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Tag: corso conservazione sostitutiva

  • Conservazione sostitutiva, risparmio per le amministrazioni

    In tempi di crisi come quello che stiamo attraversando ogni amministrazione pubblica, ente, azienda e organizzazione di qualsiasi tipo è alla continua ricerca di strade alternative e nuove soluzioni su come risparmiare. Da tempo con la rivoluzione digitale si parla di quanto questa possa portare un vantaggio concreto e immediato in tutti gli uffici. Il riferimento è alla sostituzione totale della carta. Un operazione che anche se apparirebbe scontata e di facile organizzazione non lo è. I motivi della complessità di rendere tutti i documenti prodotti digitali sta prima di tutto sull’enorme quantità di documenti e atti che dovrebbero essere trasformati da cartacei ad elettronici. Altro aspetto è poi relativo alle caratteristiche che un documento digitale deve avere per godere della stessa valenza legale di quello cartaceo.

    Se per le tonnellate di documenti cartacei prodotti sinora dagli uffici delle amministrazioni non si può far nulla per una loro riduzione numerica, per quanto riguarda il valore legale dei corrispettivi documenti digitali invece la tecnologia ha permesso di trovare le adeguate contromisure per rendere praticabile questa nuova procedura. Grazie alla conservazione sostitutiva dei documenti la normativa italiana permette infatti di sostituire gli archivi cartacei e ogni tipo di documento o atto ufficiale con il loro corrispettivo digitale. Evidente in questo modo il risparmio non solo di carta, toner, stampanti, ma anche di spazi e scaffali come dimostrano i tantissimi metri quadrati occupati dai faldoni di carta in tutti gli uffici delle amministrazioni pubbliche. Dal canto loro gli enti pubblici preparando i loro impiegati anche affidandosi ad uno dei corsi specifici, come quelli che si trovano facilmente sul web digitando “corso conservazione sostitutiva”.

  • Firma digitale, ecco come funziona

    Basta farsi un giro su internet per accorgersi che sempre più frequentemente ci si imbatti in corsi come: “corso firma digitale” e “corso conservazione sostitutiva”. Serve dunque capire innanzitutto cosa si intende per firma digitale e conservazione sostitutiva. La firma digitale equivale alla firma autografa e ne ha lo stesso valore legale, garantendo la massima sicurezza e l’integrità del documento elettronico e il non ripudio dello stesso. Con la firma digitale il destinatario del documento può verificare la validità e l’identità del mittente e non può tantomeno modificare il documento firmato da un’altra persona. Il mittente del documento invece non può ripudiare in questo modo un documento da lui firmato. Ciò è reso possibile dalla crittografia asimmetrica, un sistema che viene utilizzato per la realizzazione e il controllo della firma elettronica.

    Il sistema si basa sull’utilizzo di una chiave crittologica che permette di decifrare il contenuto di un messaggio reso incomprensibile. Solitamente nei sistemi crittografici a chiave asimmetrica, ogni utente è in possesso di due chiavi, caratterizzati da specifici algoritmi, di cui una è la chiave privata e segreta, che interpreta i messaggi che gli vengono inviati e consente di poter firmare i documenti da inviare. La seconda chiave è la cosiddetta chiave pubblica che viene utilizzata da più utenti per identificare la firma e per decifrare i messaggi. Per quanto riguarda la conservazione sostitutiva invece, questa è un metodo che dà l’opportunità di archiviare grandi quantità di documenti in forma digitale, sempre garantendone la loro validità legale. Uno degli effetti principali è la forte riduzione dei documenti cartacei, sostituiti in tutto e per tutto da quelli elettronici.