Ci sono alcune attività che richiedono dei costi di gestione abbastanza alti in quanto sono abbastanza complesse e quindi tenerne sotto controllo ogni aspetto diventa al quanto difficile e richiede di investire in diverse risorse. Una delle attività che richiede tale tipo di investimento è appunto il Call center il quale non solo richiede numerosi operatori telefonici ma anche molte spese di gestione. Come fare allora a ridurre tali spese? Utilizzando un call center software! Questa tipologia di programmi consente di tenere sotto controllo tutta l’attività di un call center e anche di facilitare quella degli operatori telefonici attraverso il controllo delle chiamate andate a buon fine e non, della blacklist, e anche dell’agenda appuntamenti presi per gli agenti commerciali. Questi sono alcuni esempi di quello che si può fare tramite questi programmi ma in realtà le funzionalità sono molte di più e variano a seconda del tipo di call center. Se parliamo di telemarketing allora si può richiedere in maniera specifica un software telemarketing mentre se parliamo di teleselling allora ci sono altri aspetti da controllare come ad esempio la gestione degli ordini presi telefonicamente e tutto il processo fino alla consegna del prodotto.
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Numero verde aziendale, perché attivarlo?
Quando pensiamo al numero verde pensiamo ai numeri di enti pubblici che forniscono al cittadini i servizi di pubblica utilità: enti, scuole, comuni, distretti sanitari. I numeri verde sono in grado di ricevere un alto numero di telefonate giornaliere, smistarle e fornire un servizio di qualità e utile per gli uffici che abitualmente ricevono molte telefonate.
Ma un numero verde può essere anche applicato alle aziende comportando un notevole risparmio di tempo e denaro. Il numero verde aziendale è a carico del ricevente della telefonata ma non è da vedere come una spesa che pende nel bilancio aziendale ma come un investimento perché consente di incanalare una fetta di lavoro verso questo strumento.
Il numero verde serve a fornire informazioni standard, tramite la voce guida che incanala le richieste dell’utente verso il servizio desiderato. Ecco quindi che si ottimizzano i tempi togliendo da questo incarico il persona addetto a ricevere le telefonate.
Se invece l’utente ha bisogno di un’assistenza specifica la telefonata verrà dirottata verso il primo operatore disponibile. Le potenzialità di questo strumento sono davvero infinite, per maggiori informazioni e per richiedere un preventivo clicca su software call center.
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Perché scegliere un software per call center
Un software per il call center è la soluzione migliore per la gestione di un numero verde principalmente per tre motivi. Il primo ed il più importante consiste nella possibilità di ricevere tutte le telefonate nazionali con un unico numero senza prefisso geografico che solitamente inizia per 800.
Il software provvede, tramite una struttura ad albero, a smistare le telefonate a seconda della tipologia di assistenza richiesta dal cliente, permettendo di ottimizzare i tempi e fornire un servizio migliore basato sulla qualità e professionalità degli operatori che rispondono. Potrete infatti individuare due o più settori, ad esempio informazioni sulle promozioni, informazioni per l’assistenza tecnica, assistenza commerciale etcc e ramificare il flusso di chiamare in questo modo.
Il software comprende la suoneria di sottofondo e la voce guida per l’utente. Il numero verde inoltre permetterà alla tua azienda di avere un’immagine nazionale e raggiungere i clienti che ancora non conoscono il tuo marchio. Nel caso in cui la tua agenzia o azienda abbia più filiali sparse nel territorio nazionale la chiamata verrà inoltrata nella sede aziendale più vicina al cliente o utente.
Per avere maggiori informazioni clicca su software call center, attraverso questo link è possibile anche richiedere un preventivo. Per quanto riguarda il numero verde invece, per l’attivazione e le informazioni riguardo i costi del servizio, è possibile cliccare alla voce gestione numero verde.
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L’evoluzione del telefono
Nonostante la rivoluzione digitale e i nuovi metodi di comunicazione come la e-mail e il voip, il telefono, inventato nel lontano 1871 da Meucci, è ancora oggi il principale strumento in grado di far comunicare le persone anche per scopi lavorativi. Aziende, enti, associazioni non potranno mai rinunciare a questo fondamentale strumento di lavoro.
Certo, dal 1971 di strada se n’è fatta molta, ed oggi è possibile installare nelle linee telefoniche dei speciali software per call center in grado di smistare le telefonate ricevute, dirottarle nella sede geografica più vicina all’utente e redigere delle statistiche che ti aiuteranno a capire meglio il tuo business e a fornire un servizio migliore ai tuoi clienti.
Facciamo qualche esempio. Saresti in grado di dire con esattezza quante telefonate riceve la tua azienda ogni giorno? E in quale fasce orarie o zone geografiche si concentrano ? Un software di questo tipo di aiuta a monitorare in tempo reale tutte queste informazioni oltre che dirti quanti utenti hanno trovato la linea occupata e quanti hanno riagganciato. Per maggiori info clicca su software call center
Questi servizi risultano fondamentali per garantire ai tuoi clienti o futuri tali un servizio professionale degno delle loro aspettative. I numeri verdi (quelli che iniziano per 800) sono un altro importante accorgimento da adottare per il customer care aziendale. Franchising, aziende con più sedi o filiali, servizi di assistenza tecnica necessitano di un numero verde che smisti le telefonate nazionali dirottandole nella sede più vicina. Il numero verde è’ il primo biglietto da visita della tua azienda.
