{"id":44383,"date":"2019-10-13T20:55:39","date_gmt":"2019-10-13T18:55:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.area-press.eu\/comunicatistampa\/?p=44383"},"modified":"2020-08-09T23:42:23","modified_gmt":"2020-08-09T21:42:23","slug":"help-desk-e-gli-asset-aziendali","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.area-press.eu\/comunicatistampa\/2019\/10\/13\/help-desk-e-gli-asset-aziendali\/","title":{"rendered":"Help Desk e gli asset aziendali"},"content":{"rendered":"

In questo articolo spieghiamo cosa \u00e8 un kanban board e quali funzionalit\u00e0 di base dovrebbe avere un software che permette di organizzare le attivit\u00e0 lavorative aziendali<\/em> mediante la metodologia kanban.<\/p>\n

Il kanban\u00a0<\/strong>\u00e8 una parola giapponese, che significa insegna<\/em>\u00a0o cartellone<\/em>, che sta ad indicare una metodologia per aiutare la\u00a0programmazione della produzione in modo snello ed ottimizzato<\/p>\n

Questa metodologia \u00e8 stata introdotta in Toyota, con il fine di massimizzare<\/strong> la produzione e ridurre gli sprechi<\/strong>. In pratica il kanban \u00e8 una metodologia utilizzata dalla Toyota per ottenere la produzione Just In Time (JIT), ovvero produrre verosimilmente solo ci\u00f2 che \u00e8 stato gi\u00e0 venduto o che si prevede di vendere in tempi molto brevi.<\/p>\n

Senza scendere in ulteriori dettagli, diciamo che questa metodologia permette di organizzare il lavoro<\/strong>\u00a0ed organizzarlo in modo efficiente. La metodologia kanban si pu\u00f2 applicare bene, oltre che all’ambiente produttivo, anche in altri ambiti, ed in generale a tutti quelli scenari in cui sia utile gestire un flusso di attivit\u00e0<\/strong>.\u00a0Questo approccio permette in pratica di gestire il lavoro bilanciando<\/strong> i task di lavoro<\/strong> con le risorse disponibili<\/strong>.<\/p>\n

Fatta questa introduzione descriviamo ora come dovrebbero essere, secondo il nostro punto di vista, i software che permettono di sfruttare al meglio questa metodologia.<\/p>\n

Come funzionano i kanban board software<\/h2>\n

I software che implementano la metodologia kanban premettono di organizzare e suddividere le attivit\u00e0<\/strong> necessarie alla realizzazione di un lavoro <\/em>in singoli task indipendenti.\u00a0<\/strong>I task di lavoro potranno poi essere\u00a0presi in carico in autonomia dai partecipanti al team<\/strong>.<\/strong>\u00a0I task sono “visualizzati” in\u00a0un opportuna area di un\u00a0Board<\/strong> (di fatto avagna).<\/p>\n

Un kanban board<\/strong>\u00a0\u00e8 solitamente organizzato in colonne. I\u00a0<\/strong>task di lavoro saranno visualizzati in modo da offrire ai partecipanti una visione di avanzamento a processo, dall’inzio alla fine.\u00a0Le colonne del kanban rappresentano di fatto la fase del processo<\/strong> in cui i task si troveranno in quel momento.<\/p>\n

Colonne ovvero le fasi del processo<\/h3>\n

Le colonne dei kanban board\u00a0dovranno essere dinamiche<\/strong>\u00a0in modo da rappresentare al meglio il processo del lavoro che il kanban rappresenta. Normalmente ci dovrebbero essere almeno tre colonne.<\/p>\n

    \n
  • La prima colonna, <\/em>chiamata anche backlog<\/strong>\u00a0rappresenta solitamente il contenitore dei lavori previsti. <\/strong>Questi task non sono ancora entrati<\/em>\u00a0nel processo di lavoro e non sono assegnati a nessun membro del team.<\/li>\n
  • L’ultima colonna rappresenta invece la fine della lavorazione del task (archived<\/strong>)<\/li>\n
  • Le colonne in mezzo<\/em>\u00a0al kanban board rappresentano le varie fase del processo. Solitamente la seconda colonna denota l’entrata nel processo di lavorazione di uno specifico task. La seconda colonna e le successive rappresentano qunidi le varie fasi del processo che il kanban board rappresenta.<\/li>\n<\/ul>\n

    Il task di lavoro viene preso in carico<\/strong> quando la capacit\u00e0 lo consente, ovvero quando la risorsa \u00e8 effettivamente disponibile per lavorare su quel task. Il task pu\u00f2 essere preso in carico “autonomamente” dalla risorsa o “assegnato” dal responsabile del kanban. Quando il task di lavoro \u00e8 terminato passer\u00e0 alla fase successiva. La fase successiva \u00e8 rappresentata appunto dalla colonna seguente, fino a raggiungere lo stato finale (ultima colonna).<\/p>\n

