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Tag: fatturazione elettronica

  • Il passaggio al digitale nella Pubblica Amministrazione

    In Italia è in atto un processo di implementazione di processi archiviazione digitale dei documenti. Questo processo è conosciuto come conservazione sostitutiva: Eseguire la dematerializzazione dei documenti di un’azienda o di una pubblica amministrazione è importante però soltanto nel caso si possa mantenere il loro valore legale e fiscale.

    Sono diversi gli aspetti che vengono integrati in questo processo di trasformazione. La firma digitale, per rilasciare circolari o ratificare accordi, la posta elettronica certificata, per sostituire una raccomandata con una comunicazione virtuale di uguale valore, e l’obbligo di fatturazione elettronica, che permetterebbe un risparmio ingente non soltanto dal punto di vista dei costi e dello spazio ma anche per quanto riguarda l’inquinamento.

    La scuola pubblica sta per esempio adeguandosi alle misure digitali per la gestione documentale. Sul portale Scuola Mia” del ministero della Pubblica Istruzione possono già essere utilizzati alcuni servizi. Quasi 2400 scuole già utilizzano il portale per mettere a disposizione certificati, comunicazioni, riassunti delle assenze e prenotazioni colloqui ai genitori. Altre novità prevedono la possibilità di avvertire tramite un messaggio SMS o una mail certificata i supplenti scelti. Ogni professore avrà il suo indirizzo e-mail per essere contattato dagli studenti e dai genitori, mentre il responsabile dell’istituto avrà a disposizione un meccanismo di firma digitale per effettuare comunicazioni ufficiali passando soltanto per l’uso del computer.

  • La aziende guardano al futuro

    Siete i responsabili di un’azienda e siete stanchi dell’impegno economico e degli sforzi per archiviare migliaia di faldoni con documenti che riguardano lavorazione, regolamenti e fisco? Avete gli armadi pieni di carta e sperate che non arrivi mai una richiesta per la riapertura di una pratica chiusa molti anni prima? È da molto tempo che nel nostro Paese è possibile trasformare tutto ciò che abbiamo sempre archiviato in modo cartaceo in un archivio digitale e fare in modo che quei file abbiano un valore legale a tutti gli effetti. Immaginate quanto tempo risparmiato se alla fine di una pratica, invece di stampare tutto ciò che avete lavorato digitalmente, poteste in qualche modo autenticare i file e riporli così come sono.

    Esistono dei software di archiviazione digitale che applicano a ogni documento che dovete riporre una firma digitale e una marca temporale, in modo che garantiscano il valore legale dei dati conservati per farli valere in un eventuale controllo di forze dell’ordine o del fisco.

    Implentando la gestione totalmente elettronica sarà possibile per l’azienda rivoluzionare totalmente la lavorazione adempiendo all’obbligo della fatturazione elettronica e l’obbligo dell’uso del kit firma digitale. In questo modo ogni documento che avrete lavorato nel corso degli anni potrà essere facilmente identificabile e rintracciabile attraverso gli indici digitali e non dovrete più passare ore nella ricerca di una qualsiasi pratica finita in un angolo di una stanza che non aprite da anni.

  • L’uso della PEC per le aziende

    Se siete i proprietari di un’azienda, o soltanto lavorate in un qualsiasi ufficio, sapete sicuramente quanto sia faticoso avere a che fare con i miliardi di documenti cartacei archiviati ogni giorno. Ogni giorno avrete a che fare con pesanti faldoni che vanno riaperti ogni volta che capita di dover lavorare una pratica chiusa anni prima. Quanto tempo prima di trovare quello di cui abbiamo bisogno! Ma in Italia è possibile da quasi vent’anni, rispettando una serie di rigide disposizioni, trasformare tutto ciò che abbiamo sempre archiviato in modo cartaceo in un archivio digitale.

    La conservazione sostitutiva, il nome tecnico della procedura, permette, oltre alla semplificazione della gestione dei dati, anche un gran risparmio di risorse, sia umane che tecniche. Pensate a quanto tempo sarebbe possibile risparmiare se una volta finita la lavorazione di un documento, che il 99 per cento delle volte è realizzata attraverso dei software, si possano archiviare i dati, anche le ricevute fiscali, così come sono, senza la necessità di stamparli.

    Integrando un sistema gestionale totalmente elettronico è possibile per l’azienda rivoluzionare totalmente il metodo di lavorazione implementando sistemi digitali sotto tutti gli aspetti del lavoro dal kit firma digitale dei documenti alla fatturazione elettronica, passando per la posta elettronica certificata. Il risultato migliorerebbe le cose dal punto di vista economico e pratico, potendo impiegare il lavoro in attività più redditizie.

