Esistono diversi modi di tenere una riunione di lavoro. Si può optare per una visita presso il cliente o collega di lavoro se va bene per loro, oppure possono affrontare loro il viaggio. In alternativa, si può organizzare un incontro in diversa sede, come un bar o un ristorante, per una riunione più informale.
Tutte queste soluzioni però comportano un notevole dispendio di tempo solo per una riunione. In due casi su tre tra quelli esposti, bisognerebbe passare tempo fuori dall’ufficio, viaggiando, sottraendo tempo alla giornata lavorativa.
Allora come fare per tenere un importante incontro di lavoro che sia comodo ed efficace per entrambe (o tutte) le parti?
La risposta sta nel potere di Internet e nella capacità di effettuare videochiamate. Non c’è ragione per cui non si possa tenere una conferenza on-line, ed in effetti sempre più aziende riconoscono i vantaggi di questa modalità.
Abbiamo già approfondito quali siano i vantaggi in merito a livello di tempo. Ci sono però anche vantaggi in termini di spesa. Se si è soliti viaggiare molto per incontrare clienti e colleghi di lavoro, sarà sicuramente facile capire quale sia la differenza negli utili aziendali. Nelle aziende in cui i viaggi sono frequenti, le videochiamate porteranno senz’altro un notevole risparmio.
Tuttavia, vi sono alcuni elementi da tenere presenti quando si tiene una conferenza in questo modo per la prima volta. Anzitutto è d’obbligo ricordare che, anche se si sta utilizzando un nuovo metodo e gli altri interlocutori non sono nella stessa stanza, si dovrà tenere un comportamento professionale sotto ogni aspetto. Se normalmente per una riunione si indossano giacca e cravatta, anche in questo caso si dovrà seguire la stessa regola. Soprattutto quando si è nuovi con questo tipo di tecnologia, è facile dimenticare che le altre persone ci stanno guardando.
Inoltre, è anche utile prepararsi per qualsiasi riunione tenuta in questa modalità, così come avverrebbe per una riunione tradizionale. Basti pensare all’immagine che si vuole dare di sé e si capirà che una idonea preparazione è essenziale. Si consiglia inoltre di fare in modo di non essere interrotti durante la videoconferenza. Non solo è una distrazione e causa di ritardo, ma darà anche un’impressione poco professionale. Questo è valido sia per la persona che ha richiesto la videoconferenza che per gli altri partecipanti.
È chiaro che tenere videoconferenze è un modo importante per tenersi in contatto con clienti e colleghi di lavoro, in maniera moderna e professionale. Il risparmio di tempo e costo dato da una videoconferenza è palese. Basta solo capire come inserire questa nuova modalità nella propria politica aziendale e quanto più efficace sarà l’azienda, per conseguenza.
Potrebbe essere la decisione migliore mai fatta prima.
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