area-press.eu – comunicati

Tag: document management

  • Call Center e Backoffice a Napoli: la soluzione di Cesaweb SpA

    Cesaweb è la società ICT specializzata nell’erogazione di servizi di Call Center Multicanale e Backoffice a Napoli, ovvero di servizi di BPO – Business Process Outsourcing. Per Business Process Outsourcing si intende l’esternalizzazione a un fornitore terzo di attività e servizi che non costituiscono il core business aziendale, come ad esempio la gestione documentale, la gestione della clientela e tutte quelle attività che prevedono picchi di lavoro elevati.

    Call Center Multicanale: Cesaweb nasce nel 1999 con un forte orientamento al Cliente. In quest’ottica fornisce servizi di Customer Care attraverso la piattaforma di Call Center Multicanale – Voice, Email, IVR e Live Chat – che consente di interagire in tempo reale con i clienti e di gestire con elevata efficienza richieste di informazioni o di assistenza tecnica e reclami. Gli operatori del Call Center di Cesaweb sono selezionati e formati costantemente per mantenere elevate skill e competenze tecniche specifiche. Solo un mix ben equilibrato di risorse specializzate e tecnologie avanzate consente al Call Center di gestire in outsourcing la clientela del committente senza errori ed un elevato grado di efficienza.

    Backoffice: tra i servizi erogati da Cesaweb, sin dall’inizio ci sono anche quelli di backoffice, ovvero tutti i servizi legati alla gestione di attività che non prevedono un contatto diretto con il cliente. Document management o gestione documentale, archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica, gestione backoffice finanziario o bancario. Proprio il backoffice finanziario e bancario è tra le specializzazioni acquisite da Cesaweb nel corso degli anni e tra i servizi erogati ad alcuni grandi attori del settore finanziario o del credito al consumo, come Prestitalia, Finanzio Facile ® e If Group.

    Il backoffice finanziario o bancario è l’attività di backoffice fornita ad aziende od operatori del settore finanziario. Per loro Cesaweb si occupa in outsourcing dei principali passaggi o aspetti legati alle richieste di prestiti personali, come la cessione del quinto: verifica formale e documentale, inserimento nel sistema informativo del cliente, incasso quote e monitoraggio, valutazione del merito creditizio delle amministrazioni, per fare un esempio. Si tratta di operazioni estremamente delicate, durante le quali in qualità di fornitore di servizi di backoffice, Cesaweb garantisce elevati livelli di servizio grazie ad un know-how decennale.

    Ai tradizionali servizi di Front office e di Back office, nel corso degli anni si sono aggiunti anche servizi ICT più complessi. Per offrire un servizio sempre più completo, Cesaweb dal 2003 si occupa anche dell’infrastruttura tecnologica – Hosting e Facility management, Forniture hardware e software, Assistenza sistemistica ed Help Desk Informatico – e di sviluppare software gestionali – Sviluppo Software Gestionali o web Application – su misura delle esigenze del committente.

    Per chiedere un preventivo o una consulenza, è necessario compilare il form online disponibile da qui, oppure chiamare il Numero Verde 800 299992.

