area-press.eu – comunicati

Tag: gestione documentale elettronica

  • Nuovo Cad: minima spesa, massima resa

    Obbligo della fatturazione elettronica? Non sarebbe una idea malsana se vista alla luce dei quintali di carta che ogni anno le aziende e le pubbliche amministrazioni producono. E’ inutile negare l’evidenza: una gestione documentale elettronica porta con sé risparmi sostanziali di tempo e denaro. Ed il fatto che il nuovo CAD 2011 sancisca l’obbligatorietà delle pubbliche amministrazione di digitalizzarsi, scandendone tra l’altro i ritmi, non è altro che una ottima cosa per tutti.

    Per le aziende, la conservazione sostituiva rappresenta, in particolare durante la fase di transizione, una palla al piede da sbrigarsi a finire. Portare su archivi digitali tutta la documentazione che rappresenta una intera attività, magari decennale, è tutt’altro che facile. Per il consumatore, per la gente comune che deve avere a che fare con le aziende o con qualsiasi tipo di amministrazione, la digitalizzazione comporta una serie di vantaggi davvero importanti, tra i quali, almeno in via teorica, figura l’abbattimento di una burocrazia lenta e fatta di errori.

    E’ infatti più facile perdere un foglio di carta che un supporto elettronico, sempre a patto che coloro adibiti a tale impiego siano ben preparati e attenti. Possibilità di errore a parte, è palese come una gestione differente della documentazione, volta principalmente ad abbattere tempi e costi inutili possa portare sul lungo termine una serie di benefici per tutti gli interlocutori coinvolti.

  • I segreti per una buona gestione aziendale

    Il segreto per far funzionare bene una attività? Non importa che essa sia relativa al mondo privato commerciale od alla amministrazione pubblica. Dovrebbe esistere l’obbligo della posta elettronica certificata per ogni tipologia di azienda. Fortunatamente in tal senso ed in materia di gestione documentale elettronica, il nuovo Cad da poco divenuto operativo segna efficacemente la strada da seguire. E sebbene ad un primo impatto questa serie di norme possa sembrare semplicemente un ulteriore elenco di cose da fare, non potrebbe esservi impressione più sbagliata.

    Che si parli di fatturazione elettronica, o firma digitale poco importa. Ciò che il comune cittadino ed il professionista a pari modo devono accettare è che se il progresso entra nella gestione pubblica o privata delle diverse attività, questa eventualità non farà altro che portare migliorie sostanziali. E sarà in grado di abbattere i costi.

    Ovviamente il passaggio da una gestione definibile analogica, ad una digitale non è così immediato. Perché se per creare un account di PEC non ci vogliono che pochi minuti ed un costo irrisorio, non si può fare lo stesso discorso per la conservazione sostitutiva dei documenti. Non solo perché gli stessi necessitano di essere validati, ma più che altro per il lavoro ed il tempo necessari a trasformare quintali di carta in leggerissimi byte da conservare su supporti digitali. Nel caso si riscontrino delle difficoltà è possibile affidarsi a società specializzate, in grado in breve tempo e con personale adeguato, di risolvere facilmente il problema.

  • Il 2011 è l’anno del nuovo CAD

    La gestione documentale elettronica è finalmente realtà obbligatoria per la pubblica amministrazione italiana. Grazie al Cad, il nuovo codice di archiviazione digitale entrato in vigore lo scorso 22 dicembre, ora le amministrazioni pubbliche sono tenute a mettersi al passo con i tempi ed a votarsi al risparmio. Quel modus operandi richiesto e contemporaneamente suggerito alle aziende per ottimizzare i propri guadagni e la gestione aziendale, diventa obbligatorio per lo stato ed i suoi enti. Con un sicuro abbattimento della burocrazia e tanta, tanta chiarezza.

