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Tag: Archiviazione digitale dei documenti

  • Gestione documentale: progresso ed archiviazione digitale

    Progresso e legislazione hanno fatto in modo tale che, soprattutto negli ultimi 5 anni, la gestione documentale elettronica delle aziende venisse affrontata rispetto canoni completamente opposti al passato. Per decenni, anzi secoli, gli uomini, dapprima per ciò che riguardava l’amministrazione comunale, ed in seguito per le proprie attività commerciali, hanno sempre utilizzato carta, carta, ed ancora carta. Avrebbe rappresentato un ennesimo spreco di risorse naturali e tempo il non adeguarsi alle tecnologie disponibili, specialmente dopo l’invenzione del personal computer e della tecnologia digitale.

    Grazie all’aiuto di adeguata legislazione che ha reso il processo obbligatorio, le aziende sono ora tenute a effettuare l’archiviazione digitale dei documenti, costringendosi a ottimizzare il lavoro a tutti i costi e ad evitare spese inutili. Si tratta di una metodologia per la quale i tempi di comunicazione, archiviazione e gestione di qualsiasi atto ufficiale relativo alla vita aziendale vengono abbattuti, comportando una minore spesa e soprattutto una praticità unica nel ritrovare documenti che in tempi passati avrebbero richiesto molto lavoro e molto tempo per essere raggiunti.

    E’ sbagliato pensare che una archiviazione di questo tipo possa comportare maggiori spese perché strettamente legata a componenti elettronici ed alla capacità dei lavoratori di interfacciarsi con questo tipo di tecnologia. Al contrario è bene sottolineare come si possa risparmiare del tempo nel raggiungimento di un obiettivo altresì molto più complesso da raggiungere.

  • Gestire documenti digitali: ottimizzare con l’archiviazione

    Uno degli aspetti sui quali le aziende non possono permettersi di risultare fallimentari è l’archiviazione digitale dei documenti. Con il progredire del progresso anche loro sono chiamate ad una diversa gestione delle proprie carte, puntando alla ottimizzazione del lavoro ed alla conservazione negli archivio di qualsiasi documento possa rendersi utile per il rapporto con i partner e la gestione del proprio personale.

    Ovviamente ciò che è cambiato nel corso degli anni è stata la modalità di conservazione e soprattutto il cambiamento di norme regolarizzanti le attività. Mentre per esempio prima i documenti digitalizzati non avevano valore legale, ora con la conservazione sostituiva, regolamentata anche a livello legislativo, ogni azienda è in grado di garantire nel tempo la validità legale dei propri documenti.

    Esistono dei software per la conservazione sostitutiva atti rendere i documenti digitali validi a livello di legge. Una metodologia applicata in grado di permettere ai vari interlocutori solitamente coinvolti in una qualsiasi tipologia di amministrazione di risparmiare sia sui costi di stampa, che su quelli inerenti l’archiviazione. Soprattutto in materia di documenti che necessitano di essere archiviati per molti anni. In questo caso il risparmio a livello economico non solo è palese, ma decisamente cospicuo.

    Grazie a questa tipologia di conservazione è possibile quindi recuperare “spazio” e denaro conservando al posto della copia cartacea, regolare copia in formato digitale, vidimata ed autenticata attraverso la firma digitale e la marca temporale.

  • Fatturazione elettronica : un vantaggio aziendale

    La fattura. Documento molto importante per un’azienda. Nel 2010 bisogna differenziare la fattura cartacea da quella elettronica partendo da un elemento di base, la data di emissione. La data di emissione della fattura cartacea fa riferimento al momento in cui si è ricevuta la fattura stessa oppure al momento della spedizione del bene o del servizio; mentre nel caso della fatturazione elettronica la data di emissione coincide al momento in cui viene effettuata l’operazione. Per quanto riguarda i contenuti invece non c’è differenza e una fattura, cartacea o elettronica che sia, deve contenere:

    – Soggetto che comprende ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione, il numero di partita IVA dell’emittente ;

    – Beni o servizi e di conseguenza la tipologia, la qualità, la quantità e la natura dei beni in oggetto ;

    – Base Imponibile ;

    – Aliquota e cioè l’ ammontare dell’imposta e dell’imponibile espressi al centesimo di euro ;

    – Numero di partita IVA del cessionario del bene ;

    – Data della prima immatricolazione od iscrizione in Pubblici Registri

    – Numero dei chilometri percorsi, ore navigate o delle ore volate qualora si utilizzino mezzi di trasporto per far arrivare un bene dal mittente al destinatario ;

    – Annotazioni varie come per esempio chi ha ricevuto ufficialmente la fattura.

