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Tag: Conservazione sostitutiva dei documenti

  • Conservazione sostitutiva, risparmio per le amministrazioni

    In tempi di crisi come quello che stiamo attraversando ogni amministrazione pubblica, ente, azienda e organizzazione di qualsiasi tipo è alla continua ricerca di strade alternative e nuove soluzioni su come risparmiare. Da tempo con la rivoluzione digitale si parla di quanto questa possa portare un vantaggio concreto e immediato in tutti gli uffici. Il riferimento è alla sostituzione totale della carta. Un operazione che anche se apparirebbe scontata e di facile organizzazione non lo è. I motivi della complessità di rendere tutti i documenti prodotti digitali sta prima di tutto sull’enorme quantità di documenti e atti che dovrebbero essere trasformati da cartacei ad elettronici. Altro aspetto è poi relativo alle caratteristiche che un documento digitale deve avere per godere della stessa valenza legale di quello cartaceo.

    Se per le tonnellate di documenti cartacei prodotti sinora dagli uffici delle amministrazioni non si può far nulla per una loro riduzione numerica, per quanto riguarda il valore legale dei corrispettivi documenti digitali invece la tecnologia ha permesso di trovare le adeguate contromisure per rendere praticabile questa nuova procedura. Grazie alla conservazione sostitutiva dei documenti la normativa italiana permette infatti di sostituire gli archivi cartacei e ogni tipo di documento o atto ufficiale con il loro corrispettivo digitale. Evidente in questo modo il risparmio non solo di carta, toner, stampanti, ma anche di spazi e scaffali come dimostrano i tantissimi metri quadrati occupati dai faldoni di carta in tutti gli uffici delle amministrazioni pubbliche. Dal canto loro gli enti pubblici preparando i loro impiegati anche affidandosi ad uno dei corsi specifici, come quelli che si trovano facilmente sul web digitando “corso conservazione sostitutiva”.

  • I vantaggi del ricorso al digitale

    Che l’introduzione del digitale possa favorire il miglioramento dell’attività lavorativa, incrementando il numero e la qualità dei servizi e allo stesso tempo generando risparmi nei costi di gestione, non è una novità. Sono anni che ne sentiamo parlare, ma nonostante questo in Italia tantissimi enti e aziende ancora non hanno fatto questa scelta.

    Eppure i vantaggi sono innegabili, come dimostra una ricerca recentemente condotta dall’assessorato all’innovazione della Provincia di Brescia in collaborazione con il Politecnico di Milano. L’attenzione dei ricercatori si è concentrata su quei comuni del Centro Servizi Territoriali che hanno già adottato sistemi innovatici come la pec (Posta Elettronica Certificata) e la conservazione sostitutiva dei documenti. L’introduzione della pec ha permesso di risparmiare 1,35 milioni all’anno, mentre il ricorso all’innovativa gestione documentale, che ha rivoluzionato il precedente sistema di catalogazione e archiviazione dei documenti, ha sommato risparmi per un altro milione di euro. I tagli non hanno riguardato solo la carta, le fotocopie e i costi legati alle spese postali, ma anche le ore lavorative dei dipendenti, che hanno così molto più tempo a disposizione da dedicare ad altre pratiche. Gli ottimi risultati ottenuti nei comuni bresciani hanno convinto l’assessore provinciale della necessità di proseguire in questa direzione, estendendo il ricorso alle pratiche di e-government anche agli altri comuni della provincia e investendo risorse nella formazione del personale affinché le nuove tecnologie siano sfruttate in tutte le loro potenzialità.

    Un esempio che anche gli altri enti territoriali e le imprese del nostro paese dovrebbero seguire, per migliorare gli standard dei servizi nei confronti dell’utenza e dei clienti, risparmiando tempo e risorse preziosissime.

