Chi possiede un business o lavora in campo aziendale avrà già sentito parlare o avuto a che fare con un ufficio virtuale. Non si tratta di un servizio comune, ma di una vera e propria strategia che permette di avviare il vostro business fornendovi tutti i principali strumenti da subito. E’ una strategia anche per tutti quelli che hanno già un buon giro e vogliono ingrandirlo; gli uffici virtuali sono uno dei mezzi più moderni per espandere rapidamente un’attività. Ma di cosa stiamo parlando?
Se non vi fosse ancora chiaro, entriamo nel dettaglio. Affittando un ufficio virtuale avrete a disposizione un indirizzo fisico per la vostra attività. Ad esempio, se avete deciso da poco di lavorare per conto vostro e avete aperto un business che gestite da casa, non potete invitare i clienti a parlare d’affari in salotto, potrebbero scambiarvi per novellini e decidere di non affidarvi un incarico solo per un fattore di apparenza. Per fare un altro esempio, se la vostra azienda si trova in una località poco nota, difficile da raggiungere, o ancora, circondata dal nulla, non c’è bisogno di portare i clienti a fare kilometri su kilometri per incontrarvi, nè aspettare troppo tempo per un pacco che non arriva.
Tramite gli uffici virtuali la gestione della vostra azienda viene stravolta del tutto! I servizi li sceglierete voi, e in base a ciò per cui opterete verrà stabilito il prezzo dell’affitto del vostro ufficio virtuale. Per chi decide di usufruire un servizio base, incentrato principalmente su un lavoro di segreteria, l gestione della posta e delle telefonate verrà affidata al vostro segretario. Le sue mansioni possono ampliarsi o meno, in relazione alle vostre scelte. E’ possibile anche usufruire del solo indirizzo, o solo del numero di telefono. All’infuori dell’assistenza segretariale, potrete stabilirvi negli uffici che scegliete, qualora decidesse di spostare il vostro business. Sia in questo caso, che in quello del normale uso dell’ufficio virtuale, avrete a disposizione anche sale riunione, sale conferenze, aule corsi etc. Non importa se la frequenza d’uso sia sporadica o fissa, la disponibilità sarà comunque sempre presente.
L’utilità delle sale riunione o conferenze sta nell’aiuto che fornisce nella gestione dei contatti con i fornitori, con i clienti, o con i dipendenti stessi. Potrete riunire il vostro staff per discutere dei piani lavorativi quando vorrete, così come potrete incontrare i vostri clienti e discutere d’affari in qualsiasi lingua: tra i servizi, infatti, che potrete scegliere, c’è quello di segreteria, specialisti esperti e segretarie plurilingue che via affiancheranno nella comunicazione con i clienti.
Gli uffici in questione si trovano in zone strategiche per la visibilità della vostra azienda e per aiutarvi nel lavoro: potrete ricevere un cliente in una delle sale citate sopra, o nel vostro ufficio personale, o ancora, per affascinarlo maggiormente perchè non optare per un giro del centro, alla scoperta dei monumenti più belli, o per un pranzo al ristorante, un caffè in un bar, un drink in un locale? Ogni genere di struttura d’attrazione sarà presente nei pressi del vostro ufficio, in quanto qualsiasi città sceglierete, la postazione che avrete sarà centrale.
Riguardo le postazioni dell’ufficio virtuale, la scelta è praticamente infinita, qualsiasi location aveste in mente, troverete sicuramente delle offerte vantaggiose per stabilire lì la sede della vostra attività. Non si parla solo di città italiane, ma di luoghi di tutta Europa, persino in America, in tutto il mondo! L’ideale sia per chi è agli inizi e vuole aprire un’attività in una determinata città, sia per chi ha un business già avviato e vuole espanderlo al di fuori dei confini del proprio stato. In entrambi i casi, non bisogna aver paura dei rischi che si corrono trovandosi in un luogo che non si conosce, il team che vi affiancherebbe è istruito a lavorare per voi al massimo, e ad esservi d’aiuto per orientarvi qualora decideste di trasferirvi definitivamente in un’altra città.
Sempre per chi volesse utilizzare fisicamente tali uffici, oltre che essere centrali, è bene delineare anche il loro aspetto. Sono luoghi eleganti e di prestigio, strutture ideate appositamente per fornivi tutti gli strumenti adatti a lavorare sin dal primo giorno d’affitto! Inoltre, per qualsiasi dubbio, problema o mancanza, potrete sempre contare su un’assistenza pronta e qualificata.
Non è facile, soprattutto nei primi tempi, sostenere certe spese, se si sta per aprire un business. Soprattutto in un momento di crisi, aprire e gestire un ufficio ha un costo ancora più elevato. Bisogna trovare tempo per tutto: tempo per selezionare i dipendenti, istruirli con dei corsi affinchè siano realmente qualificati, tempo per trovare una struttura adeguata ma a un prezzo non troppo alto, tempo per gestirsi gli impegni e in più, tempo per lavorare per migliorare la propria azienda. Tra struttura e personale voleranno non settimane, ma mesi. Affittando un ufficio virtuale, le tempistiche mutano completamente, potrete concordare l’affitto anche il giorno stesso e cominciare a lavorare da quello seguente.
Valorizza il tempo e le possibilità della tua azienda! Non serve spendere troppo per creare una attività propria, affittando una struttura, contro le spese vinci tu. Qualsiasi costo derivante dall’apertura del vostor ufficio non vi peserà più come prima, troverete ciò che vi è utile da subito.
Siena 28/06/2012.