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Tag: fatturazione elettronica

  • Dalla carta al digitale: vantaggi ed efficienza dalla gestione documentale alla conservazione sostitutiva

    La possibilità di digitalizzare informazioni e documenti di ogni genere sta progressivamente trasformando ogni aspetto della vita di aziende ed organizzazioni. La Fatturazione Elettronica e la Conservazione Sostitutiva rappresentano un’opportunità da cogliere in termini sia operativi che economici.

    L’evento, organizzato da SMC per giovedì 24 maggio p.v. dalle ore 14.30 alle ore 17.30 presso la sede di Treviso ed in videoconferenza dalla sede di Milano, si pone l’obiettivo di illustrare come qualsiasi tipo di documento, da bolle e fatture al Libro Unico del Lavoro, possa essere archiviato digitalmente e “sostituito” all’originale cartaceo grazie alla soluzione Open Square DOC di SMC.

    La partecipazione all’evento è gratuita. Visita il sito SMC per visualizzare l’agenda e prenotare il tuo posto in sala. Per ulteriori informazioni contatta l’Ufficio Marketing SMC al numero 0422/9125 oppure scrivi una mail a [email protected].

  • Progetto Smau Business Roadshow 2011, l’era del digitale nelle aziende

    Il 5 Maggio 2011 alle ore 10.00, presso Padova Fiere, sono chiamate a riunione tutte le imprese del nord est in un’importante iniziativa culturale. Questa iniziativa è stata progettata e promossa in collaborazione con Smau e ICT4Executive. L’obiettivo che si è prefisso di realizzare con la realizzazione di questo convegno è quella diffondere, sul territorio nazionale, le competenze e il know-how sviluppato in anni di ricerca dalla School of Management del Politecnico di Milano ma anche di approfondire tematiche verso cui le imprese, sia private che le pubbliche amministrazioni, sembrano essere particolarmente sensibili.

    Come ogni anno l’iniziativa si colloca anche all’interno del Progetto Smau Business Roadshow 2011 considerato da sempre un appuntamento importante, a livello locale e nazionale, a cui non mancare assolutamente. Il Progetto Smau Business Roadshow 2011 è stato ideato per tutte quelle imprese e amministrazioni pubbliche interessate al tema della fatturazione elettronica e, più in generale, della digitalizzazione e dematerializzazione dei processi. Il concetto di base è restare sempre sulla cresta dell’onda rispetto alle novità tecnologiche e soprattutto rispetto al passaggio dal cartaceo al digitale. Altri argomenti di interesse saranno la conservazione sostitutiva, la posta elettronica certificata e la firma digitale.

    Proporre la propria candidatura a partecipare al Laboratorio è facile in quanto basta registrarsi a Smau Business Padova 2011 in cui la partecipazione all’evento è gratuita anche se il numero di posti disponibili per partecipare all’incontro è limitato.

  • I seminari ArchiviOk in tour per l’Italia

    Data Print Grafik è un’azienda che nacque nel 1987 nella Repubblica di San Marino, nasce come tipografia specializzata nella produzione di modulistica fiscale meccanografica. Col passare del tempo si è sempre più specializzata nel settore ed è riuscita sempre a mantenersi al passo coi tempi e con gli sviluppi tecnologici ed informatici. Dal 2009 portano in giro per l’Italia un evento che si chiama “ArchiviOk in Tour”. Questo evento partì da Padova per poi toccare Bologna e Milano con l’obiettivo di presentare la suite ArchiviOK e far conoscere le opportunità di business legate alla fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva. Il 17 Febbraio 2011 hanno fatta tappa a Roma con un seminario informativo sui temi più attuali e dibattuti negli ultimi anni in ambito IT che ha lo scopo di spiegare come “tagliare i costi dell’azienda e dello studio, aumentando l’efficienza”. Il programma del seminario è così disposto :

    – 14.30 : Registrazione dei partecipanti;

    – 15.00 : Saluti di apertura “Innovare per crescere” (Bonfiglio Mariotti, Direttore Generale Data Print Grafik e Presidente Assosoftware) ;

