Uno dei più notevoli benefici portato all’azienda, è quello di scegliere un servizio in outsourcing, ovvero che porti all’acquisizione da un fornitore esterno di prodotti o servizi attualmente risultanti dalla diretta attività produttiva e di gestione interna dell’azienda, anche per i processi e informatizzazione della gestione documentale.
Analisi in dettaglio dei vari passaggi del processo sulla gestione documentale
Il cliente riceverà tutti i documenti che saranno depositati nei luoghi protetti da accessi indesiderati affinché si evitino spiacevoli smarrimenti. Verrà effettuata una archiviazione documentale che consentirà di catalogarli tutti con determinati criteri, in modo di consentirne un facile smistamento a seconda della loro tipologia. Infine, verrà eseguita una scansione di essi con uno scanner adeguato, procedendo poi all’indicizzazione che permetterà di ricercarli in base alle esigenze del cliente.
Passaggi principali sulla gestione documentale
Tutta la documentazione,una volta digitalizzata e catalogata, verrà inviata direttamente nel Database di Gestione Documentale Informatizzata del Cliente o della società di outsourcing. Tramite un software di Gestione Elettronica Documentale, ARXIVAR, si potrà accedere a qualsiasi tipo di informazione inerente alla gestione dei documenti, da qualsiasi dispositivo sia esso Tablet, PC o Smartphone.
Come avviene il processo di conservazione digitale sulla gestione e archiviazione documentale
Il processo di conservazione digitale sulla gestione e archiviazione documentale, consente di verificare la coincidenza dei titoli, di poter apporre la firma digitale e la marca temporale, di importare i documenti nel DataBase di Gestione Documentale Informatizzata del cliente o della società di outsourcing e infine, di ricercare e gestire le informazioni tramite il software di Gestione Elettronica Documentale dedicato da qualsiasi tipo di dispositivo. Al termine di questo processo, tutta la documentazione cartacea verrà conservata nelle apposite scatole sistemate in degli archivi speciali che, se necessario, il cliente potrà consultare. Trascorsi poi i termini di legge per la conservazione dei documenti, questi saranno distrutti e ne verrà rilasciata la relativa certificazione.