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Tag: backoffice

  • Business process outsourcing: il back office per le società finanziarie

    Per Business Process Outsourcing si intende l’esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali. All’interno della attività che possono essere esternalizzate secondo una strategia di Business Process Outsourcing, rientrano sia il back office, l’insieme di quelle attività che non riguardano la gestione della clientela, sia il front office. Le attività di back office includono funzioni di business interne come quelle delle risorse umane, mentre quelle di front office sono quelle svolte a stretto contatto con la clientela. Un esempio è il il Customer Care o l’Assistenza Clienti. Si tratta di servizi gestiti solitamente da Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound.
    Le attività di back office comprendono tutte le attività di gestione documentale, in particolare di gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull’archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Esempi di attività di back office sono la gestione dei contratti, delle pratiche e l’archiviazione. Esternalizzare le attività di back office significa affidare a un fornitore terzo attività ripetitive e sulle quali ricadono moli di lavoro elevate. Grazie al Business Process Outsourcing le aziende acquistano un’organizzazione dinamica e flessibile ai cambiamenti del mercato perchè trasformano i costi da fissi in variabili, liberandosi di quelle rigidità economico/finanziarie che impediscono di rispondere velocemente ai cambiamenti e alle innovazioni del settore. Grazie all’outsourcing del back office le risorse sono libere di dedicarsi alle attività che costituiscono il core business aziendale e di ottimizzare i processi interni, migliorandone l’efficienza.
    Costituiscono un settore a parte le attività di back office per le società finanziarie. Si tratta dei distributori di prodotti finanziari come la cessione del quinto dello stipendio, la cessione del quinto della pensione, la delegazione di pagamento. Per questo tipo di società, le attività di back office riguardano la valutazione dell’affidabilità delle amministrazioni responsabili del rimborso della rata del finanziamento e che garantiscono per il dipendente pubblico, statale, privato o per il pensionato che ha fatto richiesta del prestito personale; istruzione delle pratiche finanziarie e controlli antifrode. Si tratta di attività di back office ‘delicate’, nelle quali è determinante la precisione, la corretta gestione dei dati e la puntualità delle comunicazioni. Prima di affidarsi ad un fornitore di servizi di back office in outsourcing, occorre dedicare particolare attenzione nella scelta dell’azienda a cui rivolgersi con un occhio all’esperienza e al tipo di clienti. Tra le aziende presenti a Napoli uno dei fornitori più affidabili è Cesaweb, società specializzata nell’erogazione di servizi ICT – Information & Communication Technology che vanta clienti come Prestitalia e Quinto facile web, Gruppo Ubi Banca. Tra i servizi offerti da Cesaweb il Contact Center Multicanale, con il call center inbound e quello outbound, lo Sviluppo software, l’Hosting e il Facility management, la Fornitura hardware e software, gli impianti di Video sorveglianza, il Web marketing.
    Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali raccolti dalla società finanziaria, fino ai controlli successivi all’erogazione del finanziamento. Questo significa che Cesaweb raccoglie la documentazione relativa alla richiesta di finanziamento effettuando i controlli sull’amministrazione presso la quale lavora il dipendente e che è responsabile delle trattenute necessarie per rimborsare il prestito; nel caso della cessione del quinto della pensione effettua la richiesta della quota cedibile on line direttamente dal sito dell’Ente previdenziale come l’INPS o l’INPDAP personale; notifica all’Ente il piano previsto per il finanziamento e ne attende l’approvazione per la trattenuta; effettua i controlli anti-frode; valuta le grandi amministrazioni che non sono ancora censite dal sistema informatico della società finanziaria del committente e, dove possibile, gestisce le richieste di sblocco per quelle amministrazioni per le quali non erano consentite operazioni di finanziamento; monitora tutte le attività inerenti la documentazione come le variazioni anagrafiche delle amministrazioni; gestisce gli incassi, ovvero gli importi delle rate corrisposti dalle amministrazioni; monitora i crediti allo scopo di evidenziare eventuali ritardi delle amministrazioni e si occupa anche del recupero crediti, dove necessario; si preoccupa anche del censimento sinistri vita e impiego, come ad esempio la richiesta di TFR, cessioni private e messa in mora.