    – 15.20 : spiegazione dell’archiviazione e della conservazione sostitutiva dei documenti con firma digitale ai tempo della crisi, il modo in cui tagliare i costi aumentando l’efficienza (Paolo Rosetti, Vice Direttore Generale Data Print Grafik) ;

    – 15.45 : dimostrazione del software, utilizzo e funzioni di ArchiviOK (Aurelio Tosi e Michele Tedesco, Product Manager Data Print Grafik) ;

    – 16.00 : Focus sulle novità normative e chiarimenti dei termini di legge da parte dell’Agenzia delle Entrate (Antonio Nuzzolo, Funzionario Agenzia delle Entrate)

    – 17.30 : Coffee break, opportunità commerciali, dubbi e domande.

    Seminari e corsi gratuiti però con un numero limitato di partecipazioni.


  • La conservazione sostitutiva legalizza i documenti della Pubblica Amministrazione

    Da qualche anno la pubblica amministrazione sta subendo l’influenza del digitale, dell’avanzamento delle tecnologia tanto che si è iniziato a sostituire i documenti cartacei con quelli digitali. Uno dei procedimenti più importanti della pubblica amministrazione, in campo di legalità di documenti, è la conservazione sostitutiva. È quel processo informatico che “rende legali” i documenti archiviati digitalmente; questa legalità è veritiera sia a livello fiscale, sia a livello civile. Questo processo permette la conservazione di documenti in modalità digitali così che questi possano essere accessibili e disponibili a tutti i lavoratori della pubblica amministrazione nella loro integrità ed autenticità. I documenti cartacei possono essere distrutti solo dopo essere passati sotto il processo di conservazione sostitutiva e solo in questa maniera si riescono a liberare gli archivi di un ufficio da tutta la carta che per legge si dovrebbe altrimenti mantenere per almeno 10 anni, come previsto dall’ art. 2220 del Codice Civile. Va detto in aggiunta che questo processo di conservazione è preceduto dall’archiviazione elettronica, processo di memorizzare e catalogazione dei documenti in modalità digitale.

    Le soluzioni per gestire effettuare la conservazione sostitutiva sono molteplici ma le più utilizzate sono tre:

    – Attraverso l’utilizzo di un software documentale;

    – in ASP , cioè on-line;

    – in outsourcing.

    Legata all’applicazione della conservazione sostitutiva legale è anche la fatturazione elettronica che altro non è che l’applicazione pratica dell’archiviazione elettronica.


  • Gestione dei documenti aziendale : come renderla veloce

    Tra le procedure informatiche utilizzate da un’azienda troviamo la conservazione sostitutiva. È una procedura che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico. Grazie a questa procedura il documento elettronico ha la stessa validità di un documento cartaceo con la differenza che attraverso un documento elettronico le aziende riescono a risparmiare sui costi di , stoccaggio e archiviazione. Quindi la conservazione sostitutiva viene visto anche come uno strumento alternativo alla gestione della carta capace di garantire lo snellimento dei volumi e l’ efficacia dei processi documentali. Attraverso la conservazione sostitutiva la validità temporale del documento diventa pluriennale. Ma come avviene tale processo? Essa avviene attraverso la memorizzazione della relativa immagine del documento sui supporti ottici. Dopo viene l’apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Apponendo la firma digitale si attesta che il processo è stato svolto in maniera corretta. Così finisce il la procedura di conservazione, mentre per quei documenti che vengono definiti “unici” va inserito anche il riferimento temporale e la firma digitale da parte di un pubblico ufficiale. Questa firma attesta che ci sia conformità tra il documento cartaceo e quello informatico.

    Oltre a questa procedura esistono altre vie che rendono il lavoro di gestione di documenti veloce, facile , sicuro e legale e sono : kit firma digitale, posta elettronica certificata e fatturazione elettronica.


