcuni. A dimostrarlo sono i numeri: oltre 1 milione di ‘tweets’, i messaggi istantanei di Twitter, vengono lanciati ogni settimana; Facebook è salito a 500 milioni di utenti. I canali social stanno lentamente e progressivamente sostituendo i vecchi canali e metodi di comunicazione, come il telefono e le mail.
Società e compagnie devono necessariamente abbracciare le nuove tecnologie sociali per poter mantenere livelli elevati nella customer satisfaction, il che equivale a mantenere alta la brand image, ovvero la percezione che dell’azienda e del marchio hanno i clienti, che si tratti di un mercato B2C o B2B.
Poichè la maggior parte delle aziende preferisce esternalizzare attività come il customer service, il telemarketing, le indagini di mercato, l’help desk, affidandole ad aziende terze, sono queste ultime a dover abbracciare una strategia di social media marketing nello svolgimento delle proprie attività per garantire alla compagnia per la quale si svolgono i servizi una presenza massiccia sui social. I call center che si rendono conto che i consumatori sono sempre più presenti sui social e decidono di creare e curare profili social, hanno la grande opportunità di rafforzare, per conto dell’azienda o per sè, i rapporti con i clienti e di crearne di nuovi. La presenza sui social media permette di monitorare i consumatori: comportamenti d’acquisto, livelli di soddisfazione e nuovi clienti potenziali. Essere presenti su Facebook o Twitter permette di conoscere e di rispondere in tempo reale alle esigenze sia dei clienti finali delle compagnie che hanno deciso di affidarsi al call center sia a quelle della clientela B2B del call center stesso. Recentemente, i canali social sono stati oggetto di upgradeche ne hanno fatto dei veri e propri strumenti di marketing: alle possibilità relazionali si aggiungono, infatti, le funzionalità che permettono di monitorare visualizzazioni, interazioni, comportamenti degli utenti sulla propria Pagina Fan, Profilo Aziendale o Profilo Tweeter che sia.
Tra i contact center multicanali che hanno deciso di adottare una strategia di social media marketing, si segnala nell’ultimo periodo l’arrivo di Cesaweb S.p.A.. Cesaweb è una società specializzata nell’erogazione di servizi ICT – information&Communication Technology, tra i quali quelli del Contact Center Multicanale (Inbound e Outbound) a numerose aziende diffuse sul territorio nazionale. C’è da sottolineare, quindi, che Cesaweb S.p.A. si propone come un vero e proprio consultant per le aziende, sia quelle del settore pubblico che di quello privato. Cesaweb eroga, infatti, servizi nelle seguenti aree: Backoffice, Archiviazione elettronica documentale, Sviluppo di software applicativo, Hosting, Assistenza sistemistica e Facility Management, Web Marketing, Fornitura hardware e software di base, Progettazione e realizzazione di sistemi di Videosorveglianza. Questo significa che Cesaweb segue in maniera completa il business delle aziende che decidono di affidarsi ai suoi servizi. Nell’ultimo periodo, nella valutazione dei nuovi comportamenti dei consumatori e delle aziende online, anche Cesaweb è approdata ai social. Innanzitutto su Facebook, dopo aver creato la Pagina ufficiale, ogni giorno arricchita di contenuti e notizie dal mondo della Tecnologia. Poi su Twitter, dove il carattere dell’immediatezza ben si combina con la dinamicità di un’azienda sempre attenta alle innovazioni multimediali e tecnologiche. Infine su LinkedIn con il profilo pubblico e la pagina aziendale: è quest’ultima che resta il canale prediletto per la comunicazione con l’utenza professionale, il recruitment e la ricerca di partnership e collaborazioni. E’ in questo modo che aziende come Cesaweb S.p.A. seguono ogni giorno le evoluzioni del mercato e i cambiamenti di consumatori e aziende. -
Customer care: la vera differenza tra le aziende
In un mercato altamente competitivo in cui è sempre più difficile differenziarsi dai principali concorrenti, sia per prodotto che per prezzo, una delle leve su cui puntare è senza dubbio la brand image, l’immagine percepita dalla clientela. Un’efficace strategia di costruzione della brand image si basa sulle modalità di costruzione e gestione delle relazioni che l’azienda costruisce con i clienti finali. In due parole ‘customer care’. Letteralmente ‘cura della clientela’: per customer care si intendono tutti gli strumenti e le modalità di gestione della clientela applicate dalla società: tecnologie, canali di comunicazione, servizi e benefit. Una percezione high quality della customer care da parte dei clienti finali proietta una valutazione positiva sull’azienda e costituisce oggi un valore aggiuntivo, che spinge i clienti a scegliere prodotti o servizi di un marchio piuttosto che di un altro e un segno di distinzione tra le aziende. Un aspetto altrettanto importante è quello del ‘passaparola’: l’utilizzo massivo dei social network e delle community e il peso sociale che questi canali hanno conquistato, ha moltiplicato le potenzialità della diffusione dell’opinione tra i consumatori. Sia in positivo che in negativo, naturalmente. Un cliente insoddisfatto, infatti, potrà rapidamente e immediatamente raggiungere milioni di altri consumatori tramite Facebook o Twitter influenzandone le scelte di acquisto. E’ come se community e forum, oggi, costituissero comunità virtuali all’interno delle quali i consumatori si rifugiano, scambiando idee e opinioni, consigli e riflessioni anche successive all’acquisto di un prodotto.