  • Il futuro è digitale, anche per le aziende

    Pensate a quanta carta viene utilizzata in una grande azienda ogni giorno. Pensate a tutti quei documenti che vengono archiviati dai dipendenti e tutte le pratiche sepolte in quei faldoni impossibili da maneggiare che vengono stipati dentro ad armadi che una volta riempiti fino all’orlo non verranno mai, o quasi, aperti una seconda volta. Tutti quei documenti fiscali che vanno archiviati con criterio, validati, ricontrollati e messi a disposizione dei pubblici ufficiali ad un eventuale controllo. Pensate alle comunicazioni ufficiali, alla corrispondenza legale e alle circolari inviate e ricevute nelle varie sedi. Pensate ora anche che tutti quei documenti in un futuro, lontano o meno, dovranno essere riaperti per lavorare una seconda volta la pratica o per recuperare dei dati. Quanto tempo ci vorrà per ritrovare quello che ci serve? E pensare che la maggior parte di quei documenti sono stati generati da un computer. Scritti con un programma e poi stampati per finire nel faldone.

    Fare un salto nel futuro significa anche sperimentare e aggiornarsi. In questo caso la legislatura italiana ci viene incontro. Quei dati tanto ingombranti possono essere archiviati direttamente in formato digitale, conservando la loro natura di documento non alterabile e quindi significativo ai fini fiscali e digitali. Le aziende hanno l’opportunità di organizzare il lavoro in maniera totalmente informatica mediante i software per la conservazione sostitutiva dei documenti. In questo modo, dotandosi di mezzi come il kit firma digitale e la possibilità dell’utilizzo della fatturazione elettronica, le aziende potrebbero fare un passo nel futuro oltre a contribuire al rispetto dell’ambiente.

  • De Agostini Editore ottimizza i processi amministrativi tramite i servizi di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva di RA Computer

    De Agostini Editore è la sub-holding editoriale a cui nell’ambito del Gruppo De Agostini è affidata la responsabilità del coordinamento e della gestione strategica di tutte le attività editoriali in Italia e all’estero. Il Gruppo De Agostini opera in diversi segmenti del settore editoriale in 30 paesi, con pubblicazioni in 13 lingue ed è organizzato in aree d’affari specializzate per tipologia di attività: Collezionabile, Direct Marketing, Cultura Generale (Grandi Opere, Libri e Cartografia), Scuola ,Canali Digitali e piattaforme web.
    De Agostini Editore è una società fortemente innovatrice che fonda le sue basi sulla volontà di soddisfare i clienti con prodotti di qualità, seguendo in ogni passaggio le tappe fondamentali di ciascun processo ideativo e produttivo, puntando sull’internazionalizzazione e sullo sviluppo dei contenuti.
    L’attenzione del Gruppo De Agostini nell’ottimizzazione dei processi editoriali e di produzione è da tempo concentrata anche nell’affinamento delle attività amministrative che sono rappresentate da notevoli volumi di dati e documenti.
    L’opportunità di cogliere le novità normative che permettono la gestione elettronica dei documenti fiscali e quindi l’eliminazione degli archivi cartacei è stata sfruttata da De Agostini Editore per dare il via al processo di dematerializzazione del ciclo attivo amministrativo con l’obiettivo di ridurre il materiale cartaceo circolante, di semplificare i processi interni, e garantire la trasparenza ed il migliore governo nei processi amministrativi.
    Il raggiungimento di questi obiettivi è stata resa possibile grazie alla collaborazione tra le risorse interne di De Agostini Editore e la struttura specializzata nella gestione documentale di RA Computer, società del Gruppo SIA-SSB.
    Tramite “e-IS – electronic-Invoicing Solution”, il servizio di fatturazione elettronica di RA Computer gestito in outsourcing e che ha quindi permesso di non installare software, De Agostini Editore ha attivato i processi di emissione elettronica di tutte le fatture attive di 5 società del Gruppo De Agostini, in modalità multicanale, a tutti i clienti del Gruppo residenti in 58 paesi nel mondo. Ha attivato l’invio dei bollettini postali contestuali alla fatturazione ed inoltre ha portato in conservazione sostitutiva i libri giornali e vari documenti fiscali. Nel corso del 2010 sta realizzando il processo di archiviazione ettronica delle fatture passive.
    Il servizio “e-IS – electronic-Invoicing Solution” di RA Computer riceve i documenti direttamente dal SAP di De Agostini Editore e permette l’emissione elettronica del documento tramite le funzionalità di firma digitale massiva e di conservazione sostitutiva attivando, parallelamente, il processo automatico di delivery del documento al destinatario tramite invio email, consegna su portale web e postalizzazione.
    Nel secondo semestre 2009 RA Computer ha fatto transitare circa 45.000 fatture attive De Agostini a più di 20.000 aziende destinatarie in 58 paesi nel mondo, conservando inoltre in modalità elettronica più di 260.000 pagine e permettendo di raggiungere sensibili recuperi di efficienza e di costi.

