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Tag: back office banca

  • Archiviazione elettronica dei documenti: i vantaggi del document management in azienda

    Archiviazione elettronica dei documenti e document management: i servizi di Cesaweb SpA.

    L’archiviazione elettronica dei documenti è una delle attività svolte nell’ambito del document management, ovvero della gestione documentale attraverso l’utilizzo di strumenti, metodologie e tecnologie che permettono di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. I vantaggi di un approccio integrato per il document management, basato sull’outsourcing e su piattaforme e tecnologie per l’archiviazione elettronica, sono i seguenti:

    • rintracciabilità dei documenti, sempre e dovunque;
    • un elevato livello di sicurezza, ovvero maggior protezione, all’interno ed all’esterno, del patrimonio di dati e documenti aziendali;
    • l’eliminazione dei rischi dovuti alla perdita di informazioni e deperibilità dei documenti nel tempo;
    • una miglior immagine verso l’esterno, grazie ad una politica di rispetto per l’ambiente.

    Determinante è la scelta del fornitore di servizi di document management e archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica. Le attività di document management e archiviazione elettronica dei documenti sono parte integrante di un approccio di BPO – Business Process Outsourcing, che è una strategia basata sull’esternalizzazione o outsourcing di alcune attività che non costituiscono il core business aziendale. I servizi di BPO – Business Process Outsourcing si distinguono in quelli di front office e back office. Dove i servizi di front office sono quelli che prevedono un contatto diretto con la clientela – come ad esempio il customer care e i servizi di help desk gestiti attraverso operatori di call center – mentre i servizi di back office sono proprio quelli di document management o gestione documentale come l’archiviazione elettronica dei documenti.

    Quando si decide di esternalizzare, la scelta più conveniente sarebbe quella di affidarsi ad un unico fornitore di servizi BPO, in modo da semplificare le operazioni di esternalizzazione e le comunicazioni. Purché sia un fornitore di servizi BPO che abbia competenza e know-how nella fornitura e nell’erogazione di questi servizi.
    Accanto a grandi nomi del parterre di fornitori di servizi BPO, spesso di calibro internazionale, ricordiamo Cesaweb SpA, società ICT specializzata nell’erogazione di servizi di: Call Center (call center inbound e call center outbound); di Backoffice (document management, archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica dei documenti etc.); Sviluppo software applicativi di tipo gestionale o software gestionali, realizzati e personalizzati per rispondere alle richieste del committente; Hosting e Facility Management, Forniture hardware e software e Assistenza sistemistica (fornitura, installazione e manutenzione di apparecchiature hardware e software); Videosorveglianza, con la realizzazione di infrastrutture hardware/software complete; di E-commerce e Web marketing.

    Cesaweb vanta un’esperienza di oltre dieci anni nel settore ICT, un team dinamico e giovane, una grande attenzione alle trasformazioni del mercato e una forte propensione al miglioramento. E’ per questo che negli ultimi anni si è progressivamente specializzata nell’erogazione di servizi di BPO, tra i quali quelli di archiviazione elettronica documentale.
    I servizi di archiviazione elettronica documentale o archiviazione ottica sono dedicati a tutte le aziende che intendono sfruttare i vantaggi della dematerializzazione e gestire gli archivi in modo snello e efficiente, evitando inutili sprechi di risorse (carta, energia e spazio…) e pericolose perdite di dati.