Un servizio di customer care veloce, efficiente, sempre disponibile contribuisce in maniera significativa ad influenzare l’opinione dei consumatori. Molte sono le aziende che preferiscono esternalizzare questo tipo di attività poichè non dispongono all’interno della propria organizzazione delle competenze e delle risorse necessarie. Un call center in outsourcing permette di trasformare i costi fissi in costi variabili, di garantire standard di performance elevati senza dover sostenere costi strutturali, di focalizzare le proprie risorse interne sul core business. Esternalizzare l’attività di customer care significa affidarsi ad aziende terze dotate di call center dedicati, all’interno dei quali operatori ed operatrici gestiscono i contatti telefonici raccogliendo i dati anagrafici, rispondendo a richieste, risolvendo problemi o smistando la chiamata nel più breve tempo possibile al settore pertinente. Ogni aspetto del call center o contact center multicanale contribuisce a determinare la qualità finale così come la percepisce il cliente: tempi di attesa, velocità della risposta, rapidità nella risoluzione del problema, cortesia e disponibilità, preparazione tecnica delle risorse. La gestione della clientela intesa come customer care è un’attività estremamente delicata che impatta per oltre il 50% sulla brand image, soprattutto per le aziende del settore IT. La scelta del call center a cui affidare la customer care passa per l’analisi di alcuni standard o parametri di qualità, primo tra tutti la tecnologia impiegata e i casi aziendali di successo.
Case history di rilievo tra i call center a Napoli è Cesaweb S.p.A., società specializzata da oltre dieci anni nell’erogazione di servizi ICT – Information & Communication Business tra cui il contact center multicanale (inbound e outbound). Il call center di Cesaweb S.p.A. è un centro di risposta e di assistenza in grado di accogliere istanze di varia natura. Il call center di Cesaweb è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, fornisce assistenza sia attraverso operatori umani che attraverso sistemi automatici. Ciascuna richiesta del cliente può essere soddisfatta in maniera veloce grazie a un sistema di CRM che combina i diversi canali di comunicazione come telefono, fax, posta elettronica e Sms. Il CRM permette agli operatori di fornire informazioni, filtrare e smistare le chiamate, fissare appuntamenti per supporto tecnico, gestire prenotazioni. Cesaweb S.p.A offre alle aziende la possibilità di utilizzare il proprio CRM e di sfruttare i servizi di call center attraverso i sistemi informativi dell’organizzazione, laddove esistono; oppure, per quelle aziende che non posseggono le piattaforme e le applicazioni necessarie a gestire il servizio, Cesaweb sviluppa software applicativi e gestionali specifici ex novo, integradoli eventualmente con i sistemi informativi dei propri clienti, in modo da disporre di un’unica base dati omogenea e disponibile a tutta l’azienda in tempo reale. Questo grazie al nucleo operativo di Cesaweb S.p.A., rappresentato dall’ufficio tecnico: software developper e programmatori studiano assieme all’area commerciale e al cliente le soluzioni più ideonee.
Cosa accade realmente se ci si affida a Cesaweb S.p.A? Tutti i giorni e a qualunque ora, operatori umani e/o sistemi automatici di risposta (IVR) del call center gestiscono le chiamate dei clienti dell’azienda in qualità di prima accoglienza telefonica. Operatori e sistemi automatici utilizzano un motore di consultazione di Faq attraverso le quali rispondere alle esigenze dell’utente che ha chiamato; oppure, per le questioni tecniche più complesse, il call center reindirizza in maniera immediata le chiamate alle strutture interne dell’azienda. E’ qui che interviene la competenza specifica di Cesaweb: perchè, a differenza di molte altre aziende di call center, è in grado di sviluppare software applicativi per gestire quelle richieste che provengono dalla clientela e smistate dal call center, quando l’azienda non li possiede già. Inoltre, un altro elemento distintivo di Cesaweb rispetto ai concorrenti è l’adozione, per l’erogazione dei propri servizi, delle procedure di qualità conformi allo standard ISO 9001 visione 2008. Ciò significa che per ogni servizio viede redatta ed approvata dal cliente un’apposita procedura operativa in cui vengono indicate scopi e finalità del servizio, contenuti, strumenti operativi, manuali operativi del software, livelli di servizio da assicurare (SLA), strumenti e modalità di controllo, e ogni ulteriore elemento utile a garantire sempre un servizio di qualità.
