A nostro avviso \u00e8 fondamentale carpire i diversi vantaggi (e i rischi) che la fattura elettronica comporta e pi\u00f9 in generale esaminare la trasformazione sostanziale del rapporto tra cliente e commercialista che ne sar\u00e0 diretta conseguenza:
\n1. Ottimizzazione dei tempi
\n2. Riorganizzazione ed automazione dei processi
\n3. Recupero della produttivit\u00e0
\n4. Fidelizzazione e soddisfazione della clientela
\n5. Ampiamento servizi offerti
\n6. Canale unico per gestire i rapporti con i propri clienti
\n7. Abbattimento errori umani in registrazione contabile
\n8. Responsabilizzazione della clientela
\n9. Riduzione degli adempimenti in carico
\nFormando i propri clienti e mettendoli nelle condizioni di gestire in autonomia la fatturazione tramite una piattaforma integrata con il gestionale del commercialista, \u00e8 possibile importare per ciascuna ditta una quantit\u00e0 significativa di dati per alimentare la prima nota contabile di numerose tipologie di documenti ed allo stesso tempo limitare le azioni di data entry, che al giorno d\u2019oggi non producono valore aggiunto.
\nSecondo l\u2019osservatorio del politecnico di Milano, la transizione da un modello tradizionale di gestione del ciclo attivo ad un modello digitale, comporta un risparmio che si aggira dai 7,50 \u20ac a 11,50 \u20ac a fattura all\u2019anno, dovuto in gran parte alla riduzione dell\u2019impiego di manodopera (per attivit\u00e0 di creazione, invio, relazione con il cliente, riscossione e per l\u2019eliminazione dell\u2019archivio cartaceo).
\nAnalizziamo insieme vantaggi e svantaggi di 3 macro modelli organizzativi che si sono creati grazie all\u2019evoluzione delle soluzioni tecnologiche:
\n1. Lo studio opta per continuare a gestire la fatturazione del cliente (TRADIZIONALE)
\n2. Il cliente utilizza gi\u00e0 un gestionale di fatturazione, che per\u00f2 non comunica con il programma dello studio (SEMI-DIGITALIZZAZIONE)
\n3. Il cliente utilizza gi\u00e0 un gestionale di fatturazione integrato al programma dello studio (DIGITALIZZAZIONE)<\/p>\n
Caso n\u00b0 1: lo studio opta per continuare a gestire la fatturazione del cliente (TRADIZIONALE)<\/strong> Caso n\u00b0 2: il cliente utilizza gi\u00e0 un gestionale di fatturazione, che per\u00f2 non comunica con il programma dello studio (SEMI-DIGITALIZZAZIONE)<\/strong> Contro:<\/em><\/strong> Caso n\u00b03: Il cliente utilizza gi\u00e0 un gestionale di fatturazione integrato al programma dello studio (DIGITALIZZAZIONE)<\/b>
\nIl cliente contatta il personale di studio n\u00b0 volte per la gestione del ciclo attivo (emissione)
\nLo studio contestualmente alla creazione del documento contabile produce anche la registrazione in contabilit\u00e0
\nIl personale di studio deve sistematicamente richiedere al cliente la documentazione riferita al ciclo passivo (ricezione)
\nContinuando a lavorare con questa modalit\u00e0 \u201cclassica\u201d, il commercialista \u00e8 consapevole di assumere il carico amministrativo del cliente, oltre a essere depositario delle scritture contabili e responsabile della conservazione sostitutiva.
\nNon solo: il traffico di chiamate in ingresso e in uscita pu\u00f2 rallentare il ciclo produttivo e limitare la possibilit\u00e0 di dedicarsi all\u2019aggiornamento professionale o al trattamento di pratiche pi\u00f9 complesse.
\nSono tutti oneri che devono essere valutati, poich\u00e9 possono influire sulla competitivit\u00e0 dello studio, oltre a sottrarre tempo e risorse all\u2019attivit\u00e0 di consulenza…<\/p>\n
\nPer esigenze organizzative il cliente ha cercato una soluzione autonoma per la gestione del ciclo attivo
\nLo studio non si occupa della creazione del documento contabile e richiede la documentazione attiva e passiva al cliente
\nIl personale di studio ricarica la documentazione contabile, investendo tempo nel reperimento dei documenti e nella registrazione manuale delle fatture
\nAlcune realt\u00e0 imprenditoriali per necessit\u00e0 organizzative sono dotate di programmi per emettere le fatture, ma lo strumento utilizzato non \u00e8 integrato con la soluzione del proprio commercialista.
\nCon una clientela organizzata in questo modo lo studio \u00e8 obbligato ad adattarsi alle ditte, senza un flusso di lavoro definito, poich\u00e9 l\u2019utilizzo di soluzioni non condivise costringe il personale dipendente a dover ricaricare i dati manualmente, esponendosi al rischio di eventuali errori in fase di trascrizione.
\nLo scambio di dati che si stabilisce con il cliente non \u00e8 automatizzato nella fase di registrazione contabile, detto ci\u00f2 lo studio non ha l\u2019onere di essere il depositario delle scritture contabili e soprattutto il costo legato alla parte amministrativa \u00e8 contenuto.
\nVa considerato inoltre che molte soluzioni di fatturazione (sia gratuite che a pagamento) non gestiscono un piano dei conti, il che costringe il professionista a dover comunque \u201cinterpretare\u201d le fatture per una corretta registrazione in contabilit\u00e0.
\nImmaginiamo una classica obiezione: \u201cMa per registrare una fattura occorrono solo 30 secondi!\u201d
\n\u00c8 vero, ma \u00e8 sufficiente moltiplicare il numero di fatture per i secondi e aggiungere il tempo impiegato per la correzione di eventuali errori in fase di input, per rendersi conto che l\u2019affermazione \u00e8 corretta solo in parte
\nPro<\/em>:<\/strong>
\nRiduzione del traffico di chiamate tra studio e clienti
\nRistabilimento del ruolo esclusivo di consulente nei confronti del cliente
\nRecupero di tempo prezioso spendibile nell\u2019aggiornamento professionale
\nNessun obbligo di conservazione delle fatture.<\/p>\n
\nMancanza di un piano dei conti, conseguente impossibilit\u00e0 di contabilizzazione automatica
\nTempo recuperato dalla gestione amministrativa riassorbito dalla fase di registrazione delle fatture
\nReperimento dei documenti con tempistiche e modalit\u00e0 incerte<\/p>\n
\nIn teoria la situazione pi\u00f9 auspicabile per uno studio: interruzioni del cliente ed imprevisti ridotti al minimo, possibilit\u00e0 di predisporre in fase iniziale i modelli di fatturazione in base alle necessit\u00e0 della singola ditta, predisposizione del processo automatico di contabilizzazione.
\nIl risparmio di tempo e risorse \u00e8 notevole. Ogni impresa si occupa della propria fatturazione attiva e passiva, il gestionale condiviso provvede alle registrazioni contabili e il commercialista si occupa a tempo pieno della consulenza ai clienti (tassello fondamentale per una corretta gestione di adempimenti e dichiarazioni).<\/p>\n