  • Velocizzare e facilitare la gestione dei documenti in azienda

    In un’ azienda e nel campo dell’amministrazione pubblica una delle cose più importanti è la gestione dei documenti. In tal caso vanno chiamate in causa due azioni importanti che sono:

    1. Conservazione sostitutiva. È un’attività legale ed informatica che ha la funzione di garantire la validità legale di un documento informatico in un periodo temporale. Questa attività equipara i documenti cartacei a quelli elettronici così che si riesce a risparmiare sia sulle attività di che su quelle di archiviazione. La conservazione sostitutiva dei documenti altro non è che un modo per conservare in forma digitale tutti i documenti su carta. I vantaggi di questa operazione di trasformazione sono la maggior velocità nella ricerca e nel reperimento dei documenti e delle informazioni contenute in questi stessi, il miglioramento dell’organizzazione e della gestione della documentazione, la riduzione del tempo dedicato alla gestione dei documenti aziendali e anche una riduzione dei costi per la gestione.

    2. Archiviazione digitale. È un processo di memorizzazione di documenti digitali ed informatici. Tale memorizzazione viene effettuata su appositi supporti tecnologici. L’archiviazione digitale dei documenti permette di assegnare ad ogni singolo documento un pin, un codice segreto ed identificativo. Tale assegnazione facilita e velocizza la gestione dei documenti e la ricerca degli stessi al momento del bisogno. I vantaggi di questa operazione sono una maggiore velocità nello svolgimento delle attività amministrative d’ufficio e il conseguente aumento di produttività ed inoltre un aumento della sicurezza degli accessi ai diversi documenti.

    Ogni azienda può trovare informazioni dettagliate o addirittura provare software di archiviazione digitale o software di conservazione sostitutiva attraverso la rete web.

  • Archiviare digitalmente dei documenti mantenendo l’originale cartaceo

    L’attività commerciale ed amministrativa delle piccole, medie e grandi aziende ha assunto, negli ultimi anni, un’importanza rilevante; sono settori determinanti ed essenziali per una buona condotta e un buon sviluppo dell’azienda stessa. Per garantire risultati tangibili e un’ottima organizzazione, l’attività commerciale ha visto la conservazione sostitutiva dei documenti essere affiancata dall’archiviazione digitale. L’archiviazione digitale dei documenti altro non è che un processo di memorizzazione di documenti informatici e digitale che viene effettuato su un idoneo supporto. Questi documenti vengono identificati attraverso un codice di riferimento oppure chiavi di ricerca che sono interne all’azienda. Tale organizzazione dei documenti permette al reparto commerciale ed amministrativo di consultare più facilmente e più velocemente tutti i documenti, anche con più sicurezza; l’organizzazione digitale così come descritta è un modo per ottimizzare tutti i processi produttivi. Le modalità con le quali il processo di archiviazione digitale dei documenti viene effettuato sono sottoposte alla Deliberazione Cnipa n.11/2004 che asserisce alla non deteriorabile dei documenti e quindi alla loro disponibilità nel tempo, in tutta la sua integrità ed autenticità, un documento. Questo comporta che, per adesso, le aziende che usufruiscono del “servizio” offerto dai software di archiviazione digitale hanno l’obbligo di mantenere i documenti originali cartacei; è lo stesso Ministero dell’Economia e delle Finanze che prevede il mantenimento dei documenti fiscali su supporto cartaceo e l’acquisizione del cartaceo su supporti sottoforma di immagini.

    Oggi nella rete web è possibile scaricare gratuitamente oppure acquistare con licenza anche software di conservazione sostitutiva oltre che quelli di archiviazione digitale.


  • La posta elettronica certificati per la comunicazione aziendale

    Aziende medie piccole o multinazionali funzionano al top se alla base hanno un reparto commerciale ed amministrativo che funziona, che ha strumenti in grado di far svolgere le cose sempre in maniera corretta e crescente.

