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Tag: Software per la conservazione sostitutiva

  • Progresso e gestione amministrativa: connubio eccelso

    Fortunatamente il progresso e la spinta rinnovatrice dell’elettronica sono giunte non solo nel variegato mondo delle aziende, ma anche in quello della pubblica amministrazione. Non ci sono più scuse:kit firma digitale e posta elettronica certificata sono la nuova parola d’ordine. Per abbattere gli sprechi ed al contempo mettere uno stop deciso all’inutile burocrazia che piuttosto che favorire lo sviluppo lo compromette. Gestione documentale elettronica e software per la conservazione sostitutiva sono gli strumenti all’avanguardia da utilizzare.

    Quando si prende in gestione una qualsiasi attività, non importa sia essa di tipologia pubblica o privata, ciò che è importante è che la stessa rappresenti una macchina funzionante alla perfezione. Dal primo all’ultimo tassello gestionale, tutto è chiamato a seguire schemi ben precisi, al fine di risparmiare del tempo e contemporaneamente aumentare i ricavi. Anche nella pubblica amministrazione, dove a dover essere gestite solo le risorse dei cittadini, per far sì che questi ultimi risultino soddisfatti e pienamente seguiti è necessaria la messa a punto di un sistema ben congegnato di risparmio ed efficienza.

    Ben vengano quindi le iniziative che vogliono abbattere gli sprechi: la Regione Lombardia, seguendo già da ora le direttive contenute nel nuovo Cad ha stimato un abbattimento di costi davvero notevoli per la cittadina. E tutto digitalizzando le comuni operazioni che la gestione di una amministrazione necessita, a partire dalla archiviazione dei documenti, fino ad arrivare all’ordine del giorno da presentare in Consiglio.

  • Lombardia e progresso: la prima a mettere in atto il Cad

    Quando l’elettronica sbarca in politica. Potrebbe essere riassunto così ciò che sta accadendo presso la regione Lombardia. La giunta ha deciso di rinunciare alla carta ed alle scartoffie affidandosi non solo ad un software per la conservazione sostitutiva in uso da tempo, ma anche a quelle definite goliardicamente cyber-delibere. Ordine del giorno? Su schermi del computer, salutando definitivamente fotocopie ed appunti di ogni genere.

    Convocazioni e trasmissioni degli atti ufficiali? Si può dire che ormai vige l’obbligo della posta elettronica certificata. Il cambiamento è stato ribattezzato “Giunta digitale. Ed è facile intuire come dall’abbattimento dell’utilizzo di tale materiale di cancelleria, come fotocopie e similaria, sarà possibile salvare una buona fetta di spesa della Regione. Soldi utilizzabili dal governo regionale in maniera più adatta e prolifica. In fin dei conti si tratta di una delle tante risposte alla stretta sulle Pubbliche amministrazioni voluta dal Ministro per la P.A, Renato Brunetta.

    Firma digitale, gestione documentale, abbattimento dei costi: il risparmio complessivo riguarderà ben 300 quintali di carta all’anno. Un numero stratosferico di scartoffie che verrà definitivamente eliminato grazie all’entrata in vigore del nuovo CAD, Codice di Amministrazione Digitale voluto dal ministro. La Lombardia, con questa messa in atto lampo, guadagna quindi il titolo di prima amministrazione regionale in Italia ad essersi messa in regola con le nuove norme per la pubblica amministrazione.

  • Aziende, parola d’ordine: progresso

    In materia di gestione aziendale la parola d’ordine è quella di rimanere al passo con i tempi. E’ inutile prendersi in giro. Non è mai un problema di preparazione, o formazione professionale. Si tratta di avere la necessità di abbattere i costi per poter far prosperare l’azienda e con essa chi vi lavora. Il software per la conservazione sostitutiva è uno di quegli strumenti pensati specificatamente in tal senso. Perché sprecare tempo e denaro per riempirsi fino alla testa di carte di ogni genere quando è possibile digitalizzare i propri archivi e “stancarsi” una sola volta per poi godere dei frutti del proprio lavoro?

    Per quanto il ragionamento possa risultare superficiale, è proprio su tale assunto che le aziende dovrebbero basare il proprio modus operandi. Una gestione documentale ben organizzata non può infatti apportare altro che benefici a coloro che la applicano, ottimizzando i tempi di gestione e gettando le basi per un maggiore ricavo monetario finale, in grado di tradursi nel benessere di tutti, dall’imprenditore fino all’ultimo degli impiegati.

    Perché non appoggiare l’obbligo della posta elettronica certificata: di esempi ve ne sono a bizzeffe degli strumenti che oggi come oggi rappresentano un “must use”. Rinnegare il progresso è assolutamente inutile, soprattutto alla luce della legislazione che istituzioni come lo Stato e la Comunità europea stanno mettendo a punto per renderli parte integrante ed obbligatoria della gestione aziendale. In tempo di crisi la parola d’ordine deve essere “risparmio”. Ed attraverso gli strumenti sopracitati è possibile ottenerlo.