    L’obiettivo è ovviamente quello di ridurre i costi e fornire servizi di maggiore efficienza ai cittadini. Il decreto legislativo che ha sancito tutto questo ha non solo posto le basi per il cambiamento, ma ne ha stabilito la tempistica, dando precisi intervalli di tempo nei quali le amministrazioni sono chiamate ad effettuare le modifiche. Per esempio, per ciò che riguarda la posta elettronica certificata, i mesi di tempo per adeguare la gestione sono tre. Per l’individuazione di un ufficio responsabile dell’attività ITC i mesi sono 4 mentre per convertire definitivamente gli archivi in digitale e darne giusta validità. Un kit firma digitale può servire allo scopo.

    Non solo, in caso di mancata presenza di personale adeguato alla digitalizzazione, il decreto prevede la possibilità di assunzione di personale preparato e competente. Le parole d’ordine da oggi in poi, nell’amministrazione pubblica dovranno essere risparmio, niente burocrazia ed efficienza.

  • Direttiva europea a favore della fatturazione elettronica

    Obbligo della fatturazione elettronica per evitare frodi fiscali ed ottimizzare il lavoro. E’ a questo che punta la comunità europea in materia di gestione aziendale. Basta carte inutili, basta spreco di risorse e denaro. La gestione documentale elettronica viene vista dagli analisti europei come la migliore mossa da intraprendere per regolamentare in modo più soddisfacente e sicuro le attività imprenditoriali. Il tutto regolato da un decreto emanato nel luglio 2012 che tutti gli stati saranno tenuti a rispettare entro e non oltre il 1 gennaio 2013.

    A livello pratico la direttiva europea porta ad una equiparazione di valore tra le fatture cartacee e quelle elettroniche, eliminando tutte quelle barriere che hanno portato le aziende a tenere in scarsa considerazione la fatturazione di tipo elettronico come strumento. Ovviamente, pur dando modo agli stati membri dell’eurozona di regolarsi in base alla propria legislazione, la direttiva rappresenta non solo una regola da seguire, ma uno strumento volto ad uniformare la regolamentazione fiscale degli stati membri dell’Unione.

    Inoltre, per ciò che riguarda la cessione di beni e la prestazione di servizi extracomunitari, è stato deciso che la fattura debba essere emessa a colui che acquista entro il quindicesimo giorno del mese successivo alla operazione. Sparisce quindi la discrezionalità propria degli stati membri fino ad ora applicata. Mentre per ciò che riguarda le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra i paesi dell’Ue, l’iva rimane collegata all’operazione ed al pagamento principale, senza che l’acconto possa influenzare.

  • Gestione documentale: progresso ed archiviazione digitale

    Progresso e legislazione hanno fatto in modo tale che, soprattutto negli ultimi 5 anni, la gestione documentale elettronica delle aziende venisse affrontata rispetto canoni completamente opposti al passato. Per decenni, anzi secoli, gli uomini, dapprima per ciò che riguardava l’amministrazione comunale, ed in seguito per le proprie attività commerciali, hanno sempre utilizzato carta, carta, ed ancora carta. Avrebbe rappresentato un ennesimo spreco di risorse naturali e tempo il non adeguarsi alle tecnologie disponibili, specialmente dopo l’invenzione del personal computer e della tecnologia digitale.

    Grazie all’aiuto di adeguata legislazione che ha reso il processo obbligatorio, le aziende sono ora tenute a effettuare l’archiviazione digitale dei documenti, costringendosi a ottimizzare il lavoro a tutti i costi e ad evitare spese inutili. Si tratta di una metodologia per la quale i tempi di comunicazione, archiviazione e gestione di qualsiasi atto ufficiale relativo alla vita aziendale vengono abbattuti, comportando una minore spesa e soprattutto una praticità unica nel ritrovare documenti che in tempi passati avrebbero richiesto molto lavoro e molto tempo per essere raggiunti.

    E’ sbagliato pensare che una archiviazione di questo tipo possa comportare maggiori spese perché strettamente legata a componenti elettronici ed alla capacità dei lavoratori di interfacciarsi con questo tipo di tecnologia. Al contrario è bene sottolineare come si possa risparmiare del tempo nel raggiungimento di un obiettivo altresì molto più complesso da raggiungere.