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Tag: archiviazione sostitutiva

  • Archiviazione sostitutiva digitale

    Con il termine di archiviazione documentale si intende la gestione completa di tutti i documenti, ovvero, informatici e non (digitale ed elettronici ), cartacei (analogici ), fiscali o meno (analogici unici e non ). Per gestire i documenti tramite un archivio elettronico, le soluzioni sono diverse, quali:

    1. archiviazione digitale sostitutiva all’interno della propria sede attraverso un software gestionale;
    2. archiviazione sostitutiva digitale in outsourcing;
    3. archiviazione sostitutiva in ASP, cioè tramite un servizio on line.

    Il documento cartaceo, qualsiasi esso sia (fatture, note di credito, ordini ecc. ) viene acquisito in un file sul personal computer, archiviato e conservato, per cui tutta la documentazione attiva prodotta dall’azienda verrà archiviata in modalità automatica, mentre quella passiva, ossia ricevuta dall’esterno, sarà memorizzata e archiviata successivamente tramite data-entry o tool automatici di riconoscimento.
    I documenti, una volta archiviati, potranno essere consultati solo dalle persone preposte.

  • Archiviazione ottica

    Archiviazione ottica: con questo termine, si indica l’archiviazione digitale veloce dei documenti cartacei rilevanti di enti pubblici, professionisti, uffici giudiziari, aziende ecc. attraverso un procedimento di scannerizzazione. Documenti che verranno conservati in formato digitale e che garantiranno nel tempo la loro validità legale attraverso la firma digitale.

    ARXivar e l’archiviazione ottica

    Questo processo, consente di archiviare qualsiasi tipo di documento senza alcun limite di spazio, gestisce articoli, immagini e corrispondenza, e da la possibilità di consultare ciò che si desidera, in assoluta tranquillità, grazie alle funzioni di consultazione da remoto, via web. Tutto questo, è reso possibile grazie all’utilizzo di ARXivar, il nuovo software per l’archiviazione ottica e la gestione elettronica documentale che consente di eliminare completamente qualsiasi tipo di archivio cartaceo.

    Classificazione e fascicolazione nell’archiviazione ottica

    Il processo di archiviazione ottica richiede un’attenzione particolare alla conservazione e classificazione dei documenti informatici, in modo da rendere il flusso documentale più efficiente ed efficace. Alla base di tutto ciò, si fa riferimento all’integrità del documento, la provenienza, l’identità e la reperibilità ( classificazione e fascicolazione dei documenti ).

    Vantaggi dell’archiviazione ottica

    I vantaggi dell’archiviazione ottica all’interno di un’azienda, sono molteplici, quali la scomparsa degli archivi cartacei con la relativa riduzione degli spazi e del personale dedicati all’archivio, la riservatezza delle informazioni, l’inalterabilità dei documenti nel tempo, una ricerca semplice ed istantanea e la condivisione dello stesso documento da più persone contemporaneamente.

    Procedure dell’archiviazione ottica

    Per ottenere un’archiviazione ottica efficiente, le fasi sono diverse. Si comincia prelevando i documenti dall’ archivio, si preparano eliminando i fermagli e i punti metallici, si passa alla protocollazione automatica direttamente dagli scanner ed infine si archiviano.

  • Cosa dice la legge sulla archiviazione sostitutiva dei documenti

    La conservazione sostitutiva, anche conosciuta come archiviazione sostitutiva dei documenti, è un sistema di procedure informatiche regolamentate dettagliatamente dalle leggi italiane, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Per certi casi, l’archiviazione ottica sostitutiva equipara i documenti cartacei a quelli elettronici, riconoscendo ad entrambi la validità legale. La validità legale di un documento informatico è garantita dalla firma digitale e dalla marca temporale, due elementi fondamentali che marcano un documento non più modificabile fissando la data e l’ora esatte della sua creazione.

    Delibera su archiviazione sostitutiva dei documenti

    Secondo la delibera del Cnipa del 19 Febbraio 2004, che illustra le regole tecniche e gli obblighi per la riproduzione e archiviazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita’ dei documenti agli originali, la archiviazione sostitutiva di documenti informatici ed eventualmente anche della loro impronta (rappresentazione digitale del documento composta da una sequenza di simboli binari di lunghezza fissa) avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei e si esaurisce con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo di archiviazione sostitutiva. La archiviazione ottica sostitutiva è uno strumento alternativo all’archiviazione cartacea dei documenti, che permette un enorme risparmio in termini di stoccaggio, costi di stampa e ricerca e avviene attraverso l’utilizzo di software per la gestione documentale.