  • Fatturazione elettronica : un vantaggio aziendale

    La fattura. Documento molto importante per un’azienda. Nel 2010 bisogna differenziare la fattura cartacea da quella elettronica partendo da un elemento di base, la data di emissione. La data di emissione della fattura cartacea fa riferimento al momento in cui si è ricevuta la fattura stessa oppure al momento della spedizione del bene o del servizio; mentre nel caso della fatturazione elettronica la data di emissione coincide al momento in cui viene effettuata l’operazione. Per quanto riguarda i contenuti invece non c’è differenza e una fattura, cartacea o elettronica che sia, deve contenere:

    – Soggetto che comprende ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione, il numero di partita IVA dell’emittente ;

    – Beni o servizi e di conseguenza la tipologia, la qualità, la quantità e la natura dei beni in oggetto ;

    – Base Imponibile ;

    – Aliquota e cioè l’ ammontare dell’imposta e dell’imponibile espressi al centesimo di euro ;

    – Numero di partita IVA del cessionario del bene ;

    – Data della prima immatricolazione od iscrizione in Pubblici Registri

    – Numero dei chilometri percorsi, ore navigate o delle ore volate qualora si utilizzino mezzi di trasporto per far arrivare un bene dal mittente al destinatario ;

    – Annotazioni varie come per esempio chi ha ricevuto ufficialmente la fattura.

    La fatturazione è per un’azienda un elemento importante in quanto permette di velocizzare tutto il mondo della gestione dei documenti. Come lei la stessa possibilità di velocizzare e facilitare ma anche certificare il lavoro è data dalla posta elettronica certificata, dall’archiviazione digitale dei documenti e dalla firma digitale.


  • Il decreto ministeriale sulla fatturazione elettronica

    Dopo tanti anni in cui aziende ed amministrazione pubblica hanno protestato, nel 2004 finalmente è stato emanato il Decreto 52/2004 riguardante la fatturazione elettronica. Tale decreto spiega la fatturazione elettronica definendola “una modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto” . Attraverso questo decreto si è stato possibile stabilire che “l’archiviazione ottica dei documenti contabili obbligatori può essere ritenuta valida sotto il profilo fiscale e che di conseguenza valida è pure la fatturazione elettronica, attività che appunto prevede l’uso di strumenti informatici per la gestione di tutto l’iter di fatturazione, con la possibilità di rinunciare alla formalizzazione su carta”. Affermazione rilasciata dal Ministero dell’economia. Per i meno pratici del settore, in altri termini la fatturazione elettronica è una trasmissione telematica di dati relativi a documenti fiscali di clienti e fornitori di una azienda X. Fino a che l’obbligo della fatturazione elettronica risulti un processo legale devono essere rispettate delle precise condizioni stabilite dal decreto. La fattura :

    – deve essere immodificabile, non alterabile ;

    – deve contenere un riferimento temporale ;

    – deve essere siglata dalla firma digitale o elettronica qualificata del mittente ;

    – deve contenere la data di emissione, l’integrità del contenuto e l’autenticità della firma elettronica.

    Oltre a questo processo economico – fiscale per gestire nel miglior modo la sua documentazione un’azienda deve possedere la PEC. La posta elettronica certificata è uno strumento attraverso il quale è possibile comunicare con clienti e fornitori assicurando protezione e riservatezza ai documenti. Il kit firma digitale, l’ obbligo della posta elettronica certificata e la fatturazione elettronica sono i tre elementi di base della gestione documenti aziendali.


  • Firma digitale, pec e fatturazione elettronica in azienda!

    Negli ultimi anni nelle aziende si è sentito parlare di firma digitale. Ma in realtà cosa è ? Essa altro non è che l’equivalente elettronico della firma cartacea, è ciò che dona ad un documento il suo valore legale. La firma digitale è associata sempre al documento informatico in quanto ne attesta l’integrità, l’autenticità e la non ripudiabilità dello stesso. Collegata a questa c’è un elemento di rilievo ed è il certificato digitale di sottoscrizione rilasciato al Titolare di un dispositivo di firma che è un file generato seguendo precisi standard stabiliti per legge. Questo file, appartenente al kit firma digitale, contiene una serie di informazioni importanti riguardanti l’identità del titolare, la chiave pubblica o il codice di riconoscimento che gli viene attribuito al momento del rilascio e anche sul periodo di validità del certificato. Il titolare è tenuto ad osservare la massima diligenza nell’utilizzo e nella conservazione del codice del documento in quanto la firma che lui appone su di esso ha effetti legali riconosciuti dalla legge. Questa firma digitale è elemento essenziale in una azienda di amministrazione pubblica così come sono essenziali la fatturazione elettronica e la posta elettronica certificata ( PEC ). Tutti e tre gli elementi devono essere utilizzati con cautela in quanto sono strumenti essenziali per la gestione dei documenti digitali e per lo scambio comunicativo. Per questo motivo il titolare di un’ azienda è obbligato a :