  • L’Italia e la dematerializzazione dei documenti – scenari di fatturazione elettronica


    Secondo un recente studio della School of Management del Politecnico di Milano , il quadro dell’adozione della fatturazione elettronica in Italia presenta oggi due macronumeri in forte conflitto: un tasso di adozione a oggi largamente inferiore al 5% del valore scambiato tra le aziende, rispetto a una media internazionale del 10-15%, contro benefici che possono arrivare fino a 70 euro per coppia cliente-fornitore. I vantaggi stimati per ogni coppia in termini di riduzione dei costi del ciclo dell’ordine variano a seconda della categoria merceologica da 25 euro nel settore farmaceutico a oltre 45 in quello del materiale elettrico fino a 70, appunto, nel largo consumo (elettrodomestici). Questo corrisponde a una riduzione del costo iniziale che va dal 65 all’85% e che si traduce in tempi di ammortamento generalmente inferiori all’anno, un periodo eccezionalmente breve se paragonato a un qualsiasi investimento-tipo.
    Secondo lo studio, il quadro che emerge dalle realtà che hanno adottato in maniera seria soluzioni di dematerializzazione è caratterizzato da soddisfazione, benefici consistenti e criticità in generale limitate. Le organizzazioni che presentano questo quadro positivo sono quelle che stanno applicando tali soluzioni “in ampiezza”, cioè su più fasi del ciclo, e “in profondità”, ovvero ridisegnando e automatizzando anche i processi sottostanti.
    Tra gli ostacoli maggiori rispetto all’assunzione di queste soluzioni dematerializzatrici è l’abitudine, ovvero il superare il difficile scoglio del cambiamento. Basti pensare che nel nostro Paese sono passati 14 anni dall’introduzione delle norme che regolano la possibilità di eliminare la carta nelle organizzazioni e 4 anni dal loro “recepimento” in termini fiscali, ma non si sono visti segnali che dimostrino che questi cambiamenti siano stati attuati in misura rilevante.
    Lo scenario sembra essere cambiato solo dal luglio di quest’anno, con l’entrata in vigore della prescrizione contenuta nella Finanziaria 2008 (art. 1, commi da 209 a 214), che prevede l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica in ogni rapporto commerciale intrattenuto con la pubblica amministrazione e gli enti pubblici. La pubblica amministrazione non potrà più ricevere da privati alcuna fattura in formato cartaceo, né procedere al pagamento finché non si provvederà all’invio di una fattura in formato elettronico, secondo quanto prescritto dalla legge.
    I tempi sono ormai maturi e sono sempre di più le organizzazioni pubbliche e private che rivolgono la propria attenzione all’automatizzazione del ciclo economico-finanziario aziendale come potenziale strumento di risoluzione di queste complesse problematiche e alle aziende produttrici di tali soluzioni applicative. Tra queste ultime spicca Basware, azienda finlandese leader nel settore.
    “L’avvento della fatturazione elettronica in quadro di più ampia dematerializzazione – commenta Carla Cudini, Channel Manager for Southern Europe di Basware – rappresenta una vera e propria svolta epocale. Significa non soltanto ridurre la quantità di carta, azione importante per ridurre i costi ma anche per preservare le risorse, oggi sempre più ridotte, ma rappresenta l’avvio di una dinamica che consente di eliminare la duplicazione di processi organizzativi uguali, svolti da entità diverse in ambiti differenti. Intraprendere questa strada significa modificare il modello organizzativo aziendale basandolo su logiche avanzate di Business Intelligence”.

    Basware è leader mondiale nelle soluzioni di Enterprise Purchase to Pay e Financial Management. Più di 1.200 clienti e 650.000 utenti finali in oltre 50 paesi si sono affidati al suo software per automatizzare le operazioni finanziarie di back office e ottenere incrementi di efficienza e migliorare il controllo e la trasparenza dei processi. Le soluzioni Basware sono distribuiti ed implementati in Europa, negli Stati Uniti e Asia Pacifico grazie ad un ampio network degli uffici Basware e partner.
    Nel 2007, BasWare ha fatturato 73 milioni di Euro di vendite nette. Per il 2008 il target di crescita previsto per i ricavi netti è di un ulteriore 15-20%. Fondata nel 1985, Basware è una società di capitali pubblica quotata alla Borsa di Helsinki. Con headquarter a Helsinki, Finlandia, ha otto filiali negli Stati Uniti e in Europa. www.basware.com