Con il termine di archiviazione documentale si intende la gestione completa di tutti i documenti, ovvero, informatici e non (digitale ed elettronici ), cartacei (analogici ), fiscali o meno (analogici unici e non ). Per gestire i documenti tramite un archivio elettronico, le soluzioni sono diverse, quali:
- archiviazione digitale sostitutiva all’interno della propria sede attraverso un software gestionale;
- archiviazione sostitutiva digitale in outsourcing;
- archiviazione sostitutiva in ASP, cioè tramite un servizio on line.
Il documento cartaceo, qualsiasi esso sia (fatture, note di credito, ordini ecc. ) viene acquisito in un file sul personal computer, archiviato e conservato, per cui tutta la documentazione attiva prodotta dall’azienda verrà archiviata in modalità automatica, mentre quella passiva, ossia ricevuta dall’esterno, sarà memorizzata e archiviata successivamente tramite data-entry o tool automatici di riconoscimento.
I documenti, una volta archiviati, potranno essere consultati solo dalle persone preposte.