    La fatturazione è per un’azienda un elemento importante in quanto permette di velocizzare tutto il mondo della gestione dei documenti. Come lei la stessa possibilità di velocizzare e facilitare ma anche certificare il lavoro è data dalla posta elettronica certificata, dall’archiviazione digitale dei documenti e dalla firma digitale.


  • Velocizzare e facilitare la gestione dei documenti in azienda

    In un’ azienda e nel campo dell’amministrazione pubblica una delle cose più importanti è la gestione dei documenti. In tal caso vanno chiamate in causa due azioni importanti che sono:

    1. Conservazione sostitutiva. È un’attività legale ed informatica che ha la funzione di garantire la validità legale di un documento informatico in un periodo temporale. Questa attività equipara i documenti cartacei a quelli elettronici così che si riesce a risparmiare sia sulle attività di che su quelle di archiviazione. La conservazione sostitutiva dei documenti altro non è che un modo per conservare in forma digitale tutti i documenti su carta. I vantaggi di questa operazione di trasformazione sono la maggior velocità nella ricerca e nel reperimento dei documenti e delle informazioni contenute in questi stessi, il miglioramento dell’organizzazione e della gestione della documentazione, la riduzione del tempo dedicato alla gestione dei documenti aziendali e anche una riduzione dei costi per la gestione.

    2. Archiviazione digitale. È un processo di memorizzazione di documenti digitali ed informatici. Tale memorizzazione viene effettuata su appositi supporti tecnologici. L’archiviazione digitale dei documenti permette di assegnare ad ogni singolo documento un pin, un codice segreto ed identificativo. Tale assegnazione facilita e velocizza la gestione dei documenti e la ricerca degli stessi al momento del bisogno. I vantaggi di questa operazione sono una maggiore velocità nello svolgimento delle attività amministrative d’ufficio e il conseguente aumento di produttività ed inoltre un aumento della sicurezza degli accessi ai diversi documenti.

    Ogni azienda può trovare informazioni dettagliate o addirittura provare software di archiviazione digitale o software di conservazione sostitutiva attraverso la rete web.

  • Archiviare digitalmente dei documenti mantenendo l’originale cartaceo

    L’attività commerciale ed amministrativa delle piccole, medie e grandi aziende ha assunto, negli ultimi anni, un’importanza rilevante; sono settori determinanti ed essenziali per una buona condotta e un buon sviluppo dell’azienda stessa. Per garantire risultati tangibili e un’ottima organizzazione, l’attività commerciale ha visto la conservazione sostitutiva dei documenti essere affiancata dall’archiviazione digitale. L’archiviazione digitale dei documenti altro non è che un processo di memorizzazione di documenti informatici e digitale che viene effettuato su un idoneo supporto. Questi documenti vengono identificati attraverso un codice di riferimento oppure chiavi di ricerca che sono interne all’azienda. Tale organizzazione dei documenti permette al reparto commerciale ed amministrativo di consultare più facilmente e più velocemente tutti i documenti, anche con più sicurezza; l’organizzazione digitale così come descritta è un modo per ottimizzare tutti i processi produttivi. Le modalità con le quali il processo di archiviazione digitale dei documenti viene effettuato sono sottoposte alla Deliberazione Cnipa n.11/2004 che asserisce alla non deteriorabile dei documenti e quindi alla loro disponibilità nel tempo, in tutta la sua integrità ed autenticità, un documento. Questo comporta che, per adesso, le aziende che usufruiscono del “servizio” offerto dai software di archiviazione digitale hanno l’obbligo di mantenere i documenti originali cartacei; è lo stesso Ministero dell’Economia e delle Finanze che prevede il mantenimento dei documenti fiscali su supporto cartaceo e l’acquisizione del cartaceo su supporti sottoforma di immagini.

    Oggi nella rete web è possibile scaricare gratuitamente oppure acquistare con licenza anche software di conservazione sostitutiva oltre che quelli di archiviazione digitale.


  • Il passaggio al digitale nella Pubblica Amministrazione

    In Italia è in atto un processo di implementazione di processi archiviazione digitale dei documenti. Questo processo è conosciuto come conservazione sostitutiva: Eseguire la dematerializzazione dei documenti di un’azienda o di una pubblica amministrazione è importante però soltanto nel caso si possa mantenere il loro valore legale e fiscale.

