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Tag: archiviazione elettronica documentale

  • Servizi di BPO – Business Process Outosourcing

    E’ cresciuto negli ultimi anni l’interesse delle aziende attorno al Business Process Outsourcing o BPO, una strategia basata sull’outsourcing, ovvero sull’esternalizzazione di alcune funzioni e attività aziendale – customer care e gestione della clientela, document management e archiviazione elettronica documentale etc. – a terzi, ovvero fornitori di servizi di BPO, Business process Outsourcing.
    Le attività oggetto della strategia del BPO, Business Process Outsourcing possono essere raggruppate principalmente in attività di front office e attività di backoffice. Le attività di front office sono tutte quelle che implicano un contatto diretto con la clientela come il Customer Care e la gestione di un Numero Verde, attività genericamente svolte da Call Center specializzati o Contact Center Multicanale.
    Le attività di backoffice, invece, sono quelle che non prevedono un diretto contatto con la clientela, come la gestione documentale o document management e l’archiviazione elettronica documentale.
    Adottare una strategia di BPO, affidando ad un fornitore esterno la gestione della clientela e/o il document management ad esempio, comporta una serie di vantaggi.
    Innanzitutto esternalizzare le attività di Customer Service, Customer care e Customer Satisfaction ad un Call Center specializzato, significa garantirsi livelli di qualità finali per queste attività di gran lunga superiori rispetto a quelli che é possibile ottenere con l’utilizzo di risorse interne e senza dover sostenere un costo fisso.
    Esternalizzare attività come quelle del backoffice, invece, significa incrementare la flessibilità operativa dell’organizzazione aziendale. Le attività di backoffice, infatti, sono caratterizzate da fasi in cui le moli di lavoro a carico delle risorse sono più elevate e intense. Affidare ad un fornitore la gestione del backoffice significa liberare le risorse da un sovraccarico di attività e consentire loro di concentrarsi su quelle attività che rappresentano il core business aziendale. Questo significa ottimizzare le risorse e snellire i processi.
    I servizi in outsourcing, inoltre, sono solitamente erogati secondo un sistema di pagamento per fee: il cliente paga solo quello che consuma e il costo che sostiene per le attività di backoffice può variare di mese in mese, ad esempio. L’outsourcing dei servizi di backoffice (e di front office), consente così di passare dai costi fissi – sostenuti dall’azienda cghe non esternalizza – a costi variabili, tipici di un’azienda che ha fatto del Business Process Outsourcing una vera e propria leva per il cambiamento. I costi variabili, infine, conferiscono all’azienda una struttura più snella e dinamica, pronta a rispondere ad eventuali trasformazioni del mercato.
    Scegliere un fornitore di servizi di di BPO, Business Process Outsourcing, significa scegliere un vero e proprio partner della strategia aziendale. Il fornitore deve essere affidabile e soprattutto deve poter vantare un’esperienza pregressa nell’erogazione di servizi di Business Process Outsourcing, come i servizi di Call Center e Backoffice, Document Management e Archiviazione elettronica documentale. Meglio, poi, se si tratta di un solo fornitore per entrambe le aree di attività – front office e backoffice.
    Tra i fornitori di servizi di BPO, ricordiamo Cesaweb, società ICT specializzata nell’erogazione di servizi di Call Center e Backoffice. Da oltre dieci anni, Cesaweb si occupa di Customer Care con il Contact Center Multicanale – call center inbound e call center outbound – e di Backoffice, con una particolare specializzazione nel backoffice finanziario, ovvero nell’erogazione di servizi di backoffice dedicati alle aziende del settore finance o finanziario come istituti di credito, banche e società finanziarie.
    Ed è una società che eroga anche servizi IT come lo Sviluppo software gestionale, Hosting e Facility Management, Forniture hardware e software, Assistenza sistemistica. Ultimi arrivati i servizi di Web marketing e i servizi di E-commerce, ovvero i servizi offerti alle aziende che intendono aumentare la propria visibilità online e sfruttare le nuove opportunità del commercio elettronico.

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  • Front office e Back office: i servizi di call center e document management