  • Servizi di BPO – Business Process Outosourcing

    E’ cresciuto negli ultimi anni l’interesse delle aziende attorno al Business Process Outsourcing o BPO, una strategia basata sull’outsourcing, ovvero sull’esternalizzazione di alcune funzioni e attività aziendale – customer care e gestione della clientela, document management e archiviazione elettronica documentale etc. – a terzi, ovvero fornitori di servizi di BPO, Business process Outsourcing.
    Le attività oggetto della strategia del BPO, Business Process Outsourcing possono essere raggruppate principalmente in attività di front office e attività di backoffice. Le attività di front office sono tutte quelle che implicano un contatto diretto con la clientela come il Customer Care e la gestione di un Numero Verde, attività genericamente svolte da Call Center specializzati o Contact Center Multicanale.
    Le attività di backoffice, invece, sono quelle che non prevedono un diretto contatto con la clientela, come la gestione documentale o document management e l’archiviazione elettronica documentale.
    Adottare una strategia di BPO, affidando ad un fornitore esterno la gestione della clientela e/o il document management ad esempio, comporta una serie di vantaggi.
    Innanzitutto esternalizzare le attività di Customer Service, Customer care e Customer Satisfaction ad un Call Center specializzato, significa garantirsi livelli di qualità finali per queste attività di gran lunga superiori rispetto a quelli che é possibile ottenere con l’utilizzo di risorse interne e senza dover sostenere un costo fisso.
    Esternalizzare attività come quelle del backoffice, invece, significa incrementare la flessibilità operativa dell’organizzazione aziendale. Le attività di backoffice, infatti, sono caratterizzate da fasi in cui le moli di lavoro a carico delle risorse sono più elevate e intense. Affidare ad un fornitore la gestione del backoffice significa liberare le risorse da un sovraccarico di attività e consentire loro di concentrarsi su quelle attività che rappresentano il core business aziendale. Questo significa ottimizzare le risorse e snellire i processi.
    I servizi in outsourcing, inoltre, sono solitamente erogati secondo un sistema di pagamento per fee: il cliente paga solo quello che consuma e il costo che sostiene per le attività di backoffice può variare di mese in mese, ad esempio. L’outsourcing dei servizi di backoffice (e di front office), consente così di passare dai costi fissi – sostenuti dall’azienda cghe non esternalizza – a costi variabili, tipici di un’azienda che ha fatto del Business Process Outsourcing una vera e propria leva per il cambiamento. I costi variabili, infine, conferiscono all’azienda una struttura più snella e dinamica, pronta a rispondere ad eventuali trasformazioni del mercato.
    Scegliere un fornitore di servizi di di BPO, Business Process Outsourcing, significa scegliere un vero e proprio partner della strategia aziendale. Il fornitore deve essere affidabile e soprattutto deve poter vantare un’esperienza pregressa nell’erogazione di servizi di Business Process Outsourcing, come i servizi di Call Center e Backoffice, Document Management e Archiviazione elettronica documentale. Meglio, poi, se si tratta di un solo fornitore per entrambe le aree di attività – front office e backoffice.
    Tra i fornitori di servizi di BPO, ricordiamo Cesaweb, società ICT specializzata nell’erogazione di servizi di Call Center e Backoffice. Da oltre dieci anni, Cesaweb si occupa di Customer Care con il Contact Center Multicanale – call center inbound e call center outbound – e di Backoffice, con una particolare specializzazione nel backoffice finanziario, ovvero nell’erogazione di servizi di backoffice dedicati alle aziende del settore finance o finanziario come istituti di credito, banche e società finanziarie.
    Ed è una società che eroga anche servizi IT come lo Sviluppo software gestionale, Hosting e Facility Management, Forniture hardware e software, Assistenza sistemistica. Ultimi arrivati i servizi di Web marketing e i servizi di E-commerce, ovvero i servizi offerti alle aziende che intendono aumentare la propria visibilità online e sfruttare le nuove opportunità del commercio elettronico.

    Per contattare Cesaweb e chiedere informazioni o scoprire i servizi erogati, CLICCA QUI.

  • Front office e Back office: i servizi di call center e document management

    Le attività di front office comprendono tutte quelle attività che hanno un contatto diretto con la clientela come la gestione di informazioni, richieste e reclami o la gestione del numero verde di un’azienda. Le attività di back office, invece, includono tutte le attività che non prevedono un contatto diretto con la clientela come la gestione documentale o document management, l’archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica dei documenti per la trasformazione e la gestione degli archivi da cartacei in digitali.
    Le attività di front office e di back office fanno parte di una strategia di BPO – Business Process Outsourcing, intesa come una strategia di esternalizzazione di servizi e attività aziendali. Oggi il BPO o l’outsourcing delle attività di front office e back office è la strategia delle aziende che intendono ridurre i costi e ottimizzare le risorse, contribuendo a migliorare l’efficienza dell’organizzazione. Esternalizzando i servizi di front office e backoffice, come la gestione della clientela o customer care, e quelli di back office, come l’archiviazione elettronica dei documenti, l’azienda acquista un assetto più dinamico che le consente di rispondere velocemente ad opportunità di business nuove, e di garantire livelli elevati di servizio anche per quelle attività che non ne costituiscono il core business.
    Nel caso della gestione della clientela, esternalizzare questa attività affidandola ad un Call Center specializzato significa garantirsi una gestione del Customer care eccellente senza costi fissi e risorse interne dedicate a questa attività.
    Per quanto riguarda il back office, le attività di gestione documentale (document management, archiviazione elettronica o ottica dei documenti) sono tipicamente scandite da picchi caratterizzati da elevati moli di lavoro e da attività particolarmente ripetitive. Esternalizzare le attività di back office significa liberare le risorse dallo svolgimento di queste attività e dedicarle ad attività che costituiscono il core business aziendale.
    Per esternalizzare efficacemente tutte le attività di front office e backoffice, è consigliabile trovare un fornitore unico di servizi che sia capace di offrire anche un adeguato supporto tecnico attraverso servizi IT – Information technology specializzati.
    Tra i fornitori di servizi di BPO in Italia, ha sede a Napoli Cesaweb SpA, società specializzata nell’erogazione di servizi di ICT – Information and Communication technology. Cesaweb si propone come un vero e proprio partner della strategia aziendale attraverso una vasta gamma di servizi: Call Center Multicanale, Back office, Sviluppo software, Hosting e facility Management, Forniture hardware e software, Assistenza sistemistica, sistemi di Videosorveglianza, servizi di E-commerce e Web marketing.