    Sono diversi gli aspetti che vengono integrati in questo processo di trasformazione. La firma digitale, per rilasciare circolari o ratificare accordi, la posta elettronica certificata, per sostituire una raccomandata con una comunicazione virtuale di uguale valore, e l’obbligo di fatturazione elettronica, che permetterebbe un risparmio ingente non soltanto dal punto di vista dei costi e dello spazio ma anche per quanto riguarda l’inquinamento.

    La scuola pubblica sta per esempio adeguandosi alle misure digitali per la gestione documentale. Sul portale Scuola Mia” del ministero della Pubblica Istruzione possono già essere utilizzati alcuni servizi. Quasi 2400 scuole già utilizzano il portale per mettere a disposizione certificati, comunicazioni, riassunti delle assenze e prenotazioni colloqui ai genitori. Altre novità prevedono la possibilità di avvertire tramite un messaggio SMS o una mail certificata i supplenti scelti. Ogni professore avrà il suo indirizzo e-mail per essere contattato dagli studenti e dai genitori, mentre il responsabile dell’istituto avrà a disposizione un meccanismo di firma digitale per effettuare comunicazioni ufficiali passando soltanto per l’uso del computer.

  • Le aziende passano al digitale

    Avete una azienda e siete stanchi dei costi e degli sforzi per archiviare migliaia di faldoni con documenti che riguardano lavorazione, regolamenti e fisco? Avete gli archivi pieni di carta e siete terrorizzati da una richiesta per la riapertura di una pratica chiusa molti anni prima? È da molto tempo che nel nostro Paese è possibile, rispettando una serie di rigide disposizioni, trasformare tutto ciò che abbiamo sempre archiviato in modo cartaceo in un archivio digitale.

    I software per la conservazione sostitutiva dei documenti (è questo il nome tecnico della procedura) permettono, oltre alla semplificazione della gestione dei dati che ogni azienda utilizza, anche un gran risparmio di risorse, sia umane che tecniche. Immaginate quanto tempo risparmiato se alla fine di una pratica, invece di stampare tutto ciò che avete lavorato digitalmente, poteste in qualche modo autenticare i file e riporli così come sono.

    I software di archiviazione digitale dei documenti applicheranno alle pratiche che dovete conservare una sorta di firma digitale e una marca temporale, che permettono di attestare il valore legale dei dati archiviati in modo da farli valere in un eventuale controllo di forze dell’ordine o del fisco.

    Integrando un sistema gestionale totalmente elettronico è possibile per l’azienda rivoluzionare totalmente il metodo di lavorazione implementando sistemi di fatturazione elettronica e posta elettronica digitale. In questo modo ogni documento che avrete lavorato nel corso degli anni potrà essere facilmente identificabile e rintracciabile attraverso gli indici digitali e non dovrete più passare ore nella ricerca di una qualsiasi pratica finita in un angolo di una stanza che non aprite da anni.

  • Eliminare la carta nella gestione dell’ufficio

    Quanto costa in termini di fatica, lavoro, spazio e spreco di risorse gestire una azienda? Organizzare tutti i dati legati al bilancio, i libri contabili, le pratiche e le ricevute. Gestire tutte le procedure aperte e archiviare tutte i procedimenti già evasi. Un mare di carte che passano di scrivania in scrivania, fino a finire in migliaia di faldoni che occupano intere stanza, uno spazio infinito di cartelle che richiede ore per portare a termine una ricerca per trovare un documento. Quindi se servirà in un futuro più o meno lontano riesumare un documento per lavorarlo o per presentarlo ad un eventuale controllo sarà necessario fare ricerche tra le montagne di fogli e cartelline. E pensare che la maggior parte dei fogli riposti negli uffici è stato generato da un computer e poi stampato per essere messo da parte. Cosa succederebbe se tutti quei dati rimasse all’interno della sicurezza di un hard disk del vostro computer invece di finire su pagine e pagine di carta inutile e contribuire alla distruzione delle grandi riserve di ossigeno dei polmoni della terra?

    Le aziende possono aggiornarsi e cercare di evitare la gestione totalmente cartacea della documentazione anche per quella che si considera di valore fiscale. Si chiama conservazione sostitutiva dei documenti ed è una procedura, riconosciuta dalla legge, che permette di rendere legalmente valido un archivio informatico. In questo modo l’archiviazione digitale dei documenti non diventa solo un modo per fare il backup del lavoro aziendale ma un modo di sostituire la lavorazione tradizionale basata sulla carta con una più orientata al futuro e che rappresenta anche un passo in avanti per il rispetto dell’ambiente.