Sarebbe logico aspettarsi che i documenti cartacei appartengano al passato, ma \u00e8 sufficiente entrare in una qualunque azienda italiana di provincia per ritrovarsi di fronte a montagne di documenti cartacei: amministrativi, DDT, fatture, contratti e compagnia.<\/p>\n
La realt\u00e0 dei fatti \u00e8 che il sistema-Italia ha ancora molta strada da fare, sebbene l\u2019opinione pubblica e la politica siano innamorate del concetto di digitalizzazione,<\/p>\n
I problemi fondamentali in questo caso sono due e tra loro collegati: la corretta sistemazione dell\u2019archivio e la possibilit\u00e0 di rintracciare nella montagna di documenti quello che si sta cercando.<\/p>\n
L\u2019archivio cartaceo \u00e8 considerato qualcosa di inutile, salvo poi quando serve cercare proprio quel documento che serve. Generalmente infatti l\u2019archivio cartaceo dell\u2019azienda si trova in luoghi decisamente non adatti alla conservazione dei fascicoli: scantinati umidi, sottoscala, ripostigli.<\/p>\n
L\u2019altro problema \u00e8 appunto quello della ricerca dei documenti. Un archivio costituito da 120 pile di faldoni in un sottoscala, sul quale non \u00e8 mai stata condotta un\u2019operazione di scarto archivistico rende praticamente impossibile la ricerca di un documento specifico.<\/p>\n
E questo \u00e8 un bel problema quando si pensa di digitalizzare: perch\u00e9 digitalizzare un archivio abbandonato e mai riordinato non solo \u00e8 un\u2019operazione costosa, ma pure inutile. Si riproduce semplicemente in formato digitale il caos che si ha fisicamente nel sottoscala.<\/p>\n
Che fare dunque? Fondamentalmente due cose: ridurre a monte la produzione del cartaceo e gestire in maniera oculata quello a valle.<\/p>\n
Nel primo caso, in questo senso, bisogna riconoscere che negli ultimi anni si sono fatti dei notevoli passi avanti: la PEC si sta affermando uno strumento straordinariamente efficace per eliminare la fisicit\u00e0 del documento conservandone il potere legale e amministrativo. Pi\u00f9 flussi documentali sono gestiti attraverso i gestionali PEC<\/a>, meno carta si produce e meno carta si deve stoccare.<\/p>\n Nel secondo caso, la soluzione \u00e8 rivolgersi a dei professionisti che si occupino di fare quattro cose: ricognizione dell\u2019archivio esistente e prima schedatura; identificazione dello scarto; seconda schedatura e riordino effettivo con conservazione in struttura adeguata; eventuale digitalizzazione mirata.<\/p>\n