    Per contattare Cesaweb e chiedere informazioni sui servizi di front office e back office, CLICCA QUI.

  • Servizi ICT: l’offerta di Cesaweb

    Per servizi ICT si intendono tutti servizi che si riferiscono all’area ICT – Information & Communication Technology: sviluppo software, hosting e facility management, servizi informatici, forniture hardware e software, assistenza sistemistica. Sono solo alcuni esempi dei servizi che un’azienda del settore ICT dovrebbe essere in grado di erogare. ‘Dovrebbe’ perché in verità non tutta le società che si definiscono ICT sono in grado di offrire in maniera specializzata ed efficiente i servizi che abbiamo elencato. Un esempio di società ICT che si è specializzata nell’erogazione dei servizi ICT citati è Cesaweb SpA. Cesaweb è la società specializzata nell’erogazione dei servizi di Hosting e Facility management; Forniture hardware e software; Assistenza sistemistica; Sviluppo software, con una competenza decennale nello sviluppo di software gestionali personalizzati per aziende; Videosorveglianza, con l’installazione di videocamere o telecamere di sicurezza all’avanguardia. Nell’ottica di un costante accrescimento dei servizi, Cesaweb ha incrementato le proprie competenze anche per i servizi di Call Center, call center inbound e call center outbound; per i servizi di Backoffice, con una particolare specializzazione nell’erogazione di servizi di Backoffice finanziario, ovvero document management e archiviazione elettronica dei documenti dedicata alle aziende del settore finanziario come istituti di credito e società finanziarie; Web marketing e servizi di E-commerce. In particolare, Web Marketing e servizi di E-commerce, costituiscono una nuova area di servizi offerti da cesaweb, consapevole della crescente importanza per le aziende di aumentare la propria visibilità sul web e di sfruttare il canale di vendita online o commercio elettronico, un settore che non ha conosciuto la crisi economica che sta colpendo la maggior parte delle società. Per scoprire i vantaggi e le offerte, richiedi un contatto commerciale e clicca qui.

