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Il document management è un settore in continua evoluzione. Le norme relative all’archiviazione sostitutiva si susseguono molto rapidamente perché legate essenzialmente all’obsolescenza delle tecnologie. Le aziende, quindi, pur avendo trovato nell’archiviazione sostitutiva una modalità di gestione più economica ed efficiente dei documenti fiscali, contabili e del personale, sono spesso costrette a farsi carico delle spese di aggiornamento che costantemente sono imposte dagli adeguamenti normativi. Per questo Digitale Legale ha studiato soluzioni di archiviazione sostitutiva in grado di sollevare i clienti da ogni preoccupazione e incombenza pratica. Grazie al lavoro continuo di un team di tecnici specializzati, i software di document management e le soluzioni di archiviazione digitale per Alfresco sono costantemente aggiornate e in linea con le ultime disposizioni di legge. Proprio nel mese di febbraio è stata rilasciata la versione 1.1 di Digitale Legale per Alfresco che ha adeguato il software di documenti management alle procedure di generazione della firma digitale previste dal DCPM 30/3/2009 e dalla Deliberazione CNIPA 45/2009. La precedente procedura di generazione della firma digitale prevedeva che il DIGEST, cioè il riassunto del file-firma cifrato attraverso la chiave privata associata al dispositivo del titolare, venisse creato con algoritmo SHA-1 e che la cifratura fosse realizzata con algoritmo di RSA (Rivest-Shamir-Adleman). Ma le debolezze scoperte nell’algoritmo di Digest SHA-1 hanno spinto il legislatore ad imporre l’introduzione di una versione più robusta appartenente alla stessa famiglia di algoritmi, lo SHA-256; la cifratura dovrà essere effettuata con algoritmo RSA e chiave a 1024 e il tutto dovrà essere ricomposto nel formato CAdES (CMS Advanced Electronic Signature). Il termine ultimo previsto per l’adeguamento delle procedure è il 30 Giugno 2011, ma Digitale Legale ha scelto di approntare da subito gli adeguamenti necessari al rispetto della normativa europea. Proprio in adeguamento a tale normativa, Digitale Legale per Alfresco 1.1 utilizza l’algoritmo Digest SHA-256 e il formato CAdES per la generazione della firma digitale.

Digitale Legale, azienda leader nel Document Management per aziende e professionisti, lancia tra i suoi prodotti un’innovativa soluzione per l’archiviazione sostitutiva, il Document Management a consumo. Il nuovo prodotto Pay Per Use soddisfa le esigente di professionisti e piccole-medie imprese che desiderano pagare soltanto per ciò che consumano pur continuando ad usufruire del supporto specializzato di professionisti del settore. Il servizio permette di gestire in maniera integrata, sicura e senza spreco di carta tutta la documentazione fiscale e contributiva che, a norma di legge, deve essere archiviata. L’archiviazione avviene attraverso web application che permettono di caricare i documenti su server proprietari dell’azienda in pochi semplici passaggi. Il tutto garantito da efficientissimi sistemi di protezione e backup dei dati. La peculiarità della soluzione pay per use di Digitale Legale è quella di pagare soltanto per il numero effettivo di documenti caricati su server e per il numero di lotti conservati a norma di legge. I lotti sono eventualmente esportabili in CD e DVD. L’archiviazione elettronica in outsourcing permette una importante razionalizzazione del document management aziendale, determina un forte taglio dei costi e delle spese per l’archiviazione e la cartoleria, libera infine risorse utili all’azienda. In più la dematerializzazione della gestione documentale riduce l’impatto ecologico dell’azienda sull’ambiente, una scelta che caratterizza sempre più il brand aziendali conferendogli valore aggiunto agli occhi di consumatori e clienti.