    Quando tutti i task previsti in fase iniziale saranno conclusi<\/em>\u00a0il kanban potr\u00e0 essere dichiarato eventualmente chiuso. Non sar\u00e0 necessario chiudere il kanban se questo rappresenta attivit\u00e0 consecutive e ripetitive. Questo dipende dal modello di organizzazione dell’azienda \/ dipartimento o ufficio che ha creato il kanban.<\/p>\n

    Tanti Kanban (quanti ne servono ..)<\/h3>\n

    In una soluzione software che implementa questa metodologia di lavoro si potranno creare tanti kanban board quanti sono necessari (in teoria infiniti<\/em>). I kanban possono rappresentare, o essere associati in una soluzione integrata in un software project management,\u00a0 al progetto o ad attivit\u00e0\/wbs di progetto. L’importante \u00e8 che sia possibile, per questioni organizzative e visive suddivedere e categorizzare i vari kanban per dipartimenti od uffici o altri criteri di classificazione, determinando la visibilit\u00e0 agendo sui partecipanti. E’ necessasrio inoltre che siano implementate delle regole\/funzionalit\u00e0 che permettano di configurare in modo flessibile ogni Kanban “ad esigenza”, impostando diritti come “chi pu\u00f2 creare”, “chi puo assegnare”, “chi puo archiviare”. In questo modo si otter\u00e0 una gestione di un vero e proprio workflow di lavoro.<\/p>\n

    Un altro aspetto importante \u00e8 la misura delle attivit\u00e0. Il software deve essere infatti in grado di misurare il tempo<\/strong> in cui un task rimane in un determinato stato di processo, come memorizzare i vari passaggi da uno stato ad un altro. Se poi il software \u00e8 in grado di associare il tempo impiegato dagli utenti su ogni task ad uno specifico progetto e attivit\u00e0\/wbs si ha in mano uno strumento potente per fare time tracking in modo efficace e semplice.<\/p>\n

    Un esempio pratico<\/h2>\n

    Vediamo ora come un software kanban<\/strong> ci permette di organizzare il lavoro partendo da un esempio pratico. Il lavoro che si vuole gestire tramite il kanban, a titolo di esempio, \u00e8 la realizzazione di una serie di video tutorial relativi all’utilizzo di un prodotto commerciale.<\/p>\n

    La prima cosa da fare \u00e8 creare un kanban board e denominarlo il pi\u00f9 esplicitamente possibile. Ad esempio “Video Tutorial 2019 Software X versione Y”. In seconda battuta devono essere create le colonne che rappresentano le varie fasi del processo previsto (ovvero le colonne del kanban). Le fasi di processo ipotizzate<\/em>, a parit\u00e0 di risultato finale, potrebbero essere copletamente diverse da azienda ad azienda o dipartimento o ufficio. A titolo di puro esempio ipotizziamo<\/span><\/em> le seguenti fasi:<\/p>\n

      \n
    1. backlog (contenitore fisso)<\/li>\n
    2. raccolta materiale ed\u00a0nterviste ai responsabili di prodotto<\/li>\n
    3. scrittura dei testi di base del video tutorial<\/li>\n
    4. ideazione del video<\/li>\n
    5. registrazione del parlato<\/li>\n
    6. creazione e montaggio del video<\/li>\n
    7. revisione e approvazione<\/li>\n
    8. pubblicazione on line (sito streaming)<\/li>\n
    9. archiviazione (lavoro terminato)<\/li>\n<\/ol>\n

      Tasks<\/h3>\n

      Per ogni fase di processo prevista verranno definiti dei vincoli, esempio numero massimo dei task che la fase del processo potr\u00e0 ospitare.\u00a0Una volta creato il kanban e il processo che lo rappresenta<\/em> verranno inseriti nel backlog i video tutorial previsti, a titolo di esempio:<\/p>\n

        \n
      1. Presentazione dei tutorial<\/li>\n
      2. Gestione della profilazione degli utenti<\/li>\n
      3. Utilizzo delle API<\/li>\n
      4. Etc etc<\/li>\n<\/ol>\n

        Definiti i task di lavoro previsti verranno associati i partecipanti che dovranno eseguire fisicamente i lavori.<\/p>\n

        Normalmente i kanban funzionano in modalit\u00e0 pull.<\/strong>\u00a0I partecipanti al kanban andranno a prendere in carico un task di lavoro quando avranno disponibilit\u00e0 fisica di tempo<\/em><\/strong>\u00a0per svolgere il lavoro rappresentato dal task. Banalmente significa che l’utente andr\u00e0 a “spostare” il task di lavoro nella colonna di processo successiva. Questa azione rappresenta l’entrata nella nuova fase del processo e l’assegnazione del task all’utente che sta compiendo l’azione. Ovviamente il software dovrebbe permettere di riassegnare” il task ad un altro utente ad esigenza.<\/p>\n

        Vincoli<\/h3>\n

        A seconda delle implementazioni i software di gestione del kanban potrebbero gestire ulteriori vincoli. Vincoli potrebbero essere introdotti a livello di kanban board o singolo task, che potrebbero influenzare il flusso di lavoro<\/em>\u00a0ad esigenza. Vediamo di seguito qualche ipotesi.<\/p>\n