    Tre cose è essenziale che siano presenti nel campo aziendale :

    – Fatturazione elettronica : è l’attività delle archiviazione delle fatture elettroniche, di quei documenti informatici dal contenuto alterabile. Attraverso un software di fatturazione elettronica, l’azienda è in grado di attestare la data di emissione, l’integrità del contenuto e l’autenticità della provenienza. Tali elementi devono sempre rispettare le normative comunitarie e nazionali secondo le quali ogni fattura è legale se e solo se è attestato da una firma digitale;

    – Conservazione sostitutiva dei documenti : è la procedura legale ed informatica che ha il compito di garantire la validità legale di un documento informatico.

    – Pec : acronimo che indica la posta elettronica certificata cioè una comunicazione aziendale attraverso la quale si inviano documenti informatici protetti e certificati. Tale certificazione è data dal fatto che in questi documenti è presente una firma digitale e la possibilità di ricevere la confermo dell’invio e della ricevuta della mail.

    Possedere questi strumenti vuol dire avere sempre la situazione sotto controllo e riuscire a giostrare facilmente e velocemente i documenti aziendali. Avere sempre la situazione sotto mano vuol dire essere in grado di gestire tutto nel migliore dei modi ed evitare qualsiasi tipo di intoppo, burocratico, di sviluppo o che sia.

  • Le aziende passano al digitale

    Avete una azienda e siete stanchi dei costi e degli sforzi per archiviare migliaia di faldoni con documenti che riguardano lavorazione, regolamenti e fisco? Avete gli archivi pieni di carta e siete terrorizzati da una richiesta per la riapertura di una pratica chiusa molti anni prima? È da molto tempo che nel nostro Paese è possibile, rispettando una serie di rigide disposizioni, trasformare tutto ciò che abbiamo sempre archiviato in modo cartaceo in un archivio digitale.

    I software per la conservazione sostitutiva dei documenti (è questo il nome tecnico della procedura) permettono, oltre alla semplificazione della gestione dei dati che ogni azienda utilizza, anche un gran risparmio di risorse, sia umane che tecniche. Immaginate quanto tempo risparmiato se alla fine di una pratica, invece di stampare tutto ciò che avete lavorato digitalmente, poteste in qualche modo autenticare i file e riporli così come sono.

    I software di archiviazione digitale dei documenti applicheranno alle pratiche che dovete conservare una sorta di firma digitale e una marca temporale, che permettono di attestare il valore legale dei dati archiviati in modo da farli valere in un eventuale controllo di forze dell’ordine o del fisco.

    Integrando un sistema gestionale totalmente elettronico è possibile per l’azienda rivoluzionare totalmente il metodo di lavorazione implementando sistemi di fatturazione elettronica e posta elettronica digitale. In questo modo ogni documento che avrete lavorato nel corso degli anni potrà essere facilmente identificabile e rintracciabile attraverso gli indici digitali e non dovrete più passare ore nella ricerca di una qualsiasi pratica finita in un angolo di una stanza che non aprite da anni.

  • Il futuro è digitale, anche per le aziende

    Pensate a quanta carta viene utilizzata in una grande azienda ogni giorno. Pensate a tutti quei documenti che vengono archiviati dai dipendenti e tutte le pratiche sepolte in quei faldoni impossibili da maneggiare che vengono stipati dentro ad armadi che una volta riempiti fino all’orlo non verranno mai, o quasi, aperti una seconda volta. Tutti quei documenti fiscali che vanno archiviati con criterio, validati, ricontrollati e messi a disposizione dei pubblici ufficiali ad un eventuale controllo. Pensate alle comunicazioni ufficiali, alla corrispondenza legale e alle circolari inviate e ricevute nelle varie sedi. Pensate ora anche che tutti quei documenti in un futuro, lontano o meno, dovranno essere riaperti per lavorare una seconda volta la pratica o per recuperare dei dati. Quanto tempo ci vorrà per ritrovare quello che ci serve? E pensare che la maggior parte di quei documenti sono stati generati da un computer. Scritti con un programma e poi stampati per finire nel faldone.

