L’ archiviazione di un documento è caratterizzata dalla definizione di un protocollo, che può essere definito formalmente o semplicemente accettato in maniera diffusa da chiunque faccia parte dell’ organizzazione in cui vengono prodotti e smistati i documenti che necessitano di archiviazione.
L’ archivio viene definito come il complesso dei documenti prodotti da una persona fisica o giuridica, pubblica o privata nel corso dello svolgimento della propria attività.
L’archivio per poter operare necessita della definizione di un protocollo. Il protocollo è lo strumento tecnico-organizzativo, necessario per realizzare una idonea struttura dell’archiviazione documentale; esso regola il momento esatto dell’ingresso in memoria della documentazione nella fase corrente e diviene indispensabile in vista delle successive fasi archivistiche, ad esempio nella ricerca, in quanto garantisce la definizione di criteri di collocazione dei documenti univoci e accettati. Il protocollo identifica la struttura e il criterio attraverso cui verranno collocati i documenti.
La variabile tempo ha sempre un incidenza importante nell’archiviazione dei documenti. La variabile tempo incide in tutta la fase di questa attività: per inserire i contenuti, per organizzare la loro indicizzazione, per cercarli e tempo per conservarli.
L’archiviazione risponde al bisogno di conservare il materiale documentario in modo razionale e uniforme per renderlo recuperabile nella ricerca. Se viene condotta in maniera sistematica con un protocollo ben definito può riservare notevoli vantaggi quali:
– consentire un accesso immediato tramite Internet o Intranet ai documenti da parte del personale autorizzato;
– consentire un aggiornamento costante dell’archivio digitale online
– eliminare i ritardi di stampa e distribuzione dei documenti
– riduzione dei costi di ricerca dei documenti
– garantire la sicurezza nella conservazione dei documenti
Il protocollo è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito, l’attribuzione al documento stesso di una serie di dati tali da consentire l’identificazione certa ed univoca. L’utilità di un sistema di protocollo riguarda la gestione complessiva dei flussi: dalla produzione all’archiviazione, passando per i diversi processi di approvazione, alla creazione di un collegamento con gli altri documenti e fascicoli correlati.