    Le attività di front office comprendono tutte quelle attività che hanno un contatto diretto con la clientela come la gestione di informazioni, richieste e reclami o la gestione del numero verde di un’azienda. Le attività di back office, invece, includono tutte le attività che non prevedono un contatto diretto con la clientela come la gestione documentale o document management, l’archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica dei documenti per la trasformazione e la gestione degli archivi da cartacei in digitali.
    Le attività di front office e di back office fanno parte di una strategia di BPO – Business Process Outsourcing, intesa come una strategia di esternalizzazione di servizi e attività aziendali. Oggi il BPO o l’outsourcing delle attività di front office e back office è la strategia delle aziende che intendono ridurre i costi e ottimizzare le risorse, contribuendo a migliorare l’efficienza dell’organizzazione. Esternalizzando i servizi di front office e backoffice, come la gestione della clientela o customer care, e quelli di back office, come l’archiviazione elettronica dei documenti, l’azienda acquista un assetto più dinamico che le consente di rispondere velocemente ad opportunità di business nuove, e di garantire livelli elevati di servizio anche per quelle attività che non ne costituiscono il core business.
    Nel caso della gestione della clientela, esternalizzare questa attività affidandola ad un Call Center specializzato significa garantirsi una gestione del Customer care eccellente senza costi fissi e risorse interne dedicate a questa attività.
    Per quanto riguarda il back office, le attività di gestione documentale (document management, archiviazione elettronica o ottica dei documenti) sono tipicamente scandite da picchi caratterizzati da elevati moli di lavoro e da attività particolarmente ripetitive. Esternalizzare le attività di back office significa liberare le risorse dallo svolgimento di queste attività e dedicarle ad attività che costituiscono il core business aziendale.
    Per esternalizzare efficacemente tutte le attività di front office e backoffice, è consigliabile trovare un fornitore unico di servizi che sia capace di offrire anche un adeguato supporto tecnico attraverso servizi IT – Information technology specializzati.
    Tra i fornitori di servizi di BPO in Italia, ha sede a Napoli Cesaweb SpA, società specializzata nell’erogazione di servizi di ICT – Information and Communication technology. Cesaweb si propone come un vero e proprio partner della strategia aziendale attraverso una vasta gamma di servizi: Call Center Multicanale, Back office, Sviluppo software, Hosting e facility Management, Forniture hardware e software, Assistenza sistemistica, sistemi di Videosorveglianza, servizi di E-commerce e Web marketing.

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  • BPO – Business Process Outsourcing, i vantaggi per le aziende

    E’ cresciuto negli ultimi anni il ricorso al BPO, Business Process Outsourcing, inteso come approccio e strategia fondati sull’outsourcing, ovvero sull’esternalizzazione di alcune attività aziendali come la gestione documentale o back office, oppure la gestione della clientela attraverso un call center inbound. Il BPO – Business Process Outsourcing, infatti comprende l’esternalizzazione sia di attività che hanno diretto contatto con la clientela che quelle che non ne hanno: nel primo caso parliamo di gestione della clientela, customer care, help desk, ovvero di attività di front office. Nel secondo caso, invece, di back office, attività come la gestione dell’archivio, dei documenti, in formato cartaceo ed elettronico attraverso la scansione dei documenti e l’archiviazione elettronica dei documenti o archiviazione ottica, di pratiche e cartelle.
    Le ragioni del crescente ricorso al Business process Outsourcing, sono da attribuirsi agli indubbi vantaggi per le aziende che decidono di utilizzare questa strategia, sia per le attività di front office che per quelle di back office.
    Esternalizzare attività come la gestione della clientela o customer care affidandosi ad un call center inbound specializzato, significa garantire livelli finali di servizio più elevati di quelli che si raggiungerebbe gestendo l’attività solo internamente. Livelli di servizio finali che si traducono nella soddisfazione della clientela e in un ritorno positivo in termini di immagine e affiliazione della clientela.
    Esternalizzare attività come quelle di back office, significa aumentare la flessibilità dell’organizzazione, rendendola così, capace, di rispondere più velocemente ai cambiamenti e alle trasformazioni del mercato. Le attività di backoffice sono attività ripetitive e caratterizzate da periodi più intensi di lavoro con particolari picchi, in cui la mole di attività a carico delle risorse può essere particolarmente elevata. Sollevare le risorse di queste attività significa ottimizzarle, permettendo loro di concentrarsi su aree diverse e su attività che costituiscono il core business aziendale. Le attività di back office in outsourcing, inoltre, si basano su sistemi di pagamento per fee a servizio, una modalità che non costituisce un costo fisso per l’azienda. Questo consente alle aziende di liberarsi di quelle rigidità economico/finanziarie prodotte, invece, dai costi fissi che impedirebbero alla società di affrontare con dinamismo i cambiamenti del mercato e di cogliere le nuove opportunità di business.
    In Italia i fornitori di servizi BPO – Business Process Outsourcing, sia per quanto riguarda le attività di front office che per quelle di back office, capaci anche di offrire una consulenza completa, che riguardi ad esempio, anche le infrastrutture tecnologiche, sono davvero pochi. Tra di essi c’è Cesaweb SpA, società specializzata nell’erogazione di servizi di ICT – Information & Communication Technology, che ha sviluppato competenze anche nell’erogazione dei servizi BPO – Business Process Outsourcing. Tra i servizi erogati in BPO da Cesaweb ci sono proprio le attività di front office (customer care, help desk o assistenza clienti, gestione numero verde) erogate attraverso il call center inbound di Cesaweb, e quelle di backoffice (document management, archiviazione elettronica documentale, back office finanziario).
    A supporto dei servizi di call center inbound e di back office, Cesaweb si occupa anche di sviluppo software applicativi di tipo gestionale. Si tratta di software sviluppati ad hoc per il cliente completamente nuovi o di software esistenti che vengono integrati con i sistemi informativi dell’azienda. Oggi il servizio di sviluppo software è disponibile anche in modalità Saas (Software as a service): questo significa che il cliente deve solo pagare un canone mensile dipendente esclusivamente dall’utilizzo che fa del software, non dovrà farsi carico di alcun investimento, sia in hardware che in software, né tanto meno del costo del personale tecnico di supporto interno.