Naturalmente Cesaweb non solo sviluppa i software secondo i più diffusi standard di CRM per renderli più semplici da utilizzare, ma predispone corsi di formazione per utilizzarli e garantisce tutta l’assistenza tecnica necessaria. -
Backoffice: vantaggi ed opportunità di un approccio integrato
Nel contesto economico attuale la vera e propria chiave di volta è rappresentata dall’esternalizzazione. Esternalizzazione non in termini di puro e semplice affidamento a terzi della gestione di alcune attività, come possono essere quelle di gestione della clientela, customer care e analisi di mercato attraverso strutture di contact center, ma approccio progettuale Adottando questo tipo di approccio e di interpretazione, concentrato solo ed esclusivamente sui servizi, l’azienda non sfrutta quelle che sono le reali potenzialità dell’outsourcing. Il vantaggio principale dell’esternalizzazione risiede oggi per le aziende nell’innovazione di processo attraverso l’integrazione di strumenti dell’Information and Communication Technology. Affinché ciò avvenga è necessario adottare un approccio progettuale che parta dalla ridefinizione dei processi per arrivare alla creazione di software create ad hoc per la gestione dei servizi. A tal fine poter disporre anche di servizi di hosting e facility management rende più efficace l’intervento. I vantaggi che nello specifico è possibile sfruttare sono quelli della focalizzazione sul proprio core business, della trasformazione dei costi fissi in variabili, della valorizzazione del proprio personale, dell’aumento degli standard di performance. L’attività di backoffice che consiste nella gestione di tutte quelle attività che non hanno a che fare direttamente con la clientela, che sono invece le attività cosiddette di front office: pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Sono molte le aziende che oggi decidono di esternalizzare l’attività di backoffice, in particolare quelle del settore finance, per una serie di indubbi vantaggi. Le aziende che decidono di esternalizzare i servizi di backoffice possono concentrarsi maggiormente sul proprio core business perché delegano all’esterno tutta una serie di attività ripetitive e sulle quali viene richiesta la garanzia di precisi livelli di servizio e costo, che sarebbe più difficile e costoso gestire con il ricorso a risorse interne. Ricorrere a terzi per l’attività di backoffice amministrativo e finanziario significa alleggerire i carichi di lavoro per i dipendenti e quindi snellire l’organizzazione interna e i costi; snellire l’organizzazione interna ed i costi; garantire sempre livelli di servizio elevati oltre a quelli definiti contrattualmente. Potersi avvalere di elevati livello di servizio garantiti dall’outsourcer significa poterli offrire alla clientela: ciò costituisce un indubbio vantaggio competitivo. Se all’attività di backoffice si aggiunge quella di archiviazione elettronica documentale, i vantaggi si moltiplicano. Con l’archiviazione elettronica documentale i documenti cartacei, quali fatture, contratti, lettere, bolle, ordini, ecc. vengono sottoposti ad un processo di scansione ed indicizzazione, che consente, attraverso chiavi di ricerca multiple, di archiviare, ricercare, stampare solo quando serve, ed eventualmente inoltrare tramite e-mail i documenti in formato elettronico. L’azienda in questo modo risparmia spazio eliminando gli archivi fisici, rispetta l’ambiente riducendo il consumo di carta, ottimizza i costi legati all’archiviazione perché risparmia tempo e risorse che possono essere così utilizzate in altre aree operative e funzionali. E’ difficile trovare oggi un’azienda che si occupi con un approccio professionale sia del backoffice che dell’archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica e che al tempo stesso sviluppi i software applicativi che consentano di svolgere quest’attività. Una delle poche aziende che permette di adottare un approccio integrato di esternalizzazione di processi e servizi è Cesaweb, l’azienda di qualità a cui affidarsi per un approccio totalmente integrato nella gestione del backoffice, sia in ambito finance che amministrativo, per lo sviluppo software, per il contact center multicanale, per la realizzazione di siti web, strategie di web marketing, hosting e facility management.
In particolare, Cesaweb svolge il servizio di backoffice per grandi, piccole e medie imprese con una particolare specializzazione nel settore finance: verifica formale e documentale, inserimento nel sistema informativo del cliente, incasso quote e monitoraggio, valutazione del merito creditizio delle amministrazioni. Inoltre, per le aziende che vogliono fare dell’archiviazione ottica documentale una leva della propria strategia aziendale, ottimizzando l’archiviazione e risparmiando sui consumi, Cesaweb si occupa di consulenza per l’infrastruttura informatica, nel caso in cui l’azienda voglia gestire il servizio in-house, ovvero della scansione e dell’archiviazione fisica dei documenti, nel caso in cui voglia affidarlo in outsourcing . Grazie ad un know how più che decennale di attività e di specializzazione, Cesaweb oggi offre una gamma di servizi e di prodotti molto ampia. In particolare, Cesaweb oggi eroga servizi, oltre che nelle già citate aree di Backoffice, Archiviazione elettronica documentale, Sviluppo di software applicativo, anche in quelle di Contact Center multicanale, Hosting, Assistenza sistemistica e Facility Management, Web Marketing, Fornitura hardware e software di base, proponendosi ai propri clienti come un vero e proprio consultant.