Spesso si confonde una generalizzata crisi economica con la difficoltà di restare al passo con mercati che mutano a velocità sempre maggiore richiedendo nuovi prodotti, nuove competenze e nuovi canali di commercializzazione a livello globale. Le imprese che accettano queste sfide possono avvalersi di strutture consulenziali specializzate nelle varie aree che l’internazionalizzazione richiede, siano esse certificazioni, conformità a normative estere o reti di relazioni in particolari Paesi.
In quest’ultimo ambito opera da dieci anni Ego International, società di Rimini la cui mission è esattamente quella di mettere in contatto aziende italiane con committenti stranieri secondo un modello che unisce alla mediazione commerciale anche la capacità di agire come ufficio tecnico per l’estero. “Ego è una società unica nel suo genere poiché affianca costantemente i propri clienti anche successivamente alla fase di contatto proponendosi come un’estensione dell’azienda stessa”, ci dice l’ing. Marco Romoli, responsabile dell’Ufficio Tecnico di Ego International. “La nostra struttura si compone innanzitutto di una rete commerciale nazionale che acquisisce i nostri clienti, aziende italiane che proponiamo ai committenti seguiti dalla rete commerciale internazionale formata dal nostro Ufficio Estero. A far da collegamento tra queste divisioni c’è l’Ufficio Tecnico, responsabile di mantenere i contatti con i clienti italiani, approntare e aggiornare le relative schede contenenti le caratteristiche di processo e di prodotto, e infine indirizzare questi clienti ai committenti stranieri più appropriati”.
La particolarità dell’offerta di Ego International e gli efficaci risultati conseguiti sul mercato globale hanno rapidamente condotto a una forte crescita del numero di clienti e dei volumi di lavoro, richiedendo sempre più efficienza da parte degli uffici interni e una più completa automazione dei sistemi informativi a supporto.
Per una attività che vive sullo scambio di informazioni e documenti, il primo passo nel riassetto dell’ambiente IT ha riguardato ovviamente questo ambito: una sfida che Computer Next, il provider che segue le necessità informatiche di Ego International, ha affrontato svincolando innanzitutto il sistema di posta elettronica da quello dell’ISP esterno adoperato fino a quel momento.
L’installazione di un server interno dotato di MDaemon ha immediatamente portato a importanti vantaggi come controllo completo sul servizio email, trasformazione delle caselle di posta in archivio interno, indipendenza dalla connessione Internet.“Spiegare l’uso di MDaemon e Worldclient anche a chi non era già avvezzo a questi sistemi è stato davvero semplice, tutti si sono trovati fin da subito a loro agio”,ricorda l’ing. Romoli facendo notare come MDaemon abbia oltre tutto consentito di consolidare facilmente più domini riconducibili all’azienda e impostare gli stessi parametri di base per tutti indipendentemente dall’ufficio di appartenenza. La tappa successiva è stata quella di stabilire i raggruppamenti funzionali tra i vari uffici creando alias collettivi per facilitare la diffusione di comunicazioni a più destinatari contemporaneamente. La possibilità di disporre di un profilo e di un profilo privato per ciascun utente e la suddivisione della rubrica contatti nei tre livelli privato, di gruppo e di azienda hanno aiutato ad allineare ulteriormente MDaemon alla struttura organizzativa limitando la disseminazione di informazioni non pertinenti. Anche il calendario ha subito trovato un suo primo utilizzo per la programmazione delle ferie e delle trasferte: “In questo modo i nostri utenti possono abituarsi gradualmente a uno strumento di pianificazione che magari fino ad oggi non è stato necessario, ma che diventerà sempre più indispensabile al crescere delle dimensioni dell’azienda”, fa notare l’ing. Romoli.
A MDaemon fanno riferimento anche i consulenti che si occupano dell’acquisizione di nuovi contratti. Si tratta di agenti che lavorano costantemente all’esterno dell’azienda e che accedono alla posta attraverso una congerie di possibili sistemi come Webmail, palmari, tablet e smartphone. Ciascun utente esterno possiede una propria impostazione personalizzata che consente di adeguare MDaemon alle abitudini individuali riducendo ulteriormente le esigenze di training e supporto. La riorganizzazione ha inoltre permesso di integrare i fax nell’infrastruttura IT con vantaggi davvero rilevanti: “Un mediatore come noi deve registrare ogni comunicazione in ingresso e in uscita, e con il fax si lavora ancora molto. Tuttavia abbiamo raggiunto volumi tali da impedirci di mantenere un archivio cartaceo, stampare tutti i fax da spedire o scannerizzare quelli ricevuti”, sottolinea l’ing. Romoli. “Abbiamo allora esteso MDaemon con RelayFax e ora i fax vengono gestiti come messaggi di posta elettronica, con tutte le comodità che ciò comporta compresa la possibilità di ricercare negli archivi, recuperare i documenti anche da remoto e mantenere la confidenzialità restringendo la ricezione e la consultazione al solo personale autorizzato”. E come spesso accade, disporre di un adeguato set di funzionalità non solo risolve i problemi esistenti, ma schiude nuove possibilità precedentemente inimmaginabili. Nel caso di Ego International si tratta di collegare l’infrastruttura di comunicazione al software gestionale che incrocia l anagrafiche clienti e committenti con gli ordinativi. Al suo interno, ogni commessa crea una relazione tra la richiesta di prodotti e le parti coinvolte dando quindi vita a una serie di procedure che permettono di seguirne l’iter. “Tener traccia delle offerte, dei riscontri, degli ordini e di tutte le informazioni relative a una transazione in corso significa trattare una gran mole di solleciti, promemoria e scadenze”, spiega l’ing. Romoli osservando come la continua crescita delle richieste impedisca di continuare a svolgere manualmente questo lavoro. Per questo motivo la società intende programmare il server MDaemon affinché ogni notte, quando la banda di rete è completamente disponibile, proceda automaticamente a prelevare le comunicazioni generate dal software gestionale per spedirle ai rispettivi destinatari in Italia e nel mondo. “Oltre alla comodità dell’automazione”, prosegue l’ing. Romoli, “questa soluzione ci consente di tenere traccia di ogni conversazione all’interno dell’archivio email trasformando la posta elettronicanel cuore e nella memoria storica di ogni azione, giorno dopo giorno e senza richiedere alcun dispendio di lavoro da parte nostra”.
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