  • BPO – Business Process Outsourcing, i vantaggi per le aziende

    E’ cresciuto negli ultimi anni il ricorso al BPO, Business Process Outsourcing, inteso come approccio e strategia fondati sull’outsourcing, ovvero sull’esternalizzazione di alcune attività aziendali come la gestione documentale o back office, oppure la gestione della clientela attraverso un call center inbound. Il BPO – Business Process Outsourcing, infatti comprende l’esternalizzazione sia di attività che hanno diretto contatto con la clientela che quelle che non ne hanno: nel primo caso parliamo di gestione della clientela, customer care, help desk, ovvero di attività di front office. Nel secondo caso, invece, di back office, attività come la gestione dell’archivio, dei documenti, in formato cartaceo ed elettronico attraverso la scansione dei documenti e l’archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica, di pratiche e cartelle.
    Le ragioni del crescente ricorso al Business process Outsourcing, sono da attribuirsi agli indubbi vantaggi per le aziende che decidono di utilizzare questa strategia, sia per le attività di front office che per quelle di back office.
    Esternalizzare attività come la gestione della clientela o customer care affidandosi ad un call center inbound specializzato, significa garantire livelli finali di servizio più elevati di quelli che si raggiungerebbe gestendo l’attività solo internamente. Livelli di servizio finali che si traducono nella soddisfazione della clientela e in un ritorno positivo in termini di immagine e affiliazione della clientela.
    Esternalizzare attività come quelle di back office, significa aumentare la flessibilità dell’organizzazione, rendendola così, capace, di rispondere più velocemente ai cambiamenti e alle trasformazioni del mercato. Le attività di backoffice sono attività ripetitive e caratterizzate da periodi più intensi di lavoro con particolari picchi, in cui la mole di attività a carico delle risorse può essere particolarmente elevata. Sollevare le risorse di queste attività significa ottimizzarle, permettendo loro di concentrarsi su aree diverse e su attività che costituiscono il core business aziendale. Le attività di back office in outsourcing, inoltre, si basano su sistemi di pagamento per fee a servizio, una modalità che non costituisce un costo fisso per l’azienda. Questo consente alle aziende di liberarsi di quelle rigidità economico/finanziarie prodotte, invece, dai costi fissi che impedirebbero alla società di affrontare con dinamismo i cambiamenti del mercato e di cogliere le nuove opportunità di business.
    In Italia i fornitori di servizi BPO – Business Process Outsourcing, sia per quanto riguarda le attività di front office che per quelle di back office, capaci anche di offrire una consulenza completa, che riguardi ad esempio, anche le infrastrutture tecnologiche, sono davvero pochi. Tra di essi c’è Cesaweb SpA, società specializzata nell’erogazione di servizi di ICT – Information & Communication Technology, che ha sviluppato competenze anche nell’erogazione dei servizi BPO – Business Process Outsourcing. Tra i servizi erogati in BPO da Cesaweb ci sono proprio le attività di front office (customer care, help desk o assistenza clienti, gestione numero verde) erogate attraverso il call center inbound di Cesaweb, e quelle di backoffice (document management, archiviazione elettronica documentale, back office finanziario).
    A supporto dei servizi di call center inbound e di back office, Cesaweb si occupa anche di sviluppo software applicativi di tipo gestionale. Si tratta di software sviluppati ad hoc per il cliente completamente nuovi o di software esistenti che vengono integrati con i sistemi informativi dell’azienda. Oggi il servizio di sviluppo software è disponibile anche in modalità Saas (Software as a service): questo significa che il cliente deve solo pagare un canone mensile dipendente esclusivamente dall’utilizzo che fa del software, non dovrà farsi carico di alcun investimento, sia in hardware che in software, né tanto meno del costo del personale tecnico di supporto interno.