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  • Backoffice: le attività dedicate alle società finanziarie

    Per backoffice si intendono tutte quelle attività di gestione documentale, o document management, come la gestione delle pratiche e dei contratti. Per definizione le attività di backoffice sono complementari a quelle di front office, che avvengono, invece, a diretto contatto con la clientela. Un esempio delle attività di front office sono quelle di Contact Center Multicanale, call center inbound e outbound, Customer Care ed Help Desk. Esempio di attività di back office, invece, sono le attività di document management e archiviazione elettronica documentale. Un numero sempre maggiore di aziende oggi preferisce esternalizzare le attività di backoffice. Affidare le attività di backoffice ad un fornitore esterno di servizi BPO – Business Process Outsourcing permette all’azienda di:
    – trasformare i costi da fissi in variabili, eliminando quelle rigidità economico – finanziarie che impediscono all’azienda di affrontare tutte le nuove sfide del mercato con flessibilità e dinamismo;
    – liberare le risorse da tutte quelle attività caratterizzate da ingenti moli di lavoro o ripetitive; le risorse possono, così, dedicarsi alle attività che costituiscono il core business dell’azienda;
    – ottimizzare i processi e aumentare l’efficienza dell’organizzazione.
    Le attività di back office dedicate alle società finanziarie si rivolgono a: istituti di credito, distributori di prodotti finanziari come prestiti personali, finanziamenti personalizzati tramite cessione del quinto dello stipendio o della pensione, mutui e surroghe.
    Per questo tipo di società le attività di backoffice riguardano, ad esempio, nel caso della cessione del quinto dello stipendio, la valutazione dell’affidabilità delle amministrazioni responsabili del rimborso della rata del finanziamento e che garantiscono per il dipendente privato che ha fatto richiesta del prestito personale; altro esempio di attività di back office per le società finanziarie è l’istruzione delle pratiche finanziarie e i controlli antifrode. Si tratta di attività di back office ‘delicate’, nelle quali è determinante la precisione, la corretta gestione dei dati e la puntualità delle comunicazioni. Tra le aziende specializzate nell’erogazione di servizi di backoffice finanziario, a Napoli c’è Cesaweb. Cesaweb è una società specializzata in servizi ICT – Information & Communication Technology che si propone come un vero e proprio consultant della strategia aziendale per i propri clienti. Tra i clienti che si affidano ogni giorno a Cesaweb per il backoffice finanziario ricordiamo alcuni grandi protagonisti del settore creditizio italiano, come Prestitalia ed FF Retail, nonché il marchio di FF Retail Finanzio Facile.
    Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali raccolti, fino alle fasi successive all’erogazione del finanziamento. Questo significa che Cesaweb:
    – nel caso della cessione del quinto dello stipendio raccoglie la documentazione relativa alla richiesta di finanziamento effettuando i controlli sull’amministrazione presso la quale lavora il dipendente e che è responsabile delle trattenute necessarie per rimborsare il prestito;
    – nel caso della cessione del quinto della pensione effettua la richiesta della quota cedibile on line direttamente dal sito dell’Ente previdenziale come l’INPS o l’INPDAP personale;
    – notifica all’Ente il piano previsto per il finanziamento e ne attende l’approvazione per la trattenuta; effettua i controlli anti-frode;
    – valuta le grandi amministrazioni che non sono ancora censite dal sistema informatico della società finanziaria del committente e, dove possibile, gestisce le richieste di sblocco per quelle amministrazioni per le quali non erano consentite operazioni di finanziamento;
    – monitora tutte le attività inerenti la documentazione come le variazioni anagrafiche delle amministrazioni;
    – gestisce gli incassi, ovvero gli importi delle rate corrisposti dalle amministrazioni;
    – monitora i crediti allo scopo di evidenziare eventuali ritardi delle amministrazioni e si occupa anche del recupero crediti, dove necessario;
    – si preoccupa anche del censimento sinistri vita e impiego, come ad esempio la richiesta di TFR, cessioni private e messa in mora.