  • Back office: le aziende scelgono di esternalizzare

    Il backoffice comprende tutte quelle attività per le quali le aziende non hanno direttamente contatto con il pubblico. Ad esempio, sono attività di backoffice quelle che riguardano la gestione dei contratti, pratiche amministrative, richieste di finanziamento, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Si tratta di attività caratterizzate da un elevato grado di ripetitività e precisione. Sulle attività che costituiscono il back office le aziende devono garantire precisi livelli di servizio (SLA) e in alcuni periodi vanno incontro ad elevati moli di lavoro.

    Gestire all’interno dell’azienda le attività di back office significa formare e destinare risorse – tempo, denaro e capitale umano – a queste operazioni, producendo dei costi fissi e quindi una “rigidità” economico/finanziaria che mal si concilia con le esigenze di snellezza e flessibilità oggi imposte da un mercato sempre più competitivo. Per questo motivo la maggior parte delle aziende preferisce esternalizzare, affidando il suo back office a società terze specializzate nello svolgimento di servizi come la gestione dei contratti e le richieste di finanziamento. L’outsourcing del back office consente alle aziende di concentrarsi sul proprio core business delegando a terzi tutte le attività ripetitive e/o a minore valore aggiunto. Così facendo abbattono i costi fissi del personale senza però rinunciare a precisi ed elevati livelli di servizio sempre perchè le attività vengono gestite da professionisti specializzati.

    Piuttosto che affidarsi a più società terze per la gestione delle diverse attività di back office, è preferibile scegliere un’unica società in outsourcing in modo da avere a che fare con un solo interlocutore, accelerando i processi e le comunicazioni aziendali. Quando si decide di affidarsi ad un’unica società per il back office è necessario scegliere un’azienda capace di fornire soluzioni di back office complete, che includano cioè la gestione delle attività, le infrastrutture e le tecnologie necessarie.

    La scelta strategica più efficace è quella di affidarsi a società di ICT – Information & Communication Technology dotate di una specifica competenza nelle attività amministrative e gestionali, una forte specializzazione nel settore di riferimento della propria azienda e delle strutture operative capaci di produrre, sviluppare e realizzare software gestionali applicativi. I software gestionali applicativi sono tutte quelle applicazioni che permettono alle aziende di gestire e svolgere attività d’ufficio in maniera semplice ed efficiente. I software gestionali applicativi permettono di velocizzare la propria attività e di tagliare i costi di gestione. Outsourcing del back office e software gestionali applicativi costituiscono la scelta strategica attraverso la quale le aziende, oggi, intervengono sui processi ottimizzandoli e velocizzandoli. Ciò consente loro di acquistare un forte vantaggio competitivo rispetto alle altre aziende del mercato.