  • Backoffice: le attività dedicate alle società finanziarie

    Per backoffice si intendono tutte quelle attività di gestione documentale, o document management, come la gestione delle pratiche e dei contratti. Per definizione le attività di backoffice sono complementari a quelle di front office, che avvengono, invece, a diretto contatto con la clientela. Un esempio delle attività di front office sono quelle di Contact Center Multicanale, call center inbound e outbound, Customer Care ed Help Desk. Esempio di attività di back office, invece, sono le attività di document management e archiviazione elettronica documentale. Un numero sempre maggiore di aziende oggi preferisce esternalizzare le attività di backoffice. Affidare le attività di backoffice ad un fornitore esterno di servizi BPO – Business Process Outsourcing permette all’azienda di:
    – trasformare i costi da fissi in variabili, eliminando quelle rigidità economico – finanziarie che impediscono all’azienda di affrontare tutte le nuove sfide del mercato con flessibilità e dinamismo;
    – liberare le risorse da tutte quelle attività caratterizzate da ingenti moli di lavoro o ripetitive; le risorse possono, così, dedicarsi alle attività che costituiscono il core business dell’azienda;
    – ottimizzare i processi e aumentare l’efficienza dell’organizzazione.
    Le attività di back office dedicate alle società finanziarie si rivolgono a: istituti di credito, distributori di prodotti finanziari come prestiti personali, finanziamenti personalizzati tramite cessione del quinto dello stipendio o della pensione, mutui e surroghe.
    Per questo tipo di società le attività di backoffice riguardano, ad esempio, nel caso della cessione del quinto dello stipendio, la valutazione dell’affidabilità delle amministrazioni responsabili del rimborso della rata del finanziamento e che garantiscono per il dipendente privato che ha fatto richiesta del prestito personale; altro esempio di attività di back office per le società finanziarie è l’istruzione delle pratiche finanziarie e i controlli antifrode. Si tratta di attività di back office ‘delicate’, nelle quali è determinante la precisione, la corretta gestione dei dati e la puntualità delle comunicazioni. Tra le aziende specializzate nell’erogazione di servizi di backoffice finanziario, a Napoli c’è Cesaweb. Cesaweb è una società specializzata in servizi ICT – Information & Communication Technology che si propone come un vero e proprio consultant della strategia aziendale per i propri clienti. Tra i clienti che si affidano ogni giorno a Cesaweb per il backoffice finanziario ricordiamo alcuni grandi protagonisti del settore creditizio italiano, come Prestitalia ed FF Retail, nonché il marchio di FF Retail Finanzio Facile.
    Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali raccolti, fino alle fasi successive all’erogazione del finanziamento. Questo significa che Cesaweb:
    – nel caso della cessione del quinto dello stipendio raccoglie la documentazione relativa alla richiesta di finanziamento effettuando i controlli sull’amministrazione presso la quale lavora il dipendente e che è responsabile delle trattenute necessarie per rimborsare il prestito;
    – nel caso della cessione del quinto della pensione effettua la richiesta della quota cedibile on line direttamente dal sito dell’Ente previdenziale come l’INPS o l’INPDAP personale;
    – notifica all’Ente il piano previsto per il finanziamento e ne attende l’approvazione per la trattenuta; effettua i controlli anti-frode;
    – valuta le grandi amministrazioni che non sono ancora censite dal sistema informatico della società finanziaria del committente e, dove possibile, gestisce le richieste di sblocco per quelle amministrazioni per le quali non erano consentite operazioni di finanziamento;
    – monitora tutte le attività inerenti la documentazione come le variazioni anagrafiche delle amministrazioni;
    – gestisce gli incassi, ovvero gli importi delle rate corrisposti dalle amministrazioni;
    – monitora i crediti allo scopo di evidenziare eventuali ritardi delle amministrazioni e si occupa anche del recupero crediti, dove necessario;
    – si preoccupa anche del censimento sinistri vita e impiego, come ad esempio la richiesta di TFR, cessioni private e messa in mora.

  • Business process outsourcing: il back office per le società finanziarie

    Per Business Process Outsourcing si intende l’esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali. All’interno della attività che possono essere esternalizzate secondo una strategia di Business Process Outsourcing, rientrano sia il back office, l’insieme di quelle attività che non riguardano la gestione della clientela, sia il front office. Le attività di back office includono funzioni di business interne come quelle delle risorse umane, mentre quelle di front office sono quelle svolte a stretto contatto con la clientela. Un esempio è il il Customer Care o l’Assistenza Clienti. Si tratta di servizi gestiti solitamente da Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound.
    Le attività di back office comprendono tutte le attività di gestione documentale, in particolare di gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull’archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Esempi di attività di back office sono la gestione dei contratti, delle pratiche e l’archiviazione. Esternalizzare le attività di back office significa affidare a un fornitore terzo attività ripetitive e sulle quali ricadono moli di lavoro elevate. Grazie al Business Process Outsourcing le aziende acquistano un’organizzazione dinamica e flessibile ai cambiamenti del mercato perchè trasformano i costi da fissi in variabili, liberandosi di quelle rigidità economico/finanziarie che impediscono di rispondere velocemente ai cambiamenti e alle innovazioni del settore. Grazie all’outsourcing del back office le risorse sono libere di dedicarsi alle attività che costituiscono il core business aziendale e di ottimizzare i processi interni, migliorandone l’efficienza.
    Costituiscono un settore a parte le attività di back office per le società finanziarie. Si tratta dei distributori di prodotti finanziari come la cessione del quinto dello stipendio, la cessione del quinto della pensione, la delegazione di pagamento. Per questo tipo di società, le attività di back office riguardano la valutazione dell’affidabilità delle amministrazioni responsabili del rimborso della rata del finanziamento e che garantiscono per il dipendente pubblico, statale, privato o per il pensionato che ha fatto richiesta del prestito personale; istruzione delle pratiche finanziarie e controlli antifrode. Si tratta di attività di back office ‘delicate’, nelle quali è determinante la precisione, la corretta gestione dei dati e la puntualità delle comunicazioni. Prima di affidarsi ad un fornitore di servizi di back office in outsourcing, occorre dedicare particolare attenzione nella scelta dell’azienda a cui rivolgersi con un occhio all’esperienza e al tipo di clienti. Tra le aziende presenti a Napoli uno dei fornitori più affidabili è Cesaweb, società specializzata nell’erogazione di servizi ICT – Information & Communication Technology che vanta clienti come Prestitalia e Quinto facile web, Gruppo Ubi Banca. Tra i servizi offerti da Cesaweb il Contact Center Multicanale, con il call center inbound e quello outbound, lo Sviluppo software, l’Hosting e il Facility management, la Fornitura hardware e software, gli impianti di Video sorveglianza, il Web marketing.
    Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali raccolti dalla società finanziaria, fino ai controlli successivi all’erogazione del finanziamento. Questo significa che Cesaweb raccoglie la documentazione relativa alla richiesta di finanziamento effettuando i controlli sull’amministrazione presso la quale lavora il dipendente e che è responsabile delle trattenute necessarie per rimborsare il prestito; nel caso della cessione del quinto della pensione effettua la richiesta della quota cedibile on line direttamente dal sito dell’Ente previdenziale come l’INPS o l’INPDAP personale; notifica all’Ente il piano previsto per il finanziamento e ne attende l’approvazione per la trattenuta; effettua i controlli anti-frode; valuta le grandi amministrazioni che non sono ancora censite dal sistema informatico della società finanziaria del committente e, dove possibile, gestisce le richieste di sblocco per quelle amministrazioni per le quali non erano consentite operazioni di finanziamento; monitora tutte le attività inerenti la documentazione come le variazioni anagrafiche delle amministrazioni; gestisce gli incassi, ovvero gli importi delle rate corrisposti dalle amministrazioni; monitora i crediti allo scopo di evidenziare eventuali ritardi delle amministrazioni e si occupa anche del recupero crediti, dove necessario; si preoccupa anche del censimento sinistri vita e impiego, come ad esempio la richiesta di TFR, cessioni private e messa in mora.