  • Aziende, l’importanza della digitalizzazione

    Il software per la Conservazione sostitutiva di certo può fregiarsi a pieno titolo di rappresentare una delle innovazioni più importanti tra quelle inserite in materia aziendale nel decennio 2000-2010. Con l’aumentare della diffusione dei computer negli uffici, nelle case e nelle aziende, sarebbe stato stupido non sfruttare l’appeal e la facilità di utilizzo che la stessa reca con sé per definizione. Perché sprecare soldi e carta nel mantenere un archivio tradizionale quando è possibile ottimizzare la gestione applicando l’elettronica?

    E’ tempo di firma digitale, di obbligo della posta elettronica certificata, di tutto ciò che pur significando progresso significa semplicità, ottimizzazione, risparmio. Uno dei fattori che colpisce è che fortunatamente sono state le stesse istituzioni a spingere in tal senso, attraverso legislazione dedicata. In modo tale che gestire una azienda non rappresentasse più un sinonimo della parola disperazione e che anche a livello amministrativo fosse possibile essere in grado di estrapolare e gestire con facilità tutta la documentazione necessaria alla crescita di una azienda.

    Per trovare il giusto equilibrio tra gli strumenti digitali ed il loro utilizzo, è stato doveroso passare attraverso un periodo di transizione, ancora in atto per alcuni soggetti specifici. Fossilizzarsi però non serve a nulla. Sta alle aziende ed agli interlocutori interessati usufruire al massimo di tali possibilità. Se le stesse infatti fossero gestite da tutti con coscienza e metodo, la gestione aziendale ordinaria ne gioverebbe sostanzialmente.

  • Aziende, è ora di stare al passo con i tempi

    Le aziende sono chiamate a mettersi al passo con i tempi, nello sforzo sempre più importante volto nell’ottimizzazione della gestione di tutte le pratiche che ne regolano l’esistenza stessa: parliamo di strumenti come la l’obbligo di fatturazione elettronica, ma anche di software per la conservazione sostitutiva. Ovvero tutte quelle pratiche volte ad eliminare scartoffie ed al contempo rendere la gestione aziendale più veloce e soprattutto più pulita, quindi non schiava di possibili pecche amministrative.

    Né di frodi. Sono quest’ultime infatti a rappresentare il fattore che aziende e istituzioni, sia a livello nazionale che europeo, stanno cercando di evitare con tutti propri sforzi. Non solo perché illeciti in questo campo arrecano danno sia all’imprenditore che ai suoi lavoranti ed allo stato, ma perché soprattutto, si rischierebbe di rimanere impelagati a livello giuridico, bloccando di fatto attività produttive talvolta di primaria importanza.

    L’utilizzo di tecnologie digitali all’interno della gestione di un azienda non solo rendono quest’ultima all’avanguardia e decisamente produttiva, ma sono in grado di migliorare in maniera sostanziale anche il lavoro di ogni singolo reparto della stessa. Immaginate una segretaria che debba preparare documenti, stamparli, vidimarli, farli firmare e archiviarli firmati. Con i mezzi tradizionali vi sarebbe voluto un enorme ammasso di tempo senza la certezza del risultato. Ora grazie all’obbligatorietà di strumenti come la conservazione sostitutiva tutto è a portata di mano e facilmente gestibile.

  • Gestire documenti digitali: ottimizzare con l’archiviazione

    Uno degli aspetti sui quali le aziende non possono permettersi di risultare fallimentari è l’archiviazione digitale dei documenti. Con il progredire del progresso anche loro sono chiamate ad una diversa gestione delle proprie carte, puntando alla ottimizzazione del lavoro ed alla conservazione negli archivio di qualsiasi documento possa rendersi utile per il rapporto con i partner e la gestione del proprio personale.

    Ovviamente ciò che è cambiato nel corso degli anni è stata la modalità di conservazione e soprattutto il cambiamento di norme regolarizzanti le attività. Mentre per esempio prima i documenti digitalizzati non avevano valore legale, ora con la conservazione sostituiva, regolamentata anche a livello legislativo, ogni azienda è in grado di garantire nel tempo la validità legale dei propri documenti.

    Esistono dei software per la conservazione sostitutiva atti rendere i documenti digitali validi a livello di legge. Una metodologia applicata in grado di permettere ai vari interlocutori solitamente coinvolti in una qualsiasi tipologia di amministrazione di risparmiare sia sui costi di stampa, che su quelli inerenti l’archiviazione. Soprattutto in materia di documenti che necessitano di essere archiviati per molti anni. In questo caso il risparmio a livello economico non solo è palese, ma decisamente cospicuo.

    Grazie a questa tipologia di conservazione è possibile quindi recuperare “spazio” e denaro conservando al posto della copia cartacea, regolare copia in formato digitale, vidimata ed autenticata attraverso la firma digitale e la marca temporale.