  • I vantaggi della de materializzazione per il business aziendale

    Dematerializzare oggi per le aziende non significa solo eliminare la carta ma adottare un approccio fondato sui moderni principi del Document Management. Il Document management o gestione documentale è l’insieme di strumenti e metodologie necessarie per la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti. Utilizzare in azienda software e piattaforme web per il document management unitamente ai processi di business aziendale, permette di ridurre i costi ed ottimizzare i processi “document centric”, cioè quelli legati alla contabilità, all’amministrazione, alla gestione delle pratiche e degli archivi. A monte del processo abbiamo la dematerializzazione, intesa come la progressiva eliminazione della carta in azienda, attraverso la digitalizzazione dei documenti che da cartacei diventano informatici. La dematerializzazione consente di adottare una politica aziendale fondata sul rispetto per l’ambiente, che costituisce un valore aggiunto agli occhi della clientela; di risparmiare costi, riducendo lo spazio e il tempo necessario all’archiviazione fisica delle pratiche; di ottimizzare le risorse aziendali che riducendo il tempo dedicato all’archiviazione possono essere impiegati in diverse aree di business. Ottimizzare i costi e le risorse significa, in ultimo, incrementare l’efficienza dell’organizzazione. A valle abbiamo, invece, da un lato l’attività di archiviazione ottica dei documenti e dall’altra quella di backoffice. Dove per archiviazione ottica si intende la digitalizzazione dei documenti cartacei e la gestione delle informazioni tramite un archivio elettronico all’interno del quale i documenti possono essere consultati in qualunque momento e da qualsiasi luogo, tramite autorizzazioni e permessi di accesso. Inoltre, i documenti digitali, sostituendo i faldoni, possono essere rielaborati o distribuiti senza occupare alcuno spazio fisico. Il backoffice, invece, consiste nella gestione di pratiche amministrative, verifiche contratti, acquisizione richieste di finanziamento, verifica documentale, data entry modulistica e questionari, elaborazione dati statistici. Per dematerializzare e trasformare i documenti cartacei in documenti informatici, quindi adottare una strategia di document management, è necessario utilizzare tecnologie e software che permettano di controllare l’intero ciclo di vita dei documenti, ovvero un flusso che procede dalla dematerializzazione alla gestione, dall’archiviazione alla distribuzione all’interno dell’azienda. L’implementazione di piattaforme e software per l’attività di backoffice e di document management offre i seguenti vantaggi:
    • rintracciabilità dei documenti, sempre e dovunque;
    • un elevato livello di sicurezza, ovvero maggior protezione, all’interno ed all’esterno, del patrimonio di dati e documenti aziendali;
    • l’eliminazione dei rischi dovuti alla perdita di informazioni e deperibilità dei documenti nel tempo;
    • una miglior immagine verso l’esterno, grazie ad una politica di rispetto per l’ambiente.
    Il panorama delle aziende che si occupano di backoffice e di archiviazione ottica dei documenti è molto ampio. Più ristretta la nicchia di quelle che non si limitano a gestire la fase di start up della dematerializzazione, con il backoffice e l’archiviazione elettronica, ma che si preoccupano di sviluppare ex novo le tecnologie – piattaforme web, software e CRM – necessari per le gestione dei flussi. Caso aziendale di successo è Cesaweb S.p.A., azienda specializzata nel settore dell’Information e Communication Technology. Ogni giorno Cesaweb, con efficienza e professionalità studia assieme al cliente la soluzione migliore per gestire le attività di backoffice e archiviazione elettronica, seguendo il processo passo dopo passo e sviluppando, laddove è necessario, la tecnologia adatta. Si tratta di software e di piattaforme web a cui è possibile accedere via browser, facili da utilizzare ed accessibili. Inoltre, nell’ottica di una costante crescita della quantità e della qualità dei servizi offerti, Cesaweb eroga anche servizi di Contact Center Multicanale – inbound e outbound – Hosting e Facility Management. Mission aziendale di Cesaweb è quella di sostenere l’azienda cliente nella gestione dei contatti con i propri clienti, nei processi interni e nei servizi ICT: una reingegnerizzazione delle procedure che porti all’innovazione dei processi e che costituisca un vantaggio competitivo ineguagliabile.