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L’importanza della risposta telefonica
La risposta telefonica, presso uno studio, un’azienda, un ufficio pubblico, è il primo canale attraverso cui passa l’immagine di professionalità e attenzione al cliente o all’utente. Mentre l’ufficio pubblico che non curi la risposta al telefono, può al massimo fornire una pessima immagine dell’amministrazione, nel caso dell’azienda quello che si rischia è un danno economico, se si perde il cliente, e un danno d’immagine, che a sua volta, a cascata, produrrà ulteriori danni economici con la perdita non di uno, ma di numerosi clienti, cioè tutti coloro raggiunti dal passaparola sulla poca affidabilità e gentilezza dell’azienda. È proprio perché consapevoli di questo che tante aziende rispondono a reclami e segnalazioni con l’invio di campioni omaggio o buoni d’acquisto, che servono a ristabilire nel cliente il livello di fiducia e stima nell’azienda.
Proprio per rispondere alla crescente consapevolezza delle aziende sull’importanza del contatto d telefonico e alla conseguente domanda di strumenti che lo facilitino, il mercato propone delle soluzioni come, ad esempio, il software call center, che gestisce in maniera ottimale il centralino e, nel contempo, riduce i costi operativi e assicura una reportistica articolata che arriva fino a statistiche di tipo geografico sulla provenienza delle chiamate.
Il software, unito alla gestione numero verde, garantisce una risposta pronta, attiva tutti i giorni della settimana con orario non stop, può operare una selezione delle chiamate e inoltrarle agli operatori più competenti o collegarle alla risposta automatica più opportuna. Gli utenti o i consumatori avranno sempre una risposta, o da parte di un operatore, o da parte di una registrazione che darà loro indicazioni precise.
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L’outsourcing viene in soccorso alle aziende
Tempi grami questi, un po’ per tutti. Dal punto di vista delle aziende, quand’anche si volesse investire in innovazione, marketing, customer care, i costi in ballo sono così alti che si preferisce aspettare tempi migliori.
Ma, se ci si libera dalla visione tradizionale della propria struttura e si svincolano alcuni settori o alcune attività dall’organigramma, è possibile contenere i costi.
Il nord-est italiano ha vissuto un boom di delocalizzazione della produzione ma è meno permeabile all’esternalizzazione di altre attività, perché serpeggia ancora, fra i titolari d’azienda, il vecchio concetto del “paron”, il capo di tutto e di tutti che non delega niente. Naturalmente è impensabile, al giorno d’oggi, un tale livello d’accentramento, quando le competenze necessarie a coprire i vari ambiti dell’azienda sono così varie, quindi anche i titolari più caparbi si stanno rendendo conto che oggi la vera abilità non sta tanto nel saper occuparsi di tutto, ma di circondarsi delle persone migliori per affidar loro le varie gestioni.
Il passo successivo, dopo aver accettato la necessità della delega ad altri all’interno dell’azienda, è l’affidamento a terzi di alcune attività Questa esternalizzazione, comunemente detta outsourcing, presenta diversi vantaggi: la flessibilità d’uso del servizio, la specializzazione dei fornitori del servizio, la riduzione di tempi e costi rispetto a quanto avverrebbe con una gestione interna.
Fra i vari comparti che possono beneficiare dell’outsourcing c’è il marketing (pensiamo alla gestione concorsi a premi, per esempio), i servizi di telecomunicazione e informatici (ad esempio con un software call center), la manutenzione del sito, le spedizioni di posta e pacchi, eccetera.
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I costi del marketing e del crm vengono abbattuti col ricorso a servizi esterni
Molte aziende, soprattutto in quest’epoca di crisi, stentano a far fronte ai costi necessari a delle strategie di marketing efficaci e competitive. Non tutte le imprese riescono a investire nell’innovazione tecnologica per dotarsi di quegli strumenti moderni e potenti che fanno la differenza nell’arena del libero mercato.
Oggi il marketing impiega nuove strategie e strumenti avanzati. Pensiamo, ad esempio, all’ampio tema della gestione di concorsi: ormai è data per assodata l’efficacia del concorso a premi nel portare risultati a vari livelli, nella promozione del marchio, nella fidelizzazione dei clienti, nel preziosissimo database che viene generato dalla compilazione dei coupon di partecipazione. A meno che non si decida di indire concorsi a ciclo continuo, non è conveniente per un’azienda avere del personale dedicato in quest’ambito, che sappia destreggiarsi tra le pratiche burocratiche, pubblicizzare convenientemente l’evento, informatizzare i dati raccolti. Per non perdere questa golosa opportunità di marketing è però possibile rivolgersi a chi è specializzato nella materia ed offre un servizio che copre tutti gli aspetti connessi al concorso, con un investimento ragionevole.
Un altro ambito nel quale il tasso di tecnologia sta crescendo sempre di più è il call center, sia nel senso di fonte di telefonate promozionali, sia nel senso di centralino aziendale. È difficile, se non impossibile, per un’azienda far fronte a un importante traffico telefonico e d’altro canto, soprattutto nel caso del centralino, non ci si può permettere di non dare risposta adeguata ed immediata a chi telefona in azienda. Per questo è necessario affidarsi ad un fornitore di software call center che aiuti a raggiungere gli standard qualitativi che oggi bisogna avere.