  • I vantaggi della de materializzazione per il business aziendale

    Dematerializzare oggi per le aziende non significa solo eliminare la carta ma adottare un approccio fondato sui moderni principi del Document Management. Il Document management o gestione documentale è l’insieme di strumenti e metodologie necessarie per la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti. Utilizzare in azienda software e piattaforme web per il document management unitamente ai processi di business aziendale, permette di ridurre i costi ed ottimizzare i processi “document centric”, cioè quelli legati alla contabilità, all’amministrazione, alla gestione delle pratiche e degli archivi. A monte del processo abbiamo la dematerializzazione, intesa come la progressiva eliminazione della carta in azienda, attraverso la digitalizzazione dei documenti che da cartacei diventano informatici. La dematerializzazione consente di adottare una politica aziendale fondata sul rispetto per l’ambiente, che costituisce un valore aggiunto agli occhi della clientela; di risparmiare costi, riducendo lo spazio e il tempo necessario all’archiviazione fisica delle pratiche; di ottimizzare le risorse aziendali che riducendo il tempo dedicato all’archiviazione possono essere impiegati in diverse aree di business. Ottimizzare i costi e le risorse significa, in ultimo, incrementare l’efficienza dell’organizzazione. A valle abbiamo, invece, da un lato l’attività di archiviazione ottica dei documenti e dall’altra quella di backoffice. Dove per archiviazione ottica si intende la digitalizzazione dei documenti cartacei e la gestione delle informazioni tramite un archivio elettronico all’interno del quale i documenti possono essere consultati in qualunque momento e da qualsiasi luogo, tramite autorizzazioni e permessi di accesso. Inoltre, i documenti digitali, sostituendo i faldoni, possono essere rielaborati o distribuiti senza occupare alcuno spazio fisico. Il backoffice, invece, consiste nella gestione di pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Per dematerializzare e trasformare i documenti cartacei in documenti informatici, quindi adottare una strategia di document management, è necessario utilizzare tecnologie e software che permettano di controllare l’intero ciclo di vita dei documenti, ovvero un flusso che procede dalla dematerializzazione alla gestione, dall’archiviazione alla distribuzione all’interno dell’azienda. L’implementazione di piattaforme e software per l’attività di backoffice e di document management offre i seguenti vantaggi:
    • rintracciabilità dei documenti, sempre e dovunque;
    • un elevato livello di sicurezza, ovvero maggior protezione, all’interno ed all’esterno, del patrimonio di dati e documenti aziendali;
    • l’eliminazione dei rischi dovuti alla perdita di informazioni e deperibilità dei documenti nel tempo;
    • una miglior immagine verso l’esterno, grazie ad una politica di rispetto per l’ambiente.
    Il panorama delle aziende che si occupano di backoffice e di archiviazione ottica dei documenti è molto ampio. Più ristretta la nicchia di quelle che non si limitano a gestire la fase di start up della dematerializzazione, con il backoffice e l’archiviazione elettronica, ma che si preoccupano di sviluppare ex novo le tecnologie – piattaforme web, software e CRM – necessari per le gestione dei flussi. Caso aziendale di successo è Cesaweb S.p.A., azienda specializzata nel settore dell’Information e Communication Technology. Ogni giorno Cesaweb, con efficienza e professionalità studia assieme al cliente la soluzione migliore per gestire le attività di backoffice e archiviazione elettronica, seguendo il processo passo dopo passo e sviluppando, laddove è necessario, la tecnologia adatta. Si tratta di software e di piattaforme web a cui è possibile accedere via browser, facili da utilizzare ed accessibili. Inoltre, nell’ottica di una costante crescita della quantità e della qualità dei servizi offerti, Cesaweb eroga anche servizi di Contact Center Multicanale – inbound e outbound – Hosting e Facility Management. Mission aziendale di Cesaweb è quella di sostenere l’azienda cliente nella gestione dei contatti con i propri clienti, nei processi interni e nei servizi ICT: una reingegnerizzazione delle procedure che porti all’innovazione dei processi e che costituisca un vantaggio competitivo ineguagliabile.

