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Tag: archiviazione ottica

  • Archiviazione digitale – Tante esigenze, OPTICAL di Skynet finalmente le soddisfa


    Oggi i sistemi di archiviazione digitale e conservazione sostitutiva devono essere in grado di soddisfare esigenze differenti:

    • semplicità di utilizzo per una maggiore efficienza;
    • sicurezza per evitare intrusioni, esposizione a non autorizzati di documenti aziendali, perdita di dati;
    • comode funzioni per rendere più semplice il lavoro sia in inserimento che in ricerca;
    • dettaglio nella classificazione dei documenti in fase di archiviazione;
    • ampia compatibilità con sistemi operativi, browser, dispositivi;
    • mobilità: il software dovrà essere ottimizzato anche per gli apparati mobili;
    • costi ridotti dimensionati in base alle esigenze.

    Un prodotto che affronta e risolve queste esigenze può rendere l’archiviazione digitale uno strumento di ottimizzazione del lavoro e quindi di miglioramento dell’efficienza aziendale.
    Non è semplice raggiungere tutti questi obiettivi, ma OPTICAL di Skynet ci è riuscito, unico nel panorama italiano ed ora si presenta in una triplice veste.

    • OPTICAL Online: per creare ed utilizzare il proprio archivio sul cloud privato di Skynet.
    • OPTICAL Box Archiver: sistema integrato software + hardware che rende subito operativi nella gestione documentale.
    • OPTICAL Box Signer: sistema integrato software + hardware che rende subito operativi nella gestione documentale, permettendo di eseguire la firma digitale e la marcatura temporale dei documenti, a norma di legge.

    Il costo viene poi definito in base allo spazio e al numero di utenti che lo utilizzeranno, consentendo così di ottimizzare la spesa in base alle reali esigenze aziendali.
    Inoltre OPTICAL non necessita di installazione o configurazione di software ed anche questo rappresenta un risparmio per l’azienda.
    Sicuramente da provare e la demo è disponibile online.
    Comodità, sicurezza, efficienza e prezzo finalmente tutti insieme. Una piccola rivoluzione.

    Per ulteriori informazioni:
    Enrico Marone – Skynet srl
    www.skynet.it
    tel. 0322 836487 – mail: [email protected]

  • Archiviazione ottica

    Archiviazione ottica: con questo termine, si indica l’archiviazione digitale veloce dei documenti cartacei rilevanti di enti pubblici, professionisti, uffici giudiziari, aziende ecc. attraverso un procedimento di scannerizzazione. Documenti che verranno conservati in formato digitale e che garantiranno nel tempo la loro validità legale attraverso la firma digitale.

    ARXivar e l’archiviazione ottica

    Questo processo, consente di archiviare qualsiasi tipo di documento senza alcun limite di spazio, gestisce articoli, immagini e corrispondenza, e da la possibilità di consultare ciò che si desidera, in assoluta tranquillità, grazie alle funzioni di consultazione da remoto, via web. Tutto questo, è reso possibile grazie all’utilizzo di ARXivar, il nuovo software per l’archiviazione ottica e la gestione elettronica documentale che consente di eliminare completamente qualsiasi tipo di archivio cartaceo.

    Classificazione e fascicolazione nell’archiviazione ottica

    Il processo di archiviazione ottica richiede un’attenzione particolare alla conservazione e classificazione dei documenti informatici, in modo da rendere il flusso documentale più efficiente ed efficace. Alla base di tutto ciò, si fa riferimento all’integrità del documento, la provenienza, l’identità e la reperibilità ( classificazione e fascicolazione dei documenti ).

    Vantaggi dell’archiviazione ottica

    I vantaggi dell’archiviazione ottica all’interno di un’azienda, sono molteplici, quali la scomparsa degli archivi cartacei con la relativa riduzione degli spazi e del personale dedicati all’archivio, la riservatezza delle informazioni, l’inalterabilità dei documenti nel tempo, una ricerca semplice ed istantanea e la condivisione dello stesso documento da più persone contemporaneamente.

    Procedure dell’archiviazione ottica

    Per ottenere un’archiviazione ottica efficiente, le fasi sono diverse. Si comincia prelevando i documenti dall’ archivio, si preparano eliminando i fermagli e i punti metallici, si passa alla protocollazione automatica direttamente dagli scanner ed infine si archiviano.