  • Digitale Legale: servizi per l’archiviazione digitale a norma di legge.

    Digitale Legale, è l’innovativo servizio Datanet attivo nel settore del document management che si occupa di gestione, archiviazione e conservazione dei documenti.

    La vera forza di Digitale Legale è la conservazione sostitutiva a norma di legge : dematerializzazione, l’archiviazione e la gestione dei documenti aziendali.

    Per l’azienda che sceglie di sostituire il vecchio archivio cartaceo con un sistema di conservazione sostitutiva legale i vantaggi sono notevoli sia in termini di riduzione dei costi, efficienza, ottimizzazione delle risorse : basti pensare che ogni dipendente impiega il 40%del suo tempo in attivita di gestione dei documenti.

    Con Digitale Legale abolisci la carta dal tuo ufficio e qualsiasi documento è a portata di click grazie a soluzioni in desktop e in outourcing create su misura per rispondere alle esigenze di qualsiasi azienda.

    Per chi utilizza già Alfresco, l’open source del Document Management, Digitale Legale offre alle aziende la possibilità di scaricare dei semplici plug-in free per effettuare la conservazione sostitutiva.

    S    cegliere la conservazione sostitutiva significa: ridurre il consumo di carta, ottimizzare le risorse a disposizione, guadagnare spazio e tempo, avere tutti i tuoi documenti a portata di click, eliminare le spese di stoccaggio e archiviazione fisica dei documenti, rispettare l’ambiente e migliorare così l’immagine dell’azienda.