    Fare un salto nel futuro significa anche sperimentare e aggiornarsi. In questo caso la legislatura italiana ci viene incontro. Quei dati tanto ingombranti possono essere archiviati direttamente in formato digitale, conservando la loro natura di documento non alterabile e quindi significativo ai fini fiscali e digitali. Le aziende hanno l’opportunità di organizzare il lavoro in maniera totalmente informatica mediante i software per la conservazione sostitutiva dei documenti. In questo modo, dotandosi di mezzi come il kit firma digitale e la possibilità dell’utilizzo della fatturazione elettronica, le aziende potrebbero fare un passo nel futuro oltre a contribuire al rispetto dell’ambiente.

  • Conservazione sostitutiva: basta carta in azienda

    Immaginate la quantità di carta che viene utilizzata in una grande azienda ogni giorno. Quanti documenti vengono archiviati dentro ai cassetti di ogni dipendente e tutte le pratiche archiviate nei faldoni che finiscono dentro armati che una volta riempiti non verranno mai, o quasi, riaperti. Pensate a tutti i documenti fiscali che vanno archiviati con criterio, validati, ricontrollati e messi a disposizione dei pubblici ufficiali ad un eventuale controllo. Pensate alle comunicazioni ufficiali, alla corrispondenza legale e alle circolari inviate e ricevute nelle varie sedi. Pensate ora anche che tutti quei documenti in un futuro, lontano o meno, dovranno essere riaperti per lavorare una seconda volta la pratica o per recuperare dei dati. Quanto tempo ci vorrà per ritrovare quello che ci serve? E pensare che la maggior parte di quei documenti sono stati generati da un computer. Scritti con un programma e poi stampati per finire nel faldone.

    E se quei documenti potessero essere archiviati direttamente in formato digitale, conservando la loro natura di documento non alterabile e quindi significativo ai fini fiscali e digitali? Le aziende hanno ormai l’opportunità di organizzare il lavoro in maniera totalmente informatica mediante le procedure di conservazione sostitutiva dei documenti. In questo modo, dotandosi di mezzi come il kit firma digitale, la posta elettronica certificata e la possibilità di realizzare la fatturazione elettronica, le aziende potrebbero fare un passo nel futuro oltre a contribuire al rispetto dell’ambiente.

  • Eliminare la carta nella gestione dell’ufficio

    Quanto costa in termini di fatica, lavoro, spazio e spreco di risorse gestire una azienda? Organizzare tutti i dati legati al bilancio, i libri contabili, le pratiche e le ricevute. Gestire tutte le procedure aperte e archiviare tutte i procedimenti già evasi. Un mare di carte che passano di scrivania in scrivania, fino a finire in migliaia di faldoni che occupano intere stanza, uno spazio infinito di cartelle che richiede ore per portare a termine una ricerca per trovare un documento. Quindi se servirà in un futuro più o meno lontano riesumare un documento per lavorarlo o per presentarlo ad un eventuale controllo sarà necessario fare ricerche tra le montagne di fogli e cartelline. E pensare che la maggior parte dei fogli riposti negli uffici è stato generato da un computer e poi stampato per essere messo da parte. Cosa succederebbe se tutti quei dati rimasse all’interno della sicurezza di un hard disk del vostro computer invece di finire su pagine e pagine di carta inutile e contribuire alla distruzione delle grandi riserve di ossigeno dei polmoni della terra?

    Le aziende possono aggiornarsi e cercare di evitare la gestione totalmente cartacea della documentazione anche per quella che si considera di valore fiscale. Si chiama conservazione sostitutiva dei documenti ed è una procedura, riconosciuta dalla legge, che permette di rendere legalmente valido un archivio informatico. In questo modo l’archiviazione digitale dei documenti non diventa solo un modo per fare il backup del lavoro aziendale ma un modo di sostituire la lavorazione tradizionale basata sulla carta con una più orientata al futuro e che rappresenta anche un passo in avanti per il rispetto dell’ambiente.