    – adottare tutte le misure idonee per evitare danni ad altri attraverso l’utilizzo della firma digitale ;

    – proteggere la segretezza della chiave privata, codice segreto o PIN, che dir si voglia, evitando che finisca in mano a terze persone avulse dall’attività.

    Un pacchetto di strumenti indispensabili per un buon funzionamento aziendale e dell’amministrazione pubblica.


  • Certificare e proteggere i documenti digitali delle aziende e dell’amministrazione pubblica

    I documenti informatici per le azienda rappresentano un elemento importante per lo sviluppo dell’azienda stessa e la sua gestione. Per questi documenti sono importanti la pec e cioè la posta elettronica certificata, la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti.

    Essere in possesso del software per la conservazione sostitutiva è importante in quanto grazie a questo programma l’azienda garantisce la validità legale di un documento informatico in un periodo temporale. Conservare digitalmente dei documenti vuol dire sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento digitale; questo documento viene “sigillato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Ad esso viene inserito in un database e gli viene assegnato un codice in modo tale da facilitare e velocizzare la ricerca dello stesso documento al momento del bisogno. Questa azione aziendale è regolata dalla legge italiana ed esattamente da:

    – D.L. 10 giugno 1994 n. 357 Art. 7 ;

    – D.L. 15 marzo 1997 n. 59 Art. 15 ;

    – D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513 ;

    – D.P.C.M. 8 febbraio 1999 ;

    – D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 ;

    – Delib. 13 dicembre 2001 n. 42 ;

    – D.L. 23 gennaio 2002 n. 10 ;

    – Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11 ;

    – Gazzetta Ufficiale del 9 marzo 2004 n.57 .

    Un altro elemento che legalizza i documenti digitali è la firma digitale che deve essere posta sempre anche quando questi documenti sono oggetti di uno scambio di posta elettronica. Negli uffici commerciali aziendali, soprattutto in quelli della pubblica amministrazione, adesso intercorre l’obbligo della posta elettronica certificata per proteggere e certificare lo scambio di comunicazione.


  • Basta spreco di carta, i documenti saranno digitali

    La conservazione sostitutiva dei documenti è un sistema di processi informatici e software, regolate nel dettagli dalle leggi del Nostro paese, in grado di mantenere nel tempo la validità di un documento informatico a livello fiscale e legale.

    L’obiettivo è garantire che l’uso di software per la conservazione sostitutiva dei documenti elettronici venga equiparata alla produzione dei documenti cartacei, garantendo ad entrambi una validità legale. Per fare in modo che si possa fermare un documento alla data di chiusura si utilizza la firma digitale la marca temporale, due elementi fondamentali che servono a bloccare un documento in modo che non sia più modificabile apponendo in modo indelebile la data e l’ora definitive.

    Attraverso i nuovi sistemi di gestione digitale della documentazione le aziende e la pubblica amministrazione possono ottenere i risultati sia dal punto di vista del risparmio, di tempo e di risorse, sia dal punto di vista del rispetto per l’ambiente. Nuove procedure come l’obbligo della Posta elettronica certificata e la fatturazione elettronica possono aumentare l’efficienza della lavorazione e garantire una rivoluzione che andrà a vantaggio sia dei lavoratori che degli utenti.

    Come dimostra l’implementazione nella scuola della pagella on line o della prenotazione dei colloqui con i professori, per esempio, è possibile snellire la burocrazia che gestisce le dinamiche interne, venire incontro ai genitori e risparmiare sulla carta usata per i documenti.