  • I vantaggi della de materializzazione per il business aziendale

    Dematerializzare oggi per le aziende non significa solo eliminare la carta ma adottare un approccio fondato sui moderni principi del Document Management. Il Document management o gestione documentale è l’insieme di strumenti e metodologie necessarie per la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti. Utilizzare in azienda software e piattaforme web per il document management unitamente ai processi di business aziendale, permette di ridurre i costi ed ottimizzare i processi “document centric”, cioè quelli legati alla contabilità, all’amministrazione, alla gestione delle pratiche e degli archivi. A monte del processo abbiamo la dematerializzazione, intesa come la progressiva eliminazione della carta in azienda, attraverso la digitalizzazione dei documenti che da cartacei diventano informatici. La dematerializzazione consente di adottare una politica aziendale fondata sul rispetto per l’ambiente, che costituisce un valore aggiunto agli occhi della clientela; di risparmiare costi, riducendo lo spazio e il tempo necessario all’archiviazione fisica delle pratiche; di ottimizzare le risorse aziendali che riducendo il tempo dedicato all’archiviazione possono essere impiegati in diverse aree di business. Ottimizzare i costi e le risorse significa, in ultimo, incrementare l’efficienza dell’organizzazione. A valle abbiamo, invece, da un lato l’attività di archiviazione ottica dei documenti e dall’altra quella di backoffice. Dove per archiviazione ottica si intende la digitalizzazione dei documenti cartacei e la gestione delle informazioni tramite un archivio elettronico all’interno del quale i documenti possono essere consultati in qualunque momento e da qualsiasi luogo, tramite autorizzazioni e permessi di accesso. Inoltre, i documenti digitali, sostituendo i faldoni, possono essere rielaborati o distribuiti senza occupare alcuno spazio fisico. Il backoffice, invece, consiste nella gestione di pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Per dematerializzare e trasformare i documenti cartacei in documenti informatici, quindi adottare una strategia di document management, è necessario utilizzare tecnologie e software che permettano di controllare l’intero ciclo di vita dei documenti, ovvero un flusso che procede dalla dematerializzazione alla gestione, dall’archiviazione alla distribuzione all’interno dell’azienda. L’implementazione di piattaforme e software per l’attività di backoffice e di document management offre i seguenti vantaggi:
    • rintracciabilità dei documenti, sempre e dovunque;
    • un elevato livello di sicurezza, ovvero maggior protezione, all’interno ed all’esterno, del patrimonio di dati e documenti aziendali;
    • l’eliminazione dei rischi dovuti alla perdita di informazioni e deperibilità dei documenti nel tempo;
    • una miglior immagine verso l’esterno, grazie ad una politica di rispetto per l’ambiente.
    Il panorama delle aziende che si occupano di backoffice e di archiviazione ottica dei documenti è molto ampio. Più ristretta la nicchia di quelle che non si limitano a gestire la fase di start up della dematerializzazione, con il backoffice e l’archiviazione elettronica, ma che si preoccupano di sviluppare ex novo le tecnologie – piattaforme web, software e CRM – necessari per le gestione dei flussi. Caso aziendale di successo è Cesaweb S.p.A., azienda specializzata nel settore dell’Information e Communication Technology. Ogni giorno Cesaweb, con efficienza e professionalità studia assieme al cliente la soluzione migliore per gestire le attività di backoffice e archiviazione elettronica, seguendo il processo passo dopo passo e sviluppando, laddove è necessario, la tecnologia adatta. Si tratta di software e di piattaforme web a cui è possibile accedere via browser, facili da utilizzare ed accessibili. Inoltre, nell’ottica di una costante crescita della quantità e della qualità dei servizi offerti, Cesaweb eroga anche servizi di Contact Center Multicanale – inbound e outbound – Hosting e Facility Management. Mission aziendale di Cesaweb è quella di sostenere l’azienda cliente nella gestione dei contatti con i propri clienti, nei processi interni e nei servizi ICT: una reingegnerizzazione delle procedure che porti all’innovazione dei processi e che costituisca un vantaggio competitivo ineguagliabile.