Gli eventi aziendali sono, prima di ogni altra cosa, risorse di marketing attraverso cui un brand sponsorizza se stesso presso gli organi di stampa, i partner, gli stakeholder e il pubblico. Negli ultimi anni, gli investimenti nell’organizzazione eventi aziendali a Milano, Roma e in tutte le principali province italiane, sono aumentati in maniera significativa: le aziende hanno compreso l’importanza di una comunicazione strutturata e capace di coinvolgere lo spettatore in maniera totale, secondo quelli che sono i dettami del marketing esperienziale. Ma come si organizza un brand event di successo?

Prima fase: fissare gli obiettivi

Prima di comprendere come organizzare un evento aziendale occorre comprendere perché si vuole investire in un evento. Le ragioni possono essere le più molteplici: per sponsorizzare un nuovo prodotto, per festeggiare una ricorrenza di particolare rilevanza nella storia dell’impresa o anche solo per consolidare il rapporto con il proprio territorio. A seconda dello scopo che si vuole perseguire sarà molto più semplice individuare il format più appropriato, che dovrà tenere conto anche del target cui esso si rivolge.

Stabilire un budget

Scelti obiettivi e tipologia di evento, bisogna tracciare un confine operativo, ovvero vanno fatti i conti con il budget a disposizione. Il preventivo di spesa dovrà essere dettagliato e considerare ogni voce di spesa prevista: l’affitto del locale, il costo della manodopera coinvolta, le spese di catering (se previste), gli addobbi, ecc. La definizione del budget è un’operazione complessa e che richiede tempo; qui, agire con largo anticipo permette di acquisire il maggior numero di preventivi possibile per ogni servizio e scegliere i fornitori più adatti, ottimizzando le risorse.

Curare la coerenza dei contenuti

L’evento marchio è estensione dell’identità del brand e deve saper racchiudere i suoi valori, la sua storia, le sue evocazioni simboliche. La coerenza è un elemento portante e non deve mai essere posta in secondo piano. I partecipanti si aspettano di assistere a un evento che sia specchio dell’azienda che lo organizza.

Promuovere su tutti i canali

Una volta stabiliti data, luogo e tipologia di evento, può iniziare la fase di promozione. Qui andranno coinvolti tutti gli stakeholders, dai partner di mercato alle istituzioni ma, soprattutto, devono essere coinvolti i mass media e gli influencer del settore. L’evento in sé non serve a nulla senza la giusta cassa di risonanza.

Dopo l’evento: il monitoraggio dei risultati

La forza comunicativa dell’evento va sprigionata in tutta la sua potenza sia durante la conduzione dell’incontro e sia nelle ore successive. A termine dell’evento occorre realizzare una rassegna stampa dettagliata, sia del web che della carta stampata, valutare le relazioni del pubblico, individuare i punti di forza e delle criticità che hanno interessato l’evento.