  • I vantaggi della de materializzazione per il business aziendale

    Dematerializzare oggi per le aziende non significa solo eliminare la carta ma adottare un approccio fondato sui moderni principi del Document Management. Il Document management o gestione documentale è l’insieme di strumenti e metodologie necessarie per la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti. Utilizzare in azienda software e piattaforme web per il document management unitamente ai processi di business aziendale, permette di ridurre i costi ed ottimizzare i processi “document centric”, cioè quelli legati alla contabilità, all’amministrazione, alla gestione delle pratiche e degli archivi. A monte del processo abbiamo la dematerializzazione, intesa come la progressiva eliminazione della carta in azienda, attraverso la digitalizzazione dei documenti che da cartacei diventano informatici. La dematerializzazione consente di adottare una politica aziendale fondata sul rispetto per l’ambiente, che costituisce un valore aggiunto agli occhi della clientela; di risparmiare costi, riducendo lo spazio e il tempo necessario all’archiviazione fisica delle pratiche; di ottimizzare le risorse aziendali che riducendo il tempo dedicato all’archiviazione possono essere impiegati in diverse aree di business. Ottimizzare i costi e le risorse significa, in ultimo, incrementare l’efficienza dell’organizzazione. A valle abbiamo, invece, da un lato l’attività di archiviazione ottica dei documenti e dall’altra quella di backoffice. Dove per archiviazione ottica si intende la digitalizzazione dei documenti cartacei e la gestione delle informazioni tramite un archivio elettronico all’interno del quale i documenti possono essere consultati in qualunque momento e da qualsiasi luogo, tramite autorizzazioni e permessi di accesso. Inoltre, i documenti digitali, sostituendo i faldoni, possono essere rielaborati o distribuiti senza occupare alcuno spazio fisico. Il backoffice, invece, consiste nella gestione di pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Per dematerializzare e trasformare i documenti cartacei in documenti informatici, quindi adottare una strategia di document management, è necessario utilizzare tecnologie e software che permettano di controllare l’intero ciclo di vita dei documenti, ovvero un flusso che procede dalla dematerializzazione alla gestione, dall’archiviazione alla distribuzione all’interno dell’azienda. L’implementazione di piattaforme e software per l’attività di backoffice e di document management offre i seguenti vantaggi:
    • rintracciabilità dei documenti, sempre e dovunque;
    • un elevato livello di sicurezza, ovvero maggior protezione, all’interno ed all’esterno, del patrimonio di dati e documenti aziendali;
    • l’eliminazione dei rischi dovuti alla perdita di informazioni e deperibilità dei documenti nel tempo;
    • una miglior immagine verso l’esterno, grazie ad una politica di rispetto per l’ambiente.
    Il panorama delle aziende che si occupano di backoffice e di archiviazione ottica dei documenti è molto ampio. Più ristretta la nicchia di quelle che non si limitano a gestire la fase di start up della dematerializzazione, con il backoffice e l’archiviazione elettronica, ma che si preoccupano di sviluppare ex novo le tecnologie – piattaforme web, software e CRM – necessari per le gestione dei flussi. Caso aziendale di successo è Cesaweb S.p.A., azienda specializzata nel settore dell’Information e Communication Technology. Ogni giorno Cesaweb, con efficienza e professionalità studia assieme al cliente la soluzione migliore per gestire le attività di backoffice e archiviazione elettronica, seguendo il processo passo dopo passo e sviluppando, laddove è necessario, la tecnologia adatta. Si tratta di software e di piattaforme web a cui è possibile accedere via browser, facili da utilizzare ed accessibili. Inoltre, nell’ottica di una costante crescita della quantità e della qualità dei servizi offerti, Cesaweb eroga anche servizi di Contact Center Multicanale – inbound e outbound – Hosting e Facility Management. Mission aziendale di Cesaweb è quella di sostenere l’azienda cliente nella gestione dei contatti con i propri clienti, nei processi interni e nei servizi ICT: una reingegnerizzazione delle procedure che porti all’innovazione dei processi e che costituisca un vantaggio competitivo ineguagliabile.

  • Continua la promozione di Digitale Legale sul pacchetto a consumo

    Rinnovata la promozione di Digitale Legale sul pacchetto a consumo di archiviazione sostitutiva. Archiviazione digitale dei documenti contabili, amministrativi e del personale che per legge le aziende devono conservare, indicizzazione avanzata per non perdere mai i propri documenti, creazione di lotti di consultazione, apposizione della firma digitale e della marca temporale per adempiere a tutti gli obbligi normativi vigenti: tutto ad un canone annuale bloccato di 500 euro. Uno sconto che equivale a ben il 40% in meno rispetto al prezzo di listino.

    Il pacchetto pay per use è la soluzione ideale per gestire grandi flussi di documenti senza investimento di tempo, spazio e denaro. digitale Legale fornisce server, sistemi di sicurezza, competenze tecnologiche e consulenza specialistica necessarie per fare del document management la leva di crescita di una azienda.

    Il document management e l’archiviazione sostitutiva abbattono i costi, ottimizzano le risorse ed eliminano faldoni e carta riducendo l’impatto ambientale dell’azienda e migliorando la sua brand reputation.