  • Business process outsourcing: il back office per le società finanziarie

    Per Business Process Outsourcing si intende l’esternalizzazione di alcune funzioni e processi aziendali. All’interno della attività che possono essere esternalizzate secondo una strategia di Business Process Outsourcing, rientrano sia il back office, l’insieme di quelle attività che non riguardano la gestione della clientela, sia il front office. Le attività di back office includono funzioni di business interne come quelle delle risorse umane, mentre quelle di front office sono quelle svolte a stretto contatto con la clientela. Un esempio è il il Customer Care o l’Assistenza Clienti. Si tratta di servizi gestiti solitamente da Contact Center Multicanale, Call Center Inbound e Outbound.
    Le attività di back office comprendono tutte le attività di gestione documentale, in particolare di gestione elettronica dei documenti, con un particolare focus sull’archiviazione elettronica documentale e sui processi di document management. Esempi di attività di back office sono la gestione dei contratti, delle pratiche e l’archiviazione. Esternalizzare le attività di back office significa affidare a un fornitore terzo attività ripetitive e sulle quali ricadono moli di lavoro elevate. Grazie al Business Process Outsourcing le aziende acquistano un’organizzazione dinamica e flessibile ai cambiamenti del mercato perchè trasformano i costi da fissi in variabili, liberandosi di quelle rigidità economico/finanziarie che impediscono di rispondere velocemente ai cambiamenti e alle innovazioni del settore. Grazie all’outsourcing del back office le risorse sono libere di dedicarsi alle attività che costituiscono il core business aziendale e di ottimizzare i processi interni, migliorandone l’efficienza.
    Costituiscono un settore a parte le attività di back office per le società finanziarie. Si tratta dei distributori di prodotti finanziari come la cessione del quinto dello stipendio, la cessione del quinto della pensione, la delegazione di pagamento. Per questo tipo di società, le attività di back office riguardano la valutazione dell’affidabilità delle amministrazioni responsabili del rimborso della rata del finanziamento e che garantiscono per il dipendente pubblico, statale, privato o per il pensionato che ha fatto richiesta del prestito personale; istruzione delle pratiche finanziarie e controlli antifrode. Si tratta di attività di back office ‘delicate’, nelle quali è determinante la precisione, la corretta gestione dei dati e la puntualità delle comunicazioni. Prima di affidarsi ad un fornitore di servizi di back office in outsourcing, occorre dedicare particolare attenzione nella scelta dell’azienda a cui rivolgersi con un occhio all’esperienza e al tipo di clienti. Tra le aziende presenti a Napoli uno dei fornitori più affidabili è Cesaweb, società specializzata nell’erogazione di servizi ICT – Information & Communication Technology che vanta clienti come Prestitalia e Quinto facile web, Gruppo Ubi Banca. Tra i servizi offerti da Cesaweb il Contact Center Multicanale, con il call center inbound e quello outbound, lo Sviluppo software, l’Hosting e il Facility management, la Fornitura hardware e software, gli impianti di Video sorveglianza, il Web marketing.
    Per le aziende del settore finanziario, Cesaweb segue tutte le fasi che vanno dal contatto telefonico dei clienti potenziali raccolti dalla società finanziaria, fino ai controlli successivi all’erogazione del finanziamento. Questo significa che Cesaweb raccoglie la documentazione relativa alla richiesta di finanziamento effettuando i controlli sull’amministrazione presso la quale lavora il dipendente e che è responsabile delle trattenute necessarie per rimborsare il prestito; nel caso della cessione del quinto della pensione effettua la richiesta della quota cedibile on line direttamente dal sito dell’Ente previdenziale come l’INPS o l’INPDAP personale; notifica all’Ente il piano previsto per il finanziamento e ne attende l’approvazione per la trattenuta; effettua i controlli anti-frode; valuta le grandi amministrazioni che non sono ancora censite dal sistema informatico della società finanziaria del committente e, dove possibile, gestisce le richieste di sblocco per quelle amministrazioni per le quali non erano consentite operazioni di finanziamento; monitora tutte le attività inerenti la documentazione come le variazioni anagrafiche delle amministrazioni; gestisce gli incassi, ovvero gli importi delle rate corrisposti dalle amministrazioni; monitora i crediti allo scopo di evidenziare eventuali ritardi delle amministrazioni e si occupa anche del recupero crediti, dove necessario; si preoccupa anche del censimento sinistri vita e impiego, come ad esempio la richiesta di TFR, cessioni private e messa in mora.