  • Backoffice: vantaggi ed opportunità di un approccio integrato

    Nel contesto economico attuale la vera e propria chiave di volta è rappresentata dall’esternalizzazione. Esternalizzazione non in termini di puro e semplice affidamento a terzi della gestione di alcune attività, come possono essere quelle di gestione della clientela, customer care e analisi di mercato attraverso strutture di contact center, ma approccio progettuale Adottando questo tipo di approccio e di interpretazione, concentrato solo ed esclusivamente sui servizi, l’azienda non sfrutta quelle che sono le reali potenzialità dell’outsourcing. Il vantaggio principale dell’esternalizzazione risiede oggi per le aziende nell’innovazione di processo attraverso l’integrazione di strumenti dell’Information and Communication Technology. Affinché ciò avvenga è necessario adottare un approccio progettuale che parta dalla ridefinizione dei processi per arrivare alla creazione di software create ad hoc per la gestione dei servizi. A tal fine poter disporre anche di servizi di hosting e facility management rende più efficace l’intervento. I vantaggi che nello specifico è possibile sfruttare sono quelli della focalizzazione sul proprio core business, della trasformazione dei costi fissi in variabili, della valorizzazione del proprio personale, dell’aumento degli standard di performance. L’attività di backoffice che consiste nella gestione di tutte quelle attività che non hanno a che fare direttamente con la clientela, che sono invece le attività cosiddette di front office: pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Sono molte le aziende che oggi decidono di esternalizzare l’attività di backoffice, in particolare quelle del settore finance, per una serie di indubbi vantaggi. Le aziende che decidono di esternalizzare i servizi di backoffice possono concentrarsi maggiormente sul proprio core business perché delegano all’esterno tutta una serie di attività ripetitive e sulle quali viene richiesta la garanzia di precisi livelli di servizio e costo, che sarebbe più difficile e costoso gestire con il ricorso a risorse interne. Ricorrere a terzi per l’attività di backoffice amministrativo e finanziario significa alleggerire i carichi di lavoro per i dipendenti e quindi snellire l’organizzazione interna e i costi; snellire l’organizzazione interna ed i costi; garantire sempre livelli di servizio elevati oltre a quelli definiti contrattualmente. Potersi avvalere di elevati livello di servizio garantiti dall’outsourcer significa poterli offrire alla clientela: ciò costituisce un indubbio vantaggio competitivo. Se all’attività di backoffice si aggiunge quella di archiviazione elettronica documentale, i vantaggi si moltiplicano. Con l’archiviazione elettronica documentale i documenti cartacei, quali fatture, contratti, lettere, bolle, ordini, ecc. vengono sottoposti ad un processo di scansione ed indicizzazione, che consente, attraverso chiavi di ricerca multiple, di archiviare, ricercare, stampare solo quando serve, ed eventualmente inoltrare tramite e-mail i documenti in formato elettronico. L’azienda in questo modo risparmia spazio eliminando gli archivi fisici, rispetta l’ambiente riducendo il consumo di carta, ottimizza i costi legati all’archiviazione perché risparmia tempo e risorse che possono essere così utilizzate in altre aree operative e funzionali. E’ difficile trovare oggi un’azienda che si occupi con un approccio professionale sia del backoffice che dell’archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica e che al tempo stesso sviluppi i software applicativi che consentano di svolgere quest’attività. Una delle poche aziende che permette di adottare un approccio integrato di esternalizzazione di processi e servizi è Cesaweb, l’azienda di qualità a cui affidarsi per un approccio totalmente integrato nella gestione del backoffice, sia in ambito finance che amministrativo, per lo sviluppo software, per il contact center multicanale, per la realizzazione di siti web, strategie di web marketing, hosting e facility management.
    In particolare, Cesaweb svolge il servizio di backoffice per grandi, piccole e medie imprese con una particolare specializzazione nel settore finance: verifica formale e documentale, inserimento nel sistema informativo del cliente, incasso quote e monitoraggio, valutazione del merito creditizio delle amministrazioni. Inoltre, per le aziende che vogliono fare dell’archiviazione ottica documentale una leva della propria strategia aziendale, ottimizzando l’archiviazione e risparmiando sui consumi, Cesaweb si occupa di consulenza per l’infrastruttura informatica, nel caso in cui l’azienda voglia gestire il servizio in-house, ovvero della scansione e dell’archiviazione fisica dei documenti, nel caso in cui voglia affidarlo in outsourcing . Grazie ad un know how più che decennale di attività e di specializzazione, Cesaweb oggi offre una gamma di servizi e di prodotti molto ampia. In particolare, Cesaweb oggi eroga servizi, oltre che nelle già citate aree di Backoffice, Archiviazione elettronica documentale, Sviluppo di software applicativo, anche in quelle di Contact Center multicanale, Hosting, Assistenza sistemistica e Facility Management, Web Marketing, Fornitura hardware e software di base, proponendosi ai propri